Έγγραφα που πρέπει να τηρούνται μακροπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα
4 λόγοι για την τήρηση αρχείων
- Θα είναι πολύ πιο εύκολο να καταθέσετε τους φόρους σας.
- Έχοντας όλα τα καταγεγραμμένα θα σας βοηθήσει να σας κρατήσει μακριά από τυχόν παρακρατήσεις, η οποία θα σας εξοικονομήσει χρήματα.
- Θα σας βοηθήσει να βεβαιωθείτε ότι υποβάλλετε ακριβείς αξιώσεις. Αντί να μαντέψατε, "νομίζω ότι πλήρωσα αυτόν τον ανάδοχο $ 1.000", τραβώντας γρήγορα ένα υπολογιστικό φύλλο, θα ξέρετε ότι του καταβάλατε $ 850 στις 17 Ιουλίου.
- Σε περίπτωση που είστε ελεγχόμενοι ή το IRS έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τα στοιχεία της φορολογικής σας δήλωσης, θα έχετε την απόδειξη για να δημιουργήσετε αντίγραφο ασφαλείας της αίτησής σας. Εάν δεν έχετε αυτή την τεκμηρίωση, θα βρείτε τον εαυτό σας να ξοδεύετε χρόνο και χρήματα προσπαθώντας να βρείτε την απόδειξη. Ακόμη χειρότερα, αν δεν μπορείτε να καταθέσετε μια απόδειξη, η αξίωσή σας δεν θα τιμηθεί και ίσως χρειαστεί να πληρώσετε επιπλέον φόρους και ποινές.
Ποια αρχεία πρέπει να παρακολουθώ;
Η σύντομη απάντηση είναι ότι πρέπει να παρακολουθείτε τα πάντα! Το IRS είναι γνωστό για τον έλεγχο των μικρών επιχειρήσεων , ειδικά εκείνων που παρουσιάζουν απώλειες σε διαδοχικά έτη. Επιπλέον, πολλοί πράκτορες του IRS δεν κατανοούν τις φορολογικές αποχρώσεις που ισχύουν για τους επενδυτές σε ακίνητα, καθιστώντας τους πιο πιθανό να αμφισβητήσουν την κατάθεσή σας.
Θα χρειαστεί να έχετε αποδείξεις εάν το IRS ρωτά κάποιο από τα αντικείμενά σας ή ακόμα και στην καθημερινή πορεία της επιχείρησης, εάν κάποιος προσπαθήσει να αμφισβητήσει μια πληρωμή.
Οι δύο τύποι αρχείων που θα πρέπει να τηρείτε είναι μόνιμα αρχεία και βραχυπρόθεσμα αρχεία.
1. Μόνιμες εγγραφές
Αυτά είναι έγγραφα που θέλετε να διατηρήσετε επ 'αόριστον.
Ποια είναι μερικά παραδείγματα μόνιμων εγγραφών;
Αυτά είναι έγγραφα που θα είναι σχετικά και πολύτιμα για εσάς πολύ πέρα από το τρέχον φορολογικό έτος, όπως:
- Όλες οι μισθώσεις μισθωτών.
- Οποιαδήποτε νομικά έγγραφα - Πρόστιμα, εκθέσεις επιθεώρησης, δικαστικές εμφανίσεις.
- Οποιοδήποτε είδος άδειας έχετε πάρει στο ακίνητο.
- Οτιδήποτε θα υποτιμήσετε - Όπως η ιδιοκτησία ή βελτιώσεις.
- Εάν έχετε την εταιρεία σας ενσωματωθεί ως LLC , LP , S Corporation ή άλλος, θα θελήσετε να κρατήσετε όλα τα αρχεία που σχετίζονται με αυτό.
- Ασφαλιστικές πολιτικές.
- Δανείου έγγραφα - Όπως τα ενυπόθηκα δάνεια.
- Φόροι προηγούμενων ετών.
- Τίτλος ιδιοκτησίας / πράξη.
2. Βραχυπρόθεσμα αρχεία
Βραχυπρόθεσμα, δεν αναφέρομαι σε δύο μήνες. Θα θελήσετε να διατηρήσετε όλα τα έγγραφα που θεωρείτε αρκετά σημαντικά για να διεκδικήσετε τους φόρους σας για τουλάχιστον πέντε χρόνια. Πόσο καιρό εξαρτάται από το επίπεδο άνεσής σας. Αυτό θα σας βοηθήσει σε περίπτωση που έχετε ποτέ υποβληθεί σε έλεγχο ή μήνυση.
Ποια είναι μερικά παραδείγματα βραχυπρόθεσμων εγγραφών;
Οτιδήποτε θεωρείται ως έσοδο ή δαπάνη για το δεδομένο φορολογικό έτος, όπως:
- Κόστος διαφήμισης για την επιχείρησή σας ή την ιδιοκτησία σας.
- Δαπάνες ψυχαγωγίας - Όπως δείπνα ή γεύματα για τρέχοντες ή δυνητικούς πελάτες.
- Τόκοι που καταβάλλονται για υποθήκη και οποιεσδήποτε πιστωτικές κάρτες για επαγγελματική χρήση.
- Νομικές / επαγγελματικές αμοιβές- για λογιστές, δικηγόρους, ασφαλιστικούς πράκτορες, μεσίτες ακινήτων.
- Έξοδα γραφείου - Internet, δεύτερη τηλεφωνική γραμμή για επιχειρήσεις, είδη γραφείου, έκπτωση στο γραφείο εάν έχετε ένα γραφείο στο σπίτι που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για επαγγελματικούς σκοπούς.
- Το μίσθωμα έλαβε.
- Οι επισκευές πραγματοποιήθηκαν.
- Καταθέσεις ασφαλειών που έχουν ληφθεί. - Όταν λήξει η μίσθωση ενός ενοικιαστή, εάν διατηρήσετε μέρος της εγγύησης, πρέπει να την καταγράψετε ως εισόδημα. Αν κρατάτε μερικά από αυτά για να πληρώσετε για επισκευές, τα χρήματα που ξοδεύετε για την επισκευή θεωρούνται δαπάνη, την οποία μπορείτε να εκπέσετε από τους φόρους σας.
- Ταξιδιωτικά έξοδα για επιχειρήσεις - Όπως τα μίλια που οδηγούνται για μισθωτικές δραστηριότητες.
- Καταβληθέντα χρηματικά ποσά.
- Μισθοί που καταβάλλονται σε υπαλλήλους ή ανεξάρτητους εργολάβους.
Πώς πρέπει να παρακολουθώ τα αρχεία μου;
Πρέπει να φυλάξετε ένα ψηφιακό αντίγραφο (ηλεκτρονικό υπολογιστή) και ένα έντυπο αντίγραφο (χαρτί) όλων των αρχείων σας.
1. Ψηφιακό αντίγραφο
Θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο ή ένα πρόγραμμα, όπως το Quicken Rental Property Manager, για να παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδά σας.
Θα πρέπει να το κάνετε αυτό μόλις έρθει το εισόδημα ή η δαπάνη συμβαίνει. Θα θελήσετε να συμπεριλάβετε όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς πληροφορίες:
- Ημερομηνία,
- Χρόνος,
- Ποιος καταβλήθηκε ή που σας πλήρωσε,
- Φύση του εισοδήματος ή της δαπάνης
- Ποσό.
- Μπορείτε ακόμη να συμπεριλάβετε τον τρόπο με τον οποίο καταβλήθηκε ή πραγματοποιήθηκε (μετρητά, αριθμός επιταγής, πιστωτική κάρτα, εντολή πληρωμής κ.λπ.).
Το επίπεδο λεπτομέρειας θα εξαρτηθεί από το λογισμικό που χρησιμοποιείτε ή δημιουργείτε. Ορισμένα προγράμματα θα συνδέονται άμεσα με τους τραπεζικούς λογαριασμούς σας και θα καταγράφουν τα έσοδα και τα έξοδά σας για εσάς.
Ακόμα κι αν επιλέξετε ένα λιγότερο δαπανηρό πρόγραμμα ή διατηρήσετε τα αρχεία σας σε προσωπικά υπολογιστικά φύλλα, πρέπει να δημιουργήσετε χωριστά αρχεία για κάθε ιδιοκτησία, για κάθε τύπο δαπάνης και για ξεχωριστούς τύπους εισοδήματος. Το σημείο είναι να καταγράψετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες κατά τη στιγμή της συναλλαγής, έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να δημιουργείτε οικονομικές εκθέσεις στο μέλλον.
Θα πρέπει πάντα να τα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σε cd, σε εξωτερικό σκληρό δίσκο, σε σύννεφο και ακόμη και σε έντυπη μορφή. Πρέπει να εκτυπώνονται στο τέλος κάθε μήνα ή / και στο τέλος του έτους.
2. Σκληρό αντίγραφο
Θα θελήσετε να βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα χαρτί αντίγραφο των σημαντικότερων εγγράφων σας. Εάν είναι δυνατόν, θα θέλετε να τα αποθηκεύσετε σε κάποιο είδος πυροσβεστικού συστήματος αρχειοθέτησης ή θυρίδας ασφαλείας. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα αρκετά μεγάλο για όλα τα αρχεία σας, θα θέλετε να κρατήσετε τα πιο σημαντικά, όπως οι τίτλοι στο ακίνητο σε αυτό το πλαίσιο. Κατηγοριοποιήστε τα πάντα ανά έτος και στη συνέχεια αλφαβητικά ταξινομήστε τα αρχεία έτσι ώστε να είναι εύκολο να τα βρείτε.