Μια ματιά στα πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτιά
Εδώ είναι μια ματιά στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτιά για να σας βοηθήσει να αποφασίσετε αν η χρήση χαρτιού είναι μια έξυπνη απόφαση για τη μικρή επιχείρησή σας.
Τα πλεονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτιά
1. Φιλικά προς το περιβάλλον - Σύμφωνα με το The Daily Green , το χαρτί αντιπροσωπεύει το 25% των αποβλήτων των χώρων υγειονομικής ταφής και εάν οι Ηνωμένες Πολιτείες μειώσουν τη χρήση χαρτιού γραφείου κατά μόλις 10%, θα εμποδίσουν την εκπομπή 1,6 εκατομμυρίων τόνων αερίων θερμοκηπίου. Και αυτό είναι μόνο για το χαρτί, δεν λαμβάνει υπόψη την παραγωγή και τη διάθεση των δοχείων μελάνης και την ενέργεια που χρησιμοποιείται από τους εκτυπωτές. Η μετάβαση σε χαρτί είναι μια περιβαλλοντικά συνειδητή απόφαση.
2. Κόστος Αποτελεσματική - Όπως και τα οφέλη ενός γραφείου χωρίς χαρτί για το περιβάλλον, υπάρχουν και οφέλη για τον προϋπολογισμό για τις μικρές επιχειρήσεις. Σκεφτείτε πόσα περνάτε κάθε μήνα σε χαρτί, μελάνι, ταχυδρομικά τέλη και άλλα είδη που υποστηρίζουν γραφείο βαρέως τύπου χαρτιού. Στη συνέχεια, εξετάστε το χώρο που χρειάζεται για να αποθηκεύσετε όλες τις φυσικές σας προμήθειες και τα πραγματικά έγγραφα. Μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρή. Με την πάροδο του χρόνου, η μετάβαση σε χαρτί θα μπορούσε να οδηγήσει σε τεράστιες οικονομίες για τη μικρή σας επιχείρηση.
3. Εύκολη πρόσβαση - Όντας χωρίς χαρτί, όλα τα σημαντικά σας έγγραφα ψηφιοποιούνται. Μπορείτε να τα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας στο Cloud ή να τα αποκτήσετε μέσω μιας εφαρμογής απομακρυσμένης επιφάνειας εργασίας, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να εργάζεστε από ένα κινητό γραφείο ή οπουδήποτε για το θέμα αυτό και να παραμείνετε παραγωγικοί.
4. Οργάνωση αρχείων - Εάν έχετε σπαταλήσει ποτέ χρόνο ανακατεύοντας μέσα από ένα αποδιοργανωμένο γραφείο αρχειοθέτησης ή στοίβες χαρτιού για να βρείτε αυτό που ψάχνετε, ξέρετε πόσο δυσκίνητα έγγραφα χαρτί μπορεί να είναι για τη διαχείριση.
Όταν δημιουργείτε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά, δημιουργείτε ένα ψηφιακό σύστημα αρχείων το οποίο είναι ευκολότερο να οργανωθεί, να αναζητηθεί και να τροποποιηθεί με την πάροδο του χρόνου. Αυτό κάνει ό, τι κάποτε ήταν μια οδυνηρή διαδικασία εύρεσης ενός εγγράφου τόσο εύκολο όσο διεξαγωγή έρευνας.
Τα μειονεκτήματα ενός γραφείου χωρίς χαρτιά
1. Αποτυχία συστήματος - Το ψηφιακό μπορεί να είναι γρήγορη πρόσβαση, αλλά επίσης σημαίνει γρήγορη απώλεια. Εξετάστε τι θα συμβεί σε όλα τα έγγραφα της επιχείρησής σας που αποθηκεύονται τοπικά στον υπολογιστή σας, εάν το σύστημα σας καταρρεύσει. Θα μπορούσατε να χάσετε τα πάντα. Είναι σημαντικό για κάθε μικρή επιχείρηση, και ιδιαίτερα για εκείνους που είναι χωρίς χαρτί, να διαθέτει ένα σύστημα για την υποστήριξη και την προστασία δεδομένων εκτός του χώρου.
2. Ασφάλεια - Τα ψηφιακά αρχεία δεν μπορούν να προστατευθούν με κλειδαριά σε μια θήκη αρχείων ή στην πόρτα του γραφείου, οπότε η ασφάλεια εγγράφων και ευαίσθητων πληροφοριών αποτελεί σοβαρή ανησυχία για γραφεία χωρίς χαρτιά. Οι λύσεις περιλαμβάνουν κρυπτογράφηση, τοπικούς διακομιστές και περιορισμένη πρόσβαση, όλα τα οποία έχουν τα δικά τους έξοδα και οφέλη. Επιπλέον, είναι σημαντικό να εξετάσετε τη φύση ορισμένων επιχειρήσεων και η ευαισθησία των υλικών που χειρίζονται καθημερινά (σκεφτείτε τον λογιστή σας) απλά δεν προσφέρονται για να πάτε χωρίς χαρτί.
3. Επεξεργασία διαδικασιών - Μέρος της μετάβασης σε ένα γραφείο χωρίς χαρτιά περιλαμβάνει την ανασκόπηση όλων των τρεχουσών διαδικασιών λειτουργίας σας και την εξεύρεση κατάλληλων εναλλακτικών λύσεων.
Για παράδειγμα, ίσως χρειαστεί να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε υπηρεσία ηλεκτρονικής υπογραφής, ηλεκτρονικές υπηρεσίες τιμολόγησης και πληρωμής και άλλες εφαρμογές που αντικαθιστούν την ανάγκη για φυσικά έγγραφα. Όλο το προσωπικό σας θα πρέπει επίσης να εκπαιδευτεί στο νέο σύστημα μόλις ολοκληρωθεί.
4. Ο χρόνος εντατικής - Η μετάβαση σε χαρτί δεν είναι διαδικασία μίας ημέρας. υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη. Χρειάζεται χρόνος για να εξετάσετε όλες τις συνέπειες της αποχώρησης από τον χαρτί κόσμο πίσω, και τόσο πολύ καιρό για να εφαρμόσει όλες τις αλλαγές στις λειτουργίες σας που υποστηρίζουν χωρίς χαρτί.
Η απόφαση να πάει χωρίς χαρτί είναι αυτή που ποικίλλει από επιχείρηση σε επιχείρηση και σίγουρα δεν είναι μια καθολική απόφαση που είναι σωστή για κάθε εταιρεία. Το πιο σημαντικό μέρος της λήψης απόφασης να πάτε χωρίς χαρτί κάνει την έρευνά σας, ώστε να μπορείτε να αποφασίσετε αν τα οφέλη αντισταθμίζουν τις προκλήσεις.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε μια συστηματική διαδικασία που όχι μόνο θα σας προσφέρει τα οφέλη της χωρίς χαρτί, αλλά και θα συμβάλει στη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας ταυτόχρονα.