Η τήρηση επιχειρηματικών αποδείξεων μπορεί να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παρακολουθήσουν την πρόοδο της επιχείρησής τους μαζί με την προετοιμασία τους για οικονομικές καταστάσεις.
Βοηθά επίσης στον εντοπισμό πηγών εισοδήματος, παρακολουθεί τα έξοδα και προετοιμάζει τα στοιχεία για φορολογικές δηλώσεις.
Ένα καλύτερο σύστημα
Με τα χρόνια, είναι σημαντικό να αναπτυχθεί ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης για τις αποδείξεις. Για παράδειγμα, αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ένα σύστημα αρχειοθέτησης που καθιστά εύκολη την εισαγωγή δεδομένων και σας επιτρέπει να ανακτήσετε μια συγκεκριμένη απόδειξη αν θέλετε να αναζητήσετε ένα συγκεκριμένο κατά ημερομηνία ή κατηγορία.
Ένα παράδειγμα για τη διατήρηση των επιχειρηματικών αποδείξεων που οργανώνονται είναι η διατήρηση μιας σειράς φακέλων αρχείων που έχουν επισημανθεί ανά μήνα και έτος, όπως "Έσοδα Νοεμβρίου 2017". Οι δύο πιο τρέχοντες φάκελοι αρχείων μπορούν να καθίσουν πάνω από το γραφείο σας, έτσι ώστε όταν συλλέγετε αποδείξεις στους διάφορους γύρους σας, είναι εύκολο να τους ανοίξετε στο σωστό μηνιαίο φάκελο.
Στη συνέχεια, όταν κάνετε τις μηνιαίες καταχωρήσεις δεδομένων σας, μπορείτε να πάρετε τον κατάλληλο μηνιαίο φάκελο αρχείων και να ταξινομήσετε τις αποδείξεις της επιχείρησής σας σε πασσάλους με βάση τις ταξινομήσεις φόρου εισοδήματός τους . Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκεντρώσετε όλα τα έσοδα λογισμικού μαζί με χαρτοφύλακες, όλες τις αποδείξεις δαπανών για φαγητό και ψυχαγωγία μαζί και όλες τις αποδείξεις δαπανών αυτοκινήτων μαζί.
Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή των δεδομένων , μπορείτε να τοποθετήσετε τον φάκελο παραλαβής του μήνα στον κατάλληλο χώρο σε ένα συρτάρι ενός από τα γραφεία αρχειοθέτησής σας.
Εάν είστε επιχειρηματίας με πολλές αποδείξεις δαπανών, είναι εύκολο να προσαρμόσετε το ίδιο σύστημα που περιγράφεται παραπάνω μαζί με πιο συχνές καταχωρήσεις.
Δημιουργία αντιγράφων ή ψηφιακών εικόνων
Εάν προσπαθείτε να κάνετε τη στροφή προς ένα "Γραφείο χωρίς χαρτιά" όπως το μεγαλύτερο μέρος του σύγχρονου κόσμου αυτές τις μέρες, μπορείτε να σαρώσετε τις αποδείξεις δαπανών και να τις αποθηκεύσετε με άλλες ψηφιακές λογιστικές πληροφορίες.
Στην πραγματικότητα, μερικές από τις νεότερες εφαρμογές λογισμικού που βασίζονται σε σύννεφο βασίζονται σε εφαρμογές για κινητά που σας επιτρέπουν να λαμβάνετε ένα απόσπασμα από ένα κινητό τηλέφωνο και να το καταγράφετε εν κινήσει.
Για όσους ασκούν επιχειρηματικές δραστηριότητες στον Καναδά, τα αντίτυπα σε χαρτί ή οι ψηφιακές εικόνες των αποδείξεων δαπανών είναι γενικά αποδεκτές από τον Οργανισμό Φορολογικού Καναδά (CRA), εφόσον είναι ευανάγνωστα. Σε αντίθετη περίπτωση, ο ΟΑΠ μπορεί να ζητήσει να δει τα πρωτότυπα έγγραφά του κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου ή μιας ρουτίνας αίτησης τεκμηρίωσης. Έτσι, τα πρωτότυπα θα πρέπει πάντα να φυλάσσονται για τον προκαθορισμένο χρόνο, ο οποίος είναι κατά μέσο όρο για ένα προτεινόμενο έξι χρόνια.
Εύκολη Φορολογική επιβάρυνση
Η αποζημίωση για το γεγονός ότι έχετε πάρει το χρόνο για να οργανώσετε τα έσοδά σας πριν να τα καταθέσετε είναι να κάνετε την επιστροφή φόρου εισοδήματος της επιχείρησής σας. Για ένα πράγμα, θα έχετε όλες τις αποδείξεις σας που πρόκειται να χρησιμεύσουν ως απόδειξη για τις εκπτώσεις του φόρου εισοδήματος που σχετίζονται με την επιχείρησή σας. Για μια άλλη, αφού έχετε ήδη ταξινομήσει τις αποδείξεις σας με βάση τις κατηγορίες δαπανών για επιχειρήσεις, όλα τα σχετικά έσοδά σας για κάθε κατηγορία είναι έτοιμα να συμφωνήσουν, καθιστώντας τη συμπλήρωση της φορολογικής σας δήλωσης γρήγορη και εύκολη.
Σημείωση: Στον Καναδά, εάν ασκείστε την ατομική επιχείρηση ή την προσωπική σας εταιρεία, τα επαγγελματικά σας έξοδα εγγράφονται στο έντυπο T2125 που αποτελεί μέρος της δήλωσης φόρου εισοδήματος Τ1.
Εάν ασκείτε την επιχείρησή σας ως εταιρία στον Καναδά, θα διεκδικήσετε τα έξοδα της επιχείρησής σας για την επιστροφή φόρου εισοδήματός σας T2.
Όταν ο Φόρος Εισοδήματός σας έχει κατατεθεί
Επειδή τόσες πολλές δηλώσεις φόρου εισοδήματος κατατίθενται τώρα online, δεν είναι πλέον κοινό ή απαραίτητο να στέλνετε τις αποδείξεις των εξόδων σας όταν καταθέτετε τον φόρο εισοδήματός σας. Αντ 'αυτού, βάλτε όλες τις σχετικές αποδείξεις για το φορολογικό έτος σε έναν ενιαίο φάκελο με ετικέτα ανά έτος, όπως το "Tax Receipts 2017", και προσθέστε το φάκελο στο γραφείο σας, ψηφιακό ή φυσικό.
Εάν έχετε ποτέ οποιαδήποτε διαφορά με την Υπηρεσία Φορολογικού Καναδά, την IRS ή απλά να ελέγξετε , τα έσοδά σας θα είναι σημαντικά στοιχεία.