Πώς δημιουργείται και χρησιμοποιείται το αρχείο κερδών ενός εργαζομένου
Το αρχείο των αποδοχών των εργαζομένων είναι μια καταγραφή του τρόπου με τον οποίο υπολογίζεται η αμοιβή ενός μισθωτού, για κάθε περίοδο μισθοδοσίας κατά τη διάρκεια του έτους, με τρέχον συνολικό έτος.
Τι περιλαμβάνεται στο αρχείο κερδοφορίας εργαζομένων
Το αρχείο των αποδοχών των εργαζομένων περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες και υπολογισμούς για κάθε μισθό.
- Πρώτον, υπολογίζεται η ακαθάριστη αμοιβή για τους ωρομίσθιους και τους μισθωτούς.
- Στη συνέχεια, οι ομοσπονδιακοί, κρατικοί και τοπικοί φόροι παρακράτησης υπολογίζονται με βάση το ακαθάριστο ποσό αμοιβής. Το ομοσπονδιακό ποσό του φόρου εισοδήματος υπολογίζεται με βάση το έντυπο W-4 του υπαλλήλου.
- Οι φορολογικές εκπτώσεις FICA (κοινωνική ασφάλιση και Medicare) υπολογίζονται βάσει των ακαθάριστων αποδοχών.
- Περιλαμβάνονται και άλλες εθελοντικές εκπτώσεις.
- Όλες οι παρακρατήσεις και παρακρατήσεις ανέρχονται συνολικά.
- Η καθαρή αμοιβή υπολογίζεται ως ακαθάριστη αμοιβή μείον τις συνολικές παρακρατήσεις και εκπτώσεις.
Ένα παράδειγμα μιας γραμμής από μια εγγραφή μισθών υπαλλήλων:
Αυτό είναι ένα αρχείο, από μία περίοδο αμοιβής για έναν εργαζόμενο. Τα ποσά παρακράτησης ανέρχονται συνολικά. Η καθαρή αμοιβή είναι η ακαθάριστη αμοιβή μείον τη συνολική παρακράτηση.
Εγγραφές κερδοφορίας εργαζομένων
| Ακαθάριστων αποδοχών | Ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος παρακρατείται | Κρατικός φόρος εισοδήματος παρακρατείται | Φόρος FICA παρακρατείται | Σύνολο παρακρατηθέντων | Καθαρές αποδοχές |
| 850,00 δολάρια | 170,00 δολάρια | 65,02 δολάρια | 25,99 δολάρια | $ 261,01 | 588,99 δολάρια |
Πώς χρησιμοποιείται η εγγραφή κερδών εργαζομένων
Οι πληροφορίες σχετικά με το λογαριασμό μισθοδοσίας των εργαζομένων έχουν πολλούς σκοπούς:
- Ο πρωταρχικός σκοπός αυτού του ρεκόρ είναι ο υπολογισμός της καθαρής αμοιβής του εργαζόμενου (του μισθού)
- Το αρχείο δίνεται στον υπάλληλο για να καταδείξει τον τρόπο με τον οποίο έγιναν οι υπολογισμοί, σε περίπτωση που ο υπάλληλος έχει ερωτήσεις.
- Το ρεκόρ χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση όλων των κερδών των εργαζομένων για το έτος, προκειμένου να ετοιμαστεί το έντυπο W-2 - η ετήσια δήλωση μισθών και φόρων - που δίνεται στον εργαζόμενο μετά το τέλος του έτους.
- Τα σύνολα για όλους τους υπαλλήλους για την περίοδο αμοιβής, για ομοσπονδιακή, κρατική, τελική παρακράτηση φόρου FICA, εγγράφονται σε πληρωτέους λογαριασμούς, για σκοπούς υποβολής εκθέσεων για το Έντυπο 941 - την τριμηνιαία έκθεση εργοδότη
- Ο πληρωτέος λογαριασμός για τους φόρους FICA προστίθεται επίσης από την εισφορά του εργοδότη, η οποία αντιστοιχεί στην παρακράτηση του εργαζομένου. Έτσι, στο παραπάνω παράδειγμα, τόσο ο εργαζόμενος όσο και ο εργοδότης οφείλουν $ 65,02 για αυτήν την περίοδο πληρωμής.
- Το συνολικό ποσό της παρακράτησης των εργαζομένων για τους φόρους εισοδήματος και τους φόρους FICA, συν την εργοδοτική εισφορά στους φόρους FICA, υπολογίζεται και αποστέλλεται στο IRS.
- Τα σύνολα για την παρακράτηση της FICA παρακολουθούνται, για να βεβαιωθείτε ότι το τμήμα κοινωνικής ασφάλισης έχει σταματήσει όταν ο εργαζόμενος φτάσει στο ανώτατο όριο κοινωνικής ασφάλισης για το έτος.
- Η ακαθάριστη αμοιβή παρακολουθείται για να συμπεριλάβει έναν πρόσθετο φόρο Medicare εάν η ακαθάριστη αμοιβή του εργαζομένου υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο ποσό.
Άλλα στοιχεία που μπορεί να περιλαμβάνονται στο αρχείο κερδών του εργαζομένου
Όνομα, διεύθυνση και αριθμός κοινωνικής ασφάλισης του εργαζομένου,
Η οικογενειακή κατάσταση του εργαζόμενου και ο αριθμός των εξαιρέσεων (από το έντυπο W-4), για τον υπολογισμό της παρακράτησης φόρου ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος.
Μειώσεις για εθελοντικές συνεισφορές των εργαζομένων στα σχέδια υγείας των εργαζομένων,
Εκπτώσεις για τις συνεισφορές των εργαζομένων στα σχέδια 401 {(k) ή 403 (b)
Μητρώα περιθωριακών παροχών που καταβάλλονται στους υπαλλήλους και του τρόπου προσδιορισμού της αξίας τους
Ημερομηνίες απασχόλησης για κάθε εργαζόμενο
Ειδικές πληρωμές, όπως αμοιβές ασθενών, πληρωμές εφάπαξ αμοιβών, αμοιβές αναπηρίας και πληρωμές ασφάλισης ζωής.
Επιστροφές για μετακινήσεις εργαζομένων , γεύματα και ψυχαγωγία ή ανά ημέρα δαπάνη
Επιστροφή χρημάτων για προσωπικούς σκοπούς για επαγγελματικούς σκοπούς.
Όλες οι πληρωμές προς μισθωτούς και παροχές σε εργαζόμενους πρέπει να ταξινομηθούν στην καταγραφή αποδοχών του υπαλλήλου, ώστε να καταγράφονται σωστά για φορολογικούς σκοπούς στο έντυπο W-2.