Ομοσπονδιακός νόμος απαιτεί να διατηρείτε αρχεία πληρωμών και άλλα έγγραφα
Ποιες εγγραφές μισθοδοσίας χρειάζονται οι εργοδότες για να τηρούν;
Συνήθως θα κρατούσατε τα περισσότερα από τα αρχεία που απαιτούνται από το νόμο μόνο κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής δραστηριότητας, έτσι ώστε η συμμόρφωση δεν πρέπει να παρεμποδίζει πολλά επιπλέον βήματα ή εργασία.
Ελέγξτε τα αρχεία που έχετε ήδη για να βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με τις απαιτήσεις IRS και FLSA.
Τα αρχεία μπορούν να διατηρούνται σε οποιαδήποτε μορφή, συμπεριλαμβανομένης της ηλεκτρονικής. Για όλους τους μη απαλλασσόμενους υπαλλήλους και τους υπαλλήλους που καλύπτονται από τις ελάχιστες αμοιβές πρέπει να τηρούνται τα ακόλουθα:
- Προσωπικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, της κατοικίας, του επαγγέλματος, του φύλου και της ημερομηνίας γέννησης του υπαλλήλου εάν είναι κάτω των 19 ετών
- Την ώρα και την ημέρα που αρχίζει η εβδομάδα εργασίας του
- Συνολικές ώρες εργασίας κάθε εργάσιμη ημέρα και κάθε εβδομάδα εργασίας
- Σύνολο ημερήσιων ή εβδομαδιαίων κερδών απ 'ευθείας
- Τακτικό ωρομίσθιο για κάθε εβδομάδα κατά την οποία εργάζονται οι υπερωρίες
- Συνολική αμοιβή υπερωριών για την εβδομάδα εργασίας
- Οι συνολικοί μισθοί πλήρωσαν κάθε περίοδο πληρωμής
- Ημερομηνία πληρωμής και καλυπτόμενη περίοδος πληρωμής.
Οι μη απαλλασσόμενοι υπάλληλοι πρέπει να καταβάλλουν τουλάχιστον κατώτατο μισθό και να λαμβάνουν υπερωρίες για οποιεσδήποτε ώρες εργασίας πάνω από 40 την εβδομάδα. Ένας υπάλληλος μπορεί να απαλλάσσεται αν πληρώνεται τουλάχιστον 455 δολάρια την εβδομάδα σε βάση μισθοδοσίας και εάν εκτελεί ορισμένα καθήκοντα εργασίας, συνήθως διοικητικά, εκτελεστικά ή διοικητικά.
Η άμεση αμοιβή είναι αυτή που κερδίζεται κατά τις πρώτες 40 ώρες σε μια εβδομάδα εργασίας.
Τα αρχεία που απαιτούνται για τους απαλλασσόμενους εργαζομένους διαφέρουν από εκείνα για τους μη απαλλασσόμενους εργαζομένους και απαιτούνται ειδικές πληροφορίες για τους εργαζόμενους στα νοικοκυριά, για τους εργαζόμενους που εργάζονται με ασυνήθιστο καθεστώς αμοιβών, για τους υπαλλήλους στους οποίους παρέχονται καταλύματα ή για άλλες εγκαταστάσεις και για τους υπαλλήλους που λαμβάνουν επανορθωτική εκπαίδευση.
Αν κάποιος από τους εργαζομένους σας εμπίπτει σε αυτές τις κατηγορίες, συμβουλευτείτε έναν πληρεξούσιο.
Έντυπα που πρέπει να κρατήσετε
Εκτός από τα αρχεία πληρωμής, θα πρέπει να φυλάσσετε και άλλα έγγραφα σε αρχείο για κάθε εργαζόμενο.
- Υπογεγραμμένο αντίγραφο του εντύπου του W-4 που δείχνει ομοσπονδιακή παρακράτηση. Αυτή η φόρμα μπορεί να αλλάξει πολλές φορές, οπότε βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε την πιο πρόσφατη φόρμα στην κορυφή.
- Αντίγραφο οποιουδήποτε έντυπου εγγράφου για το οποίο ένας υπάλληλος έχει εξουσιοδοτήσει πληρωμές, συμπεριλαμβανομένων παροχών και ειδικών δωρεών όπως η United Way ή άλλα φιλανθρωπικά ιδρύματα
- Αντίγραφο του αρχικού εντύπου αίτησης του υπαλλήλου και οποιωνδήποτε δικαιολογητικών, όπως ένα βιογραφικό σημείωμα ή αντίγραφα.
- Καταγράφει τις αλλαγές στα επίπεδα αμοιβών, συμπεριλαμβανομένων των προσφορών ή των υποβιβασμών, καθώς και τους λόγους αυτών των ενεργειών.
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για τη διατήρηση των αρχείων πληρωμής;
Τα αρχεία Paycheck, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που τεκμηριώνουν όλες τις ώρες εργασίας, αλλαγές στο καθεστώς πληρωμής και τα ποσοστά πληρωμής, θα πρέπει να φυλάσσονται σε ξεχωριστό φάκελο.
Πρέπει επίσης να τηρείτε αρχεία για όλες τις αλλαγές που έγιναν στην αμοιβή και τις παροχές των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των συναινέσεων των εργαζομένων. Πρέπει να έχετε γραπτή συγκατάθεση στο αρχείο για τυχόν έκπτωση από την αμοιβή ενός υπαλλήλου, με εξαίρεση τους φόρους και τις προμήθειες FICA .
Η Susan Heathfield, ειδικός σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού, έχει πιο λεπτομερείς πληροφορίες για το τι πρέπει να φυλάσσεται στο αρχείο προσωπικού του υπαλλήλου.
Ποιος επιτρέπεται να βλέπει αρχεία υπαλλήλων;
Οι περισσότερες επιχειρήσεις διατηρούν τα αρχεία υπαλλήλων σε μια περιορισμένη περιοχή και επιτρέπουν την πρόσβαση μόνο σε άτομα που μπορεί να χρειαστεί να δουν τα αρχεία λόγω της κατάταξης ή της θέσης εργασίας τους. Τα αρχεία υπαλλήλων δεν πρέπει ποτέ να αφαιρεθούν από την αίθουσα ρεκόρ. Αν έχετε περισσότερους από λίγους υπαλλήλους, ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε μια πολιτική πρόσβασης στο αρχείο προσωπικού, ώστε οι υπάλληλοι ανθρώπινου δυναμικού να γνωρίζουν πώς να ανταποκρίνονται στα αιτήματα.
- Οι εργαζόμενοι πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να δουν τα δικά τους αρχεία. Μπορεί να θέλετε να έχετε κάποιον να παραμείνει στο δωμάτιο με έναν υπάλληλο ενώ βλέπει το δικό του ρεκόρ.
- Ορίστε ποιοι υπάλληλοι της εταιρείας μπορούν να δουν αρχεία υπαλλήλων. Η πρόσβαση συνήθως περιορίζεται στους υπαλλήλους του τμήματος ανθρωπίνων πόρων και των διευθυντικών στελεχών και στελεχών πάνω από ένα ορισμένο επίπεδο.
- Διάφοροι ομοσπονδιακοί και κρατικοί ελεγκτές μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αρχεία υπαλλήλων για σκοπούς ελέγχου. Μπορείτε να ζητήσετε ένα ένταλμα πριν επιτρέψετε σε έναν ελεγκτή την πρόσβαση σε αρχεία υπαλλήλων.
- Δικηγόροι που εκπροσωπούν εργαζόμενους σε αγωγές μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ορισμένες συγκεκριμένες περιπτώσεις. Ένας ανώτερος υπάλληλος ή ο πληρεξούσιος της εταιρείας θα πρέπει να επαληθεύσει το αίτημα του δικηγόρου πριν επιτρέψει την προβολή εγγραφών.