Πώς μπορώ να κάνω λογαριασμούς πελατών;
Όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση, ένα από τα πρώτα σας καθήκοντα πρέπει να είναι να αποφασίσετε πώς θα συλλέξετε χρήματα από τους πελάτες.
Η απόκτηση χρημάτων από πελάτες εξαρτάται από τον τύπο της επιχείρησής σας.
- Εάν λαμβάνετε χρήματα από πελάτες μέσω πιστωτικών ή χρεωστικών καρτών, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη συλλογή.
- Ορισμένες επιχειρήσεις δέχονται μόνο μετρητά, αλλά υπάρχουν προβλήματα με μια επιχείρηση μετρητών, συμπεριλαμβανομένης της μη τήρησης καλών επαγγελματικών αρχείων.
- Εάν δεν πληρώσετε κατά τη στιγμή της πώλησης, θα πρέπει να χρεώσετε πελάτες (συμπεριλαμβανομένων και άλλων επιχειρήσεων), πράγμα που σημαίνει ότι θα χρειαστεί να βρούμε έναν τρόπο να βεβαιωθούμε ότι αυτοί οι λογαριασμοί πληρώνονται.
Κανόνας # 1 για την πληρωμή από τους πελάτες
Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε σχετικά με τη χρέωση και τη συλλογή από τους πελάτες είναι ότι όσο περισσότερο το λογαριασμό δεν πληρώνεται, τόσο λιγότερο πιθανό είναι ότι θα πάρετε τα χρήματά σας. Έτσι θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη διαδικασία συλλογής και βεβαιωθείτε ότι τη ακολουθείτε με κάθε πελάτη.
Ένα σύστημα χρέωσης πελατών
Προτού παραχωρήσετε πίστωση στους πελάτες, ξεκινήστε με τη δημιουργία ορισμένων πολιτικών σχετικά με την αποδοχή πιστώσεων, τη διενέργεια πιστωτικών ελέγχων και την επικοινωνία με τους πελάτες σχετικά με τη διαδικασία χρέωσης και συλλογής.
Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα σύστημα για την καταγραφή των πληροφοριών σχετικά με τους πελάτες - ποιος σας χρωστάει χρήματα, πόσα οφείλεται και πόσο καιρό οφείλεται το ποσό.
Τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού επιχειρηματικών λογιστικών έχουν μια μονάδα πελάτη που σας επιτρέπει να εισάγετε αυτά τα δεδομένα.
Μπορείτε να εισάγετε τα τιμολόγια όταν εκτελείτε την εργασία ή να παραδώσετε το προϊόν και εισάγετε πληρωμές καθώς εισέρχονται. Αλλά πρέπει να είστε σε θέση να παρακολουθήσετε αυτό το χαρτί για να παρακολουθείτε τους εισπρακτέους λογαριασμούς ( οφειλόμενα ποσά).
Μια αναφορά για τη γήρανση των εισπρακτέων λογαριασμών είναι το εργαλείο σας για να αποφασίσετε για μια στρατηγική χρέωσης για τους πελάτες.
Αποστολή Γραμμάτων
Να θυμάστε τις συλλογές Κανόνας # 1 όταν σκέφτεστε να στείλετε λογαριασμούς. Πολλές επιχειρήσεις στέλνουν λογαριασμούς στους πελάτες μόνο μία φορά το μήνα, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να περιμένουν έως έξι εβδομάδες για να πληρώσουν (ένα μήνα για να στείλουν το λογαριασμό, έπειτα αρκετές εβδομάδες πριν πληρώσει ο πελάτης).
Στείλτε τους λογαριασμούς πιο συχνά ή πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις μεταξύ τους, για να ωθήσετε τους πελάτες να πληρώσουν. Ορισμένες εταιρείες στέλνουν λογαριασμούς σε παρτίδες, με ένα μέρος των πελατών να χρεώνονται κάθε εβδομάδα. Αυτή η χρέωση κατά παρτίδες συμβάλλει στη διατήρηση των μετρητών σε συνεχή βάση.
Σχεδιάστε τη στρατηγική επιστολών χρέωσης
Το σύστημα συλλογής σας μπορεί να περιλαμβάνει τηλεφωνικές κλήσεις, γράμματα ή και τα δύο, ανάλογα με τον τύπο του πελάτη σας. Μια στρατηγική είναι να ξεκινήσουμε σε ένα χαμηλότερο επίπεδο έντασης και ανησυχίας και να γίνουμε βαθμιαία πιο δυναμικοί, τότε επιθετικοί. Αυτή η στρατηγική αυξανόμενου επιπέδου μπορεί να λειτουργήσει είτε για υπενθυμίσεις χρέωσης τηλεφώνου είτε για επιστολές ή email.
- Επίπεδο ένα - "Ωχ"
Αυτή η επιστολή προϋποθέτει ότι ο πελάτης ξέχασε να στείλει πληρωμή. αυτό είναι το "πιθανώς έστειλε αυτό, αλλά η πληρωμή πρέπει να είναι στο ταχυδρομείο.
- Επίπεδο Δύο - Τι είναι λάθος;
Αυτή η επιστολή προϋποθέτει ότι ο πελάτης θέλει να πληρώσει, αλλά ασυνήθιστες περιστάσεις εμποδίζουν την πληρωμή. Η επιστολή δύο προτείνει εναλλακτικές λύσεις πληρωμής, αλλά δίνει μια σταθερή ημερομηνία μέχρι την οποία πρέπει να γίνει πληρωμή.
- Το τρίτο επίπεδο - το τελευταίο
Αυτό το επίπεδο πρέπει να είναι μια επιστολή. Υποθέτει ότι ο πελάτης δεν πρόκειται να πληρώσει και δηλώνει μια σταθερή ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να γίνει πληρωμή ή να ξεκινήσει διαδικασία συλλογής . ΔΕΝ στέλνετε αυτή την επιστολή αν δεν σκοπεύετε πραγματικά να πάτε σε συλλογές για αυτό το χρέος.
Αν ο πελάτης απλά δεν πληρώσει, θα πρέπει να κάνετε το τελικό βήμα - να πάρετε το άτομο σε δικαστήριο μικροδιαφορών ή να μετατρέψετε το λογαριασμό σε μια υπηρεσία συλλογής. Διαβάστε περισσότερα για τις εναλλακτικές λύσεις σας i fa πελάτης απλά δεν θα πληρώσει.
Πελάτες χρέωσης: Βάζοντας όλους μαζί
Εν κατακλείδι, λάβετε μια απόφαση σχετικά με τη γενική στρατηγική σας για τη χρέωση. Θα στείλετε επιστολές; Χρησιμοποιήστε το τηλέφωνο; Ενας συνδυασμός? Πότε θα στείλετε λογαριασμούς ή θα πραγματοποιήσετε τηλεφωνικές κλήσεις;
Συγκεντρώστε ένα γενικό σύστημα, με γράμματα και σενάρια τηλεφώνου, έπειτα τα πάντα αναθεωρούνται από τον πληρεξούσιό σας για να βεβαιωθείτε ότι τηρείτε το νόμο.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την αναφορά απόδειξης γήρανσης των λογαριασμών σας για να σας καθοδηγήσει καθώς εργάζεστε μέσω αυτών των λογαριασμών πελατών και αποφασίζετε για τις στρατηγικές χρέωσης.