Οι καταστροφές μπορούν να επηρεάσουν κάθε επιχείρηση.
Εάν πιστεύετε ότι η επιχείρησή σας είναι πολύ μικρή για να είστε σε κίνδυνο, σκεφτείτε ξανά. Αν εξετάσουμε μόνο τις διαταραχές της ασφάλειας στον κυβερνοχώρο, ένα επιβλητικό 43 τοις εκατό των cyberattacks στοχεύει ειδικά τις μικρές επιχειρήσεις. Και αυτό δεν επηρεάζει όλους τους άλλους τύπους καταστροφών που μπορούν να σταματήσουν την επιχείρησή σας στα ίχνη της. Γνωρίζοντας ότι περισσότερο από το 40 τοις εκατό των επιχειρήσεων δεν θα ξανανοίξει ποτέ μετά από μια καταστροφή, είναι δύσκολο να διαφωνήσετε με τη θέση ότι πρέπει να σχεδιάσετε μπροστά για το αδιανόητο. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να επιστρέψετε και να τρέξετε γρήγορα την επιχείρησή σας, αν συμβεί κάτι τρομερό. Εδώ μπαίνει ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας.
Τι είναι ένα Σχέδιο Συνέχειας Επιχειρήσεων;
Ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας περιγράφει προληπτικά ότι τα βήματα που θα πάρετε στην επιχείρησή σας για να ανακάμψει από (και σε ορισμένες περιπτώσεις την πρόληψη) καταστροφών που μπορεί να συμβούν. Ο στόχος είναι να αναλυθούν οι πιθανές απειλές, να εντοπιστούν οι βασικοί τομείς της επιχείρησης που πρέπει να επικεντρωθούν πρώτα και να περιγραφεί σαφώς τι πρέπει να συμβεί για να αποφευχθεί η απώλεια εσόδων ή η διαρκή διακοπή των επιχειρήσεων.
Ένα αποτελεσματικό σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Μια σύνοψη των πιο κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών και λειτουργιών.
- Μια λεπτομερής ανάλυση των πιθανών απειλών που θα μπορούσαν να διαταράξουν τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.
- Κατάλογος των επιτόπιων και εκτός έδρας πληροφοριών επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης.
- Στρατηγικές εσωτερικής και εξωτερικής επικοινωνίας.
- Αναγνώριση της ομάδας ανάκαμψης και ευθύνες κάθε ατόμου
- Σαφείς οδηγίες για την πρόσβαση και την αποκατάσταση των δεδομένων αποκατάστασης εκτός τόπου.
- Αναγνώριση προσωρινών γραφείων ή τοποθεσιών.
- Ένα ημερολόγιο αλλαγών που συνοψίζει τις ενημερώσεις που έγιναν στο σχέδιο και πότε έγιναν (για λόγους ελέγχου εκδόσεων).
Ποιος χρειάζεται κάποιον;
Κάθε επιχείρηση, μεγάλη και μικρή, θα πρέπει να πάρει το χρόνο για να δημιουργήσει ένα σχέδιο συνέχειας της επιχείρησης. Η πολυπλοκότητα του σχεδίου σας εξαρτάται από το μέγεθος, τον τύπο και την τοποθεσία της επιχείρησής σας, αλλά εάν εκτελείτε επιχείρηση, πρέπει να έχετε σχέδιο που περιγράφει τι θα κάνετε εάν κάτι απειλεί τις δραστηριότητές σας.
Ένα καλά αναπτυγμένο σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης μπορεί να προστατεύσει κάθε πτυχή των επιχειρηματικών δεδομένων σας, τη φυσική επιχειρηματική θέση και τον εξοπλισμό, το προσωπικό, το απόθεμα και το πνευματικό κεφάλαιο. Εάν η επιχείρησή σας αντιμετωπίζει διακοπές και δεν έχετε σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης για να μετριάσετε τις ζημιές, μπορεί να χάσετε έσοδα, απαραίτητο προσωπικό, ανταγωνιστικότητα στον κλάδο και ακόμη και τη θετική δημόσια φήμη σας. Η ουσία είναι ότι το σχέδιο συνέχειας είναι εξίσου σημαντικό με άλλα είδη επιχειρηματικών σχεδίων , οπότε θα πρέπει να έχετε ένα για να προστατεύσετε την εταιρεία σας εάν το χρειάζεστε.
7 Συμβουλές για τη δημιουργία και τη χρήση του σχεδίου συνέχισης της επιχείρησής σας
Τώρα που καλύψαμε τη σημασία ενός σχεδίου συνέχισης της επιχειρηματικής δραστηριότητας, είναι καιρός να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός.
Οι συμβουλές που αναφέρονται παρακάτω θα απλοποιήσουν τη διαδικασία και θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε το πιο αποτελεσματικό δυνατό σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης:
- Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο : Όλα τα σχέδια επιχειρησιακής συνέχειας έχουν παρόμοιες πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο κάνοντας λήψη ενός προτύπου συνέχειας της επιχείρησης και στη συνέχεια προσαρμόζοντας το για την επιχείρησή σας. Δώστε στον εαυτό σας ένα ξεκίνημα με τη λήψη και την ενημέρωση αυτού του προτύπου από FEMA, ή αυτό στο TechTarget.
- Διευκολύνετε την εκτέλεση: Εάν το σχέδιο συνέχισης της επιχείρησής σας είναι αποδιοργανωμένο και προκαλεί σύγχυση, η χρησιμότητα και η δυνατότητα εκτέλεσης εγκαίρως θα είναι περιορισμένη. Κάνει εύκολο να κατανοηθεί και να εκτελεστεί συμπεριλαμβάνοντας σαφείς οδηγίες βήμα προς βήμα ή λίστες ελέγχου που περιγράφουν ακριβώς τι πρέπει να γίνει. Μπορείτε επίσης να κάνετε εύκολη την εκτέλεση χρησιμοποιώντας οπτικά βοηθήματα, όπως διαγράμματα ροής, γραφήματα και διαγράμματα για να αποδείξετε τις ενέργειες που είναι απαραίτητες.
- Υπολογίστε τον εκτιμώμενο χρόνο αποκατάστασης: Ένα σχέδιο επιχειρησιακής συνέχειας περιλαμβάνει την πραγματοποίηση παραδοχών και εκτιμήσεων σχετικά με το τι θα μπορούσε να συμβεί, τι θα πρέπει να γίνει και πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ανακάμψει. Ένας τρόπος για να εξασφαλίσετε ότι έχετε αρκετό χρόνο για να επιστρέψετε στην επιχείρηση είναι προσθέτοντας επιπλέον χρόνο αποκατάστασης για να επιστρέψετε και να τρέξετε. Αυτό μπορεί να δώσει στην επιχείρησή σας ένα μικρό δωμάτιο αναπνοής κατά τη διάρκεια της φάσης ανάκαμψης.
- Δοκιμάστε προσεκτικά: Αποφύγετε τη δημιουργία του σχεδίου συνέχισης της επιχείρησής σας και απλώς ελπίζετε για το καλύτερο. Θα πρέπει να το δοκιμάσετε και να προγραμματίσετε αρκετές διαδρομές για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι πιο κρίσιμες επιχειρηματικές περιοχές έχουν ενσωματωθεί και σχεδιαστεί κατάλληλα.
- Ενημερώστε τακτικά τις πληροφορίες : Μην αφήνετε το σχέδιό σας να καθίσει και να συλλέγει σκόνη. Εάν επενδύσετε το χρόνο για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο συνέχισης της επιχείρησης, θα πρέπει επίσης να αφιερώσετε τον απαραίτητο χρόνο για να βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβές. Προγραμματίστε τακτικά check-in (τουλάχιστον κάθε έξι μήνες) για να ελέγξετε και να ενημερώσετε όλες τις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένου του προσωπικού, των πληροφοριών επικοινωνίας, των τοποθεσιών και των στρατηγικών.
- Μοιραστείτε το με το βασικό προσωπικό: Όλοι οι οποίοι έχουν ευθύνες στο σχέδιο συνέχειας της επιχείρησης θα πρέπει να το γνωρίζουν και να έχουν σαφή κατανόηση των ρόλων που θα διαδραματίσουν στην εκτέλεση του σχεδίου. Σε πολλές περιπτώσεις, θα έχει νόημα να ενημερώνεται και άλλο προσωπικό σε ευρύτερο επίπεδο, ώστε να μπορεί να μεταπηδήσει και να βοηθήσει, αν χρειαστεί.
- Παροχή κατάρτισης για την υποστήριξη του σχεδίου: Η σωστή εκτέλεση ενός σχεδίου συνέχισης της επιχείρησης μπορεί να απαιτεί ότι κάποιο μέρος του προσωπικού σας πηγαίνει πέρα από τις καθημερινές ευθύνες του για να ολοκληρώσει πρόσθετα καθήκοντα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει το χρόνο να εκπαιδεύσετε καθένα από αυτούς τους υπαλλήλους για το τι πρέπει να κάνουν, έτσι δεν υπάρχει κενό γνώσης εάν το σχέδιο πρέπει να τεθεί σε δράση.
Μόλις δημιουργηθεί το σχέδιό σας για τη συνέχιση της επιχείρησής σας, θα πρέπει επίσης να αναπτύξετε ένα σχέδιο αποκατάστασης καταστροφών το οποίο μπορείτε να εκτελέσετε για να επαναφέρετε τις λειτουργίες σας σε περίπτωση καταστροφής.