Γιατί να πάρετε πρακτικά συνάντησης των εταιρικών συμβουλίων;
Υπάρχουν πράγματι αρκετοί λόγοι για τη λήψη και την καταγραφή των πρακτικών των εταιρικών συναντήσεων σας.
Ο πρώτος και ο σημαντικότερος λόγος για να πάρετε πρακτικά των συναντήσεων είναι να καταγράψετε αυτό που αποφασίσατε. Έχω καθίσει στις συνεδριάσεις όπου κανείς δεν μπορούσε να θυμηθεί μια απόφαση που έλαβε το συμβούλιο πριν από μερικούς μήνες. Έχοντας κάτι γραπτώς για την επιχείρησή σας,
Ο δεύτερος λόγος για τα πρακτικά των εταιρικών συμβουλίων είναι ο σκοπός της εμπιστευτικότητας και της ευθύνης. Τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου είναι σε θέση εμπιστοσύνης. Λαμβάνουν αποφάσεις για χρήματα που επενδύουν εταιρικοί μέτοχοι και πρέπει να είναι σε θέση να αποδείξουν ότι ενήργησαν με σύνεση, προς το συμφέρον της εταιρείας και χωρίς συγκρούσεις συμφερόντων . Με τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, το συμβούλιο αποδεικνύει ότι ενήργησε με καλή πίστη και απέφυγε την προσωπική ευθύνη για τις ενέργειές του.
Ο τρίτος λόγος είναι για φορολογικούς σκοπούς. Μια εταιρεία είναι μια ξεχωριστή οντότητα από τους μεμονωμένους μετόχους. Για να είστε σίγουροι ότι κρατάτε αυτό το χωρισμό, τα πρακτικά της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου παρέχουν ένα ρεκόρ.
Χωρίς αυτούς, τα IRS ή οι κρατικές υπηρεσίες μπορούν να αρνηθούν τη φορολογική κατάσταση της επιχείρησης. Μια εταιρεία που δεν δείχνει ότι ενεργεί ως μια οντότητα ξεχωριστή από τους ιδιοκτήτες μπορεί να δημιουργήσει μια δύσκολη φορολογική κατάσταση.
Υπάρχει μια ισορροπία για τις επιχειρήσεις να επιδιώκουν μεταξύ να βεβαιωθείτε ότι τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου κάνουν το καθήκον τους και να προστατεύονται, ενάντια σε μακροχρόνιες, άσκοπες συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου που χάνουν χρόνο μέλους.
Θα εξετάσουμε την ισορροπία σε αυτό το άρθρο.
Τώρα που συζητήσαμε τους λόγους για τη λήψη πρακτικών συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, είναι μερικά λάθη που κάνουν οι επιχειρήσεις και μερικές σκέψεις για το πώς να τις διορθώσετε.
Δεν δημιουργεί και διανέμει μια ατζέντα πριν από τη συνάντηση
Ένα άλλο μεγάλο λάθος των εταιρειών στις συνεδριάσεις των συμβουλίων τους δεν είναι η θέσπιση ημερήσιας διάταξης πριν από τη συνάντηση και η διανομή της ημερήσιας διάταξης και των σχετικών εγγράφων πριν από τη συνεδρίαση. Η ημερήσια διάταξη πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης. Έχοντας μια συγκεκριμένη ατζέντα όχι μόνο καθιστά την συνάντηση πιο ομαλή, αλλά αφήνει το διοικητικό συμβούλιο (και οποιονδήποτε διαβάζει τα λεπτά αργότερα) να γνωρίζει τη σχετική σημασία κάθε θέματος της ημερήσιας διάταξης.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάτι δεν μπορεί να τεθεί στην ημερήσια διάταξη εάν είναι σημαντικό και επείγον, αλλά τα θέματα μπορούν να προστεθούν στην ημερήσια διάταξη με ψηφοφορία. Και πολλά που είναι επείγοντα πρέπει να αντιμετωπιστούν από τα στελέχη, όχι από το διοικητικό συμβούλιο.
Λείπει σημαντικά τμήματα των συνοπτικών πρακτικών του συμβουλίου
Το πρότυπο για τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου πρέπει να περιλαμβάνει:
- ο την ημερομηνία, την ώρα και τη θέση της συνάντησης
- Ο χρόνος έναρξης και λήξης και οι χρόνοι που κατανέμονται σε συγκεκριμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης
- Τι είδους συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου - τακτικές, ειδικές ή ετήσιες (όλα τα κράτη απαιτούν από τις εταιρείες να έχουν ετήσια συνάντηση)
- Ποιος ήταν παρών, σημειώνοντας τους διευθυντές, τους επισκέπτες και τα μέλη του προσωπικού και ποια μέλη του διοικητικού συμβουλίου δεν ήταν παρόντα. Τα ονόματα όσων έρχονται αργά ή φεύγουν νωρίς πρέπει να σημειωθούν.
- Καθορισμός αν υπάρχει απαρτία. Απαιτείται συνήθως απαρτία από τους εταιρικούς νόμους για τη λήψη οποιωνδήποτε ψήφων. Η απαίτηση απαρτίας είναι συνήθως περισσότερο από το ήμισυ των μελών. (Για μια επιτροπή εννέα μελών, για παράδειγμα, πέντε μέλη πρέπει να είναι παρόντα για απαρτία).
- Εάν οι παρουσιάσεις δίνονται από επιτροπές ή άλλους, συμπεριλάβετε τα ονόματα και τους τίτλους των παρουσιαστών.
Τα πρακτικά των συναντήσεων είναι πολύ συγκεκριμένα
Πιθανώς τα μεγαλύτερα συμβούλια σφάλματος είναι να απαιτούν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με τις συζητήσεις (μερικές φορές τα επιχειρήματα) και τις διαδικασίες. Οι συναντήσεις θα πρέπει να αντανακλούν τα αποτελέσματα των αποφάσεων, όχι ποιος δήλωσε τι στη συζήτηση. Ας υποθέσουμε ότι το συμβούλιο σας ψηφίζει σχετικά με μια πρόταση για την πώληση μιας νέας σειράς προϊόντων.
Τα πρακτικά της συνάντησης θα πρέπει να αναφέρουν: "Πρόταση για προσθήκη μιας νέας γραμμής μπαχαρικών. Η αποσπασμένη και εγκριθείσα κίνηση, με τόσο διαφωνία". Εάν η ομάδα είχε μια συζήτηση, θα πρέπει να καταγράψετε τη διάρκεια της συζήτησης και να την συνοψίσετε, αλλά δεν χρειάζεται να πάρετε λεπτομέρειες για τη συζήτηση.
Λεπτά που δεν είναι αρκετά συγκεκριμένα
Στο άλλο άκρο του φάσματος, μερικά λεπτά δεν είναι αρκετά συγκεκριμένα για να παρέχουν πληροφορίες και να κρατούν τα μέλη έξω από το πρόβλημα. Εάν η απόφαση δεν ήταν ομόφωνη, ένα αρχείο των μελών του διοικητικού συμβουλίου που διαφώνησε, το οποίο απείχε (και σημείωσε αν η αποχή ήταν λόγω πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων).
Ενώ δεν χρειάζεται να καταγράφετε το χτύπημα από κάθε συζήτηση ή ποιος είπε τι. Αλλά θα πρέπει να υπάρχουν αρκετές πληροφορίες στα πρακτικά για να αντανακλούν το πνεύμα της συζήτησης.
Οι συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου είναι πολύ μεγάλες
Κανείς δεν αρέσκεται σε μεγάλες συναντήσεις, αλλά υπάρχουν μερικοί τρόποι για να συντομευθεί η συνάντηση και τα πρακτικά. Μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε το χρόνο συνάντησης του διοικητικού συμβουλίου δημιουργώντας μια ατζέντα συγκατάθεσης. Βασικά, αυτή η ατζέντα είναι ένας κατάλογος θεμάτων τα οποία μπορούν να αντιμετωπιστούν γρήγορα χωρίς συζήτηση. Ο κατάλογος μπορεί να περιλαμβάνει πρακτικά από την προηγούμενη συνεδρίαση, τα οικονομικά και τις εκθέσεις των επιτροπών ή του Διευθύνοντος Συμβούλου.
Η ημερήσια διάταξη της συγκατάθεσης, καθώς και οι εκθέσεις και άλλες πληροφορίες, πρέπει να διανέμονται πριν από τη συνεδρίαση, ώστε τα μέλη να έχουν την ευκαιρία να τα διαβάσουν. Στη συνέχεια, στη συνεδρίαση, η ημερήσια διάταξη της συγκατάθεσης αποτελεί μέρος της διαδικασίας της συνεδρίασης. Οποιοδήποτε μέλος του συμβουλίου μπορεί να θέσει μια ερώτηση ή μια ανησυχία σχετικά με το πρόγραμμα συγκατάθεσης, αλλά εάν δεν υπάρχουν ζητήματα, ολόκληρη η ημερήσια διάταξη της συναίνεσης μπορεί να ψηφιστεί ταυτόχρονα.
Το λάθος είδος αποφάσεων
Ένα εταιρικό συμβούλιο λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τη συνολική πολιτική. Οι καθημερινές αποφάσεις λαμβάνονται από τα στελέχη της εταιρείας με βάση αυτή την πολιτική. Μερικές φορές τα συμβούλια υπερβαίνουν και προσπαθούν να λάβουν αποφάσεις που είναι καλύτερα να αφεθούν στη διοίκηση.
Δεν εγκρίνει τα πρακτικά
Είναι δελεαστικό, στο φασαρία των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου, να ξεχάσουμε να εγκρίνουμε τα πρακτικά. Αλλά είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι τα πρακτικά αντικατοπτρίζουν σωστά τόσο το γράμμα όσο και το πνεύμα της συνάντησης. Τα πρακτικά θεωρούνται "σχέδιο" έως ότου εγκριθούν.
Δεν τηρεί αρχεία των πρακτικών συνάντησης
Μετά από όλα τα προβλήματα που πηγαίνετε για να κρατήσει καλά λεπτά για την εταιρεία σας, μην ξεχάσετε να κρατήσετε τα εταιρικά σας λεπτά συνάντησης κάπου ασφαλή και προσβάσιμα. Ρυθμίστε μια διαδικασία για την τήρηση λεπτών σε ένα εταιρικό βιβλίο εγγραφών ή "στο σύννεφο" σε ένα αρχείο που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
Ξεχνώντας να αναγνωρίσει το ρόλο του γραμματέα της εταιρίας
Τα περισσότερα από τα καθήκοντα σχετικά με τα εταιρικά πρακτικά υπάγονται στον τομέα του γραμματέα της εταιρείας. Το να είσαι καλός εταιρικός γραμματέας είναι μια τέχνη και αυτά τα άτομα συχνά δεν αναγνωρίζονται αρκετά. Πείτε "ευχαριστώ" σε αυτό το άτομο τακτικά.
Δεν περιλαμβάνεται δικηγόρος ως σύμβουλος του Διοικητικού Συμβουλίου σας
Οι πληροφορίες σε αυτό το άρθρο δεν προορίζονται να είναι φορολογικές ή νομικές συμβουλές και ο συγγραφέας δεν είναι δικηγόρος. Εάν η εταιρεία σας είναι ιδιωτική ή δημόσια (με μετοχές εισηγμένες στο χρηματιστήριο), θα πρέπει να έχετε έναν πληρεξούσιο που θα σας συμβουλεύει σχετικά με τον τρόπο λήψης εταιρικών πρακτικών και να συμμετέχετε σε σημαντικές συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, για να βεβαιωθείτε ότι προστατεύεστε εσείς και το διοικητικό συμβούλιο σας.