Ωστόσο, ενώ ο σχεδιασμός γεγονότων είναι κρίσιμος εάν θέλετε το γεγονός να περάσει ομαλά, θέλετε επίσης αποτελέσματα από όλες τις προσπάθειές σας.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο οργανισμός σας πρέπει να προσλάβει μια "επιτροπή υποδοχής".
Τι είναι η επιτροπή υποδοχής;
Μια "επιτροπή υποδοχής" διαφέρει από μια παραδοσιακή επιτροπή σχεδιασμού εκδηλώσεων. Αντί για άτομα που σχεδιάζουν ενεργά, προγραμματίζουν ή προετοιμάζονται για τα γεγονότα της ημέρας ή του βράδυ, η επιτροπή υποδοχής είναι μια ομάδα που χρησιμοποιεί τα δίκτυά της για να βεβαιωθεί ότι το γεγονός είναι ένα χτύπημα. Ορισμένα μέλη της επιτροπής υποδοχής μπορούν να επιλέξουν να:
- Ενθαρρύνετε τους φίλους, την οικογένεια ή τους συναδέλφους τους να αγοράσουν εισιτήρια
- Συλλέξτε στοιχεία δημοπρασίας από τις τοπικές επιχειρήσεις
- Κάντε συνδέσεις προμηθευτών για βραβεία θυρών ή τροφοδοσία εκδηλώσεων
Φυσικά, υπάρχουν αμέτρητοι τρόποι με τους οποίους μια επιτροπή υποδοχής μπορεί να κάνει τα φιλανθρωπικά σας γεγονότα καλύτερα από ποτέ . Σκεφτείτε μια επιτροπή υποδοχής ως την πραγματική υποδοχή ενός κόμματος? κάποιος που καλεί τους καλύτερους καλεσμένους, γνωρίζει σε ποιόν να καλέσει το φαγητό ή το ντεκόρ και μπορεί να σας συνδέσει με ανθρώπους που κάνουν την εκδήλωση πλήρη επιτυχία.
Επειδή μια επιτροπή υποδοχής μπορεί να αυξήσει τα κεφάλαια που έλαβε σε μια εκδήλωση ή να πάρει περισσότερη προσοχή των μέσων ενημέρωσης, η εξεύρεση και η πρόσληψη των σωστών ατόμων είναι ζωτικής σημασίας.
Ποιος να επιλέξει για την επιτροπή υποδοχής σας
Μια πραγματικά χρήσιμη επιτροπή υποδοχής δεν θα συμπεριλαμβάνει υπεύθυνους μάρκετινγκ ή διοργανωτές εκδηλώσεων. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να είναι άκρως αφοσιωμένα μέλη της υπάρχουσας ομάδας, της βάσης των δωρητών ή των εθελοντών με συνδέσεις και την προθυμία να προσεγγίσουν.
Η επιτροπή υποδοχής σας μπορεί να κυμαίνεται από λίγους μέχρι δεκάδες.
Όσο περισσότεροι άνθρωποι συμμετέχουν στην επιτροπή σας, τόσο περισσότερες επιπτώσεις μπορούν να κάνουν συλλογικά για την επιτυχία της εκδήλωσής σας.
Μπορείτε να βρείτε τα μέλη της επιτροπής υποδοχής σχεδόν οπουδήποτε, όπως:
- Μέλος του διοικητικού συμβουλίου ή πρόεδρος του οργανισμού σας
- Εθελοντές που ασχολούνται ιδιαίτερα με την κοινότητα
- Ένας δωρητής που έχει συνδέσεις με τοπικές επιχειρήσεις
- Ένας δωρητής ή μέλος του συμβουλίου που έχει εκτεταμένες επαφές στον δημοφιλή δωρητή σας
- Εθελοντές που γνωρίζουν πωλητές ή ιδιοκτήτες χώρων
- Τοπικές ή εθνικές προσωπικότητες που συχνά υποστηρίζουν την αιτία σας
Μόλις εντοπίσετε άτομα, θα θέλατε να συμμετάσχετε στην επιτροπή υποδοχής σας. είναι καιρός να τους προσλάβει.
Πώς να προσλάβετε μια επιτροπή υποδοχής
Αναζητήστε και συνδεθείτε με άτομα που θα κάνουν εξαιρετικά μέλη της επιτροπής υποδοχής. Ωστόσο, μην ζητάτε απλώς κάποιον να βρίσκεται σε επιτροπή υποδοχής. Μια επίσημη πρόσκληση είναι ο καλύτερος τρόπος να προσληφθούν τα μέλη της επιτροπής.
Σε πρόσκληση της επιτροπής υποδοχής, είναι σημαντικό να συμπεριληφθούν:
- Πλήρεις πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση και τον οργανισμό σας (ημερομηνία και τοποθεσία)
- Πληροφορίες σχετικά με το σκοπό της εκδήλωσης (συγκέντρωση χρημάτων για συγκεκριμένη αιτία)
- Παραδείγματα για το πώς μπορεί να συνεισφέρει ένα μέλος της επιτροπής υποδοχής
- Μια ημερομηνία για να απαντήσετε ή να συνδεθείτε με την ομάδα σας
- Μια "προηγμένη" σας ευχαριστεί για την ενημέρωσή σας ότι είστε ενθουσιασμένοι για να τους προσκαλέσετε
- Το ονοματεπώνυμό σας / επικοινωνία και πληροφορίες επικοινωνίας
Βεβαιωθείτε ότι τα πιθανά μέλη γνωρίζουν ότι η συμμετοχή τους θα αναγνωριστεί και θα εκτιμηθεί και ότι μπορούν να έχουν σημαντικό αντίκτυπο από την ένταξή τους.
Εάν αναρωτιέστε πώς να συντάξετε την επιστολή πρόσκλησης της επιτροπής υποδοχής σας, υπάρχουν πολλά παραδείγματα σε συναδέλφους μη κερδοσκοπικούς ιστότοπους. Αν ψάχνετε για ένα εύχρηστο πρότυπο, αντιγράψτε και επικολλήστε το παρακάτω πρότυπο και εισάγετε τις πληροφορίες σας σε κάθε αγκύλη.
[Ημερομηνία]
Αγαπητέ [Εισαγωγή ονόματος]:
Σας γράφω για να σας ενημερώσω για ένα συναρπαστικό γεγονός που [το όνομα του οργανισμού σας] προγραμματίζει για [Μήνας] στο [Insert City].
Στο [Μήνας + Έτος (αν είναι διαφορετικό από το τρέχον)], ο [Οργανισμός] φέρνει το [Event Name] στο [City] για να αυξήσει την ευαισθητοποίηση σχετικά με [cause / social problem / προγράμματα / πρωτοβουλίες / προσπάθειες].
[Προσθέστε σχετικές πληροφορίες σχετικά με το συμβάν / στόχος / θέμα].
Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στο [City] στο [Event Venue (εάν έχετε)] την [ημερομηνία και ώρα].
[First Name], αγαπάμε τη βοήθειά σας για να κάνουμε αυτό το γεγονός - και άλλοι σαν αυτόν - επιτυχία. Εάν επιθυμείτε να συμμετάσχετε σε αυτή την εκδήλωση, καθώς και σε μελλοντικά γεγονότα, θα είμαστε ιδιαίτερα ευγνώμονες εάν αποδεχθήκατε αυτή την επίσημη πρόσκληση να συμμετάσχετε στην επιτροπή υποδοχής μας.
Υπάρχουν μερικοί απλοί τρόποι εμπλοκής:
- Μοιραστείτε το όνομά σας, ή το όνομα του οργανισμού σας, ως μέλος της επιτροπής υποδοχής μας
- Προσκαλέστε τους συναδέλφους, τους φίλους και τους γείτονές σας να αγοράσουν ένα [τραπέζι / εισιτήριο] στα δικά μας γεγονότα
- Ελάτε μαζί μας για την εκδήλωση
- [Εισαγάγετε συγκεκριμένο αίτημα με βάση τη στάση του ατόμου, τις συνδέσεις.]
Θα μας ενθουσιάσει επίσης αν σκέφτεστε να φιλοξενήσετε το δικό σας τραπέζι και να προσκαλέσετε φίλους και συναδέλφους σε μια βραδιά διασκέδασης. Η γενναιόδωρη υποστήριξή μας θα μας βοηθήσει να διαδώσουμε τη λέξη σχετικά με [την αιτία] και πραγματικά να επιδράσουμε.
Ένα μέλος της [Οργάνωσης] θα επικοινωνήσει μαζί σας μέσα στο [Εισαγωγή χρονοδιαγράμματος] για να συζητήσουμε τις λεπτομέρειες της επιτροπής υποδοχής μας και να συζητήσουμε τη συμμετοχή σας, σε περίπτωση που σας ενδιαφέρει.
Ανυπομονούμε να συνεργαστούμε μαζί σας για να κάνουμε επιτυχία το [Event Name] και τα μελλοντικά γεγονότα! Ευχαριστώ για τη γενναιόδωρη σκέψη και υποστήριξη σας.
Με εκτιμιση,
[Το όνομα σου]
[Θέση στον Οργανισμό]
[Ονομα Οργανισμού]
[Αριθμός επαφής]
Αφού έχετε προσλάβει την επιτροπή υποδοχής σας
Μόλις προσκαλέσετε τα επιλεγμένα μέλη της επιτροπής σας, θα λάβετε ορισμένες επιστολές αποδοχής ή κλήσεις. Ωστόσο, προτού λάβετε τα στοιχεία της εκδήλωσης ή τι θα θέλατε να κάνουν, προγραμματίστε μια σύντομη συνάντηση με την επιτροπή. Χωρίς να ζητάτε τίποτα από αυτά, αφήστε τους:
- Γνωρίστε το ένα το άλλο
- Συζητήστε πώς συμμετέχουν στον οργανισμό σας
- Αναθεωρήστε υλικό ή παρουσιάσεις σχετικά με την αιτία / εργασία σας
- Δημιουργήστε ιδέες για το πώς θα ήθελαν να συνεισφέρουν
Από εκεί, μπορείτε να τους ενημερώσετε για τους στόχους σας για τη συγκέντρωση κεφαλαίων και για το πώς θα τους θελήσετε να δουν να εργάζονται μαζί (προσκαλώντας επαφές ή προσεγγίζοντας τα αντικείμενα δημοπρασίας). Μπορούν επίσης να χωριστούν σε "υποεπιτροπές" εάν έχετε μια μεγάλη ομάδα
Φυσικά, δεν είναι μόνο η δουλειά της επιτροπής υποδοχής να προγραμματίζει και να εκτελεί την εκδήλωσή σας. Μια επιτροπή υποδοχής πρέπει να συνεργαστεί με την εθελοντική επιτροπή ή την επιτροπή σχεδιασμού εκδηλώσεων για να πουλήσει εισιτήρια, να βεβαιωθεί ότι έχουν διεκδικηθεί νέα χορηγικά γεγονότα , τα στοιχεία δημοπρασίας είναι άφθονα και ότι η νύχτα θα είναι ένα χτύπημα για τους παρευρισκόμενους.
Αναγνωρίζοντας τις προσπάθειες της επιτροπής υποδοχής σας
Όταν τελειώσει η εκδήλωση, τα μέλη της επιτροπής υποδοχής πρέπει να είναι μερικά από τα πρώτα άτομα που ευχαριστείτε, τόσο στην εκδήλωση όσο και με μια γραπτή ευχαριστία την επόμενη μέρα. Όσο περισσότερο συμμετέχετε στην επιτροπή υποδοχής σας, τόσο περισσότερο θα είναι πρόθυμοι να φιλοξενήσουν στο μέλλον.
Βρείτε τους ανθρώπους του οργανισμού ή της κοινότητας που θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να φιλοξενήσετε το επόμενο συμβάν σας. Θα μπορούσαν να κάνουν μια τεράστια διαφορά στο ποσό των χρημάτων που συγκεντρώνετε και στα προγράμματα που μπορείτε να υποστηρίξετε.