Ποιες είναι οι επιλογές για τη δημιουργία ενός συστήματος οδήγησης για την επιχείρησή μου;
Τα εργατικά στελέχη της εταιρείας γίνονται ολοένα και πιο κινητά, ενώ περισσότεροι υπάλληλοι οδηγούν καθημερινά σε επιχειρήσεις.
Έχετε δύο εναλλακτικές λύσεις για την επιχείρησή σας : ένα πρόγραμμα στόλου αυτοκινήτων που ανήκουν στην εταιρεία ή ένα πρόγραμμα αποζημίωσης για υπαλλήλους που οδηγούν τα δικά τους αυτοκίνητα.
Ένα πρόγραμμα στόλου (αυτοκίνητα που ανήκουν στην εταιρεία) είναι μια ελκυστική επιλογή για τους εργοδότες που πρέπει να παρέχουν μεταφορά για συγκεκριμένες λειτουργίες, όπως φορτηγά σέρβις, φορτηγά, οχήματα παράδοσης ή εκείνα με άλλες απαιτήσεις εξοπλισμού. Το πρόγραμμα του στόλου δίνει στον επιχειρηματικό σας έλεγχο και επίβλεψη πράγματα όπως η ασφάλιση και η συντήρηση του οχήματος και η δυνατότητα επιλογής των χαρακτηριστικών του οχήματος που η εταιρεία θεωρεί σημαντικά. Αυτά περιλαμβάνουν χαρακτηριστικά όπως εταιρική επωνυμία, στοιχεία ασφαλείας και τηλεματική για να αποκτήσουν γνώση 24 ώρες το 24ωρο σχετικά με το πού βρίσκονται τα οχήματά τους και οδηγούνται.
Ένα πρόγραμμα αποζημίωσης για τους εργαζόμενους που οδηγούν τα δικά τους αυτοκίνητα χρησιμοποιείται από εταιρείες που δεν απαιτούν ειδικά οχήματα ή φορτηγά για τους υπαλλήλους τους, όπως οι πωλήσεις και οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών.
Η επιστροφή παρέχει ευελιξία και επιλογή για τους εργαζομένους, απαιτεί λιγότερη εσωτερική διοίκηση και δεν απαιτεί προκαταβολικά έξοδα ή εκροή κεφαλαίων.
Τι είναι σημαντικό για να αποφασίσετε ποιο σύστημα να χρησιμοποιήσετε;
Ανεξάρτητα από το μοντέλο - στόλος ή επιστροφή χρημάτων - θα πρέπει να επιστρέψετε τους μισθωτούς σωστά για την επαγγελματική χρήση που σχετίζεται με τα οχήματά τους ή να αντιμετωπίσετε τις συνέπειες, όπως οι δαπανηροί έλεγχοι του IRS ή οι χειρότερες αγωγές κατηγορίας δράσης .
Για ένα πρόγραμμα στόλου, ρωτήστε τον εαυτό σας πρωταρχικό σκοπό για το πρόγραμμα - ως εργάτης perk (όφελος) ή για την παροχή των μεταφορικών αναγκών της επιχείρησής σας. Εάν ο πρωταρχικός σας στόχος είναι να παράσχετε ένα επιχειρησιακό εργαλείο, θα πρέπει να σας επιτρέψει να μειώσετε τα έξοδα του στόλου, ανακτώντας το κόστος που σχετίζεται με την προσωπική χρήση των οχημάτων από τους εργαζόμενους.
Με ένα πρόγραμμα αποζημίωσης, μπορείτε να επιλέξετε είτε ένα κατ 'αποκοπή επίδομα αυτοκινήτου, ένα πρόγραμμα σεντ ανά μίλι, είτε το πρότυπο χιλιομέτρων IRS για την αποζημίωση των εργαζομένων τους. Αλλά και οι τρεις αυτές επιλογές μπορούν να προκαλέσουν απώλειες χιλιάδων δολαρίων ανά υπάλληλο κάθε χρόνο, επειδή δεν αντιπροσωπεύουν με ακρίβεια το κόστος κάθε οδηγού, όπως οι διάφορες τιμές του φυσικού αερίου και ο αριθμός των μιλίων που οδηγούνται.
Τι είναι το FAVR και γιατί είναι η καλύτερη εναλλακτική λύση για την επιστροφή χρημάτων;
Η FAVR είναι μια διαδικασία εσόδων του IRS που επιστρέφει τους υπαλλήλους χωρίς φόρους για σταθερά και μεταβλητά έξοδα που συνδέονται με την οδήγηση για δουλειά. Στα πάγια έξοδα μπορεί να περιλαμβάνονται τα τέλη ασφάλισης, αδειών και εγγραφών, ενώ το μεταβλητό κόστος περιλαμβάνει τα καύσιμα και τη συντήρηση.
Το FAVR είναι η πιο ακριβής λύση αποζημίωσης επειδή παρέχει μια εξατομικευμένη αποζημίωση σε κάθε φορέα κινητής τηλεφωνίας βάσει των τοπικών δαπανών του ατόμου και της χιλιομετρικής κίνησης του ατόμου, η οποία μπορεί να διαφέρει από μήνα σε μήνα.
Ωστόσο, η ακριβής καταγραφή όλων των σταθερών και μεταβλητών εξόδων μπορεί να είναι περίπλοκη για τη διαχείριση - γι 'αυτό και οι περισσότεροι εργοδότες δεν το χρησιμοποιούν.
Πολλοί εργοδότες επιλέγουν αντί για απλούστερα επιδόματα αυτοκινήτων ως μια προσέγγιση "ενός μεγέθους που ταιριάζει σε όλους" (για παράδειγμα, 500 δολάρια το μήνα ανά εργαζόμενο). Αλλά αυτή η μέθοδος δεν λαμβάνει υπόψη το γεγονός ότι δεν υπάρχουν δύο επαγγελματικά ταξίδια, έτσι δεν πρέπει να επιστραφούν τα ίδια ποσά σε δύο εργαζόμενους. Η επιστροφή ποσού σε λεπτά ανά μίλι είναι δικαιότερη, αλλά δεν είναι ακόμα ακριβής.
Γιατί το πρότυπο χιλιομέτρου IRS δεν είναι η καλύτερη εναλλακτική λύση;
Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν την ισοτιμία μιλίων της επιχειρηματικής δραστηριότητας IRS για να υπολογίσουν τι πρέπει να επιστραφεί κάθε εργαζόμενος. Ωστόσο, το ποσοστό IRS δεν είναι το απαιτούμενο ποσοστό αποζημίωσης, επειδή βασίζεται στο εθνικό μέσο κόστος εκμετάλλευσης ενός οχήματος κατά το προηγούμενο έτος.
Ο συντελεστής IRS είναι ο μέσος όρος των εξόδων κόστους βάσει δεδομένων προηγούμενων ετών και όχι πραγματικός συντελεστής αποπληρωμής. Οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να ξοδεύουν περισσότερα χρήματα για ταξίδια από ό, τι επιστρέφονται, ή θα μπορούσαν να αποπληρωθούν εάν οι τιμές του αερίου έχουν μειωθεί - και δεν θα γίνουν προσαρμογές σε αυτό που πληρώνονται επειδή βασίστηκαν σε αριθμούς του περασμένου έτους.
Τι κάνουν οι περισσότερες εταιρείες λάθος όταν πρόκειται για επιπρóσωμα επιβατικών αμοιβών έναντι επιστροφής χρημάτων;
Τα κατ 'αποκοπή επιδόματα αυτοκινήτων δεν είναι δίκαια όταν πρόκειται για την επιστροφή των εργαζομένων που διαμένουν σε διαφορετικές τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να ζει σε μια περιοχή όπου οι τιμές του φυσικού αερίου είναι 12 σεντ φθηνότερες από τις τιμές στην επόμενη πόλη πάνω από την κατοικία ενός άλλου εργαζομένου. Επίσης, το σταθερό κόστος των επαγγελματικών ταξιδιών , όπως η τιμή των ασφαλίστρων και των φόρων ασφάλισης αυτοκινήτων, διαφέρει σημαντικά ανάλογα με την τοποθεσία.
Άλλα έξοδα οδήγησης ποικίλλουν επίσης. Για παράδειγμα, τα ασφάλιστρα ασφάλισης αυτοκινήτου ποικίλλουν σημαντικά από το κράτος, από $ 825 στο Charlotte της Βόρειας Καρολίνας σε $ 3.150 στο Ντιτρόιτ του Μίτσιγκαν. Οι φόροι για το ίδιο χρηματικό έπαθλο αξίας 21.000 δολαρίων κοστίζουν 249 δολάρια στη Νεβάδα, όμως μπορούν να κοστίζουν μέχρι και 1.689 δολάρια στο Ρόουντ Άιλαντ. Τα ετήσια έξοδα επισκευής δεν είναι τα ίδια σε κάθε κράτος, με μέσο όρο $ 393 στο Νιου Τζέρσεϋ, αλλά μόνο $ 270 στο Βερμόντ. Η καταβολή του ίδιου κατ 'αποκοπή ποσοστού στους υπαλλήλους που ζουν σε διαφορετικές τοποθεσίες αγνοεί εντελώς αυτές τις διακυμάνσεις.
Επειδή τα επιδόματα αυτοκινήτων αντιμετωπίζονται σαν αποζημίωση, φορολογούνται και στον εργοδότη που πληρώνει φόρους FICA ( Φόροι Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare) και ο εργαζόμενος που πληρώνει τόσο FICA όσο και φόρους εισοδήματος. Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία πληρώνει το ποσό του επιδόματος αυτοκινήτου συν τη σχετική φορολογική εισφορά FICA, ενώ ο εργαζόμενος παίρνει στο σπίτι το ποσό του επιδόματος αυτοκινήτου, μείον τους φόρους εισοδήματος και τη συνεισφορά της FICA. Σε έναν τρόπο αποζημίωσης χωρίς φόρους, όπως ο FAVR, ο εργαζόμενος "παίρνει σπίτι" ακριβώς το ποσό που ο εργοδότης επιστρέφει.
Ποια λάθη έχουν οι εταιρείες κατά τη χρέωση για προσωπική χρήση ενός οχήματος στόλου;
Ορισμένοι εργοδότες επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να χρησιμοποιούν οχήματα που ανήκουν στην εταιρία ως στόλο για την προσωπική οδήγηση τους. Αλλά, θα εκπλαγείτε από το πόσες επιχειρήσεις δεν συνειδητοποιούν ότι αυτή η προσωπική χρήση είναι φορολογητέα στον εργαζόμενο. Επίσης, οι εταιρείες δεν έχουν καλό τρόπο υπολογισμού του ποσού που θα πρέπει να χρεώνεται κάθε οδηγός για αυτό το φορολογητέο όφελος.
Πολλές φορές οι οργανισμοί απλώς χρεώνουν ένα κατ 'αποκοπή ποσόν για να καλύψουν προσωπική χρήση σε όλους τους οδηγούς τους, ανεξάρτητα από το πόσες προσωπικές μίλι οδηγούν. Αυτό μπορεί να αποδειχθεί ένα μεγάλο χρηματικό πλεονέκτημα για τους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν οχήματα στόλου αρκετά για προσωπική χρήση. Όμως, οι εργαζόμενοι που οδηγούν τα οχήματα του στόλου αυστηρά για επαγγελματική χρήση και διατηρούν τα δικά τους αυτοκίνητα για προσωπική χρήση εκτός των συνθηκών εργασίας μπορούν να επιβαρύνονται άδικα.
Τι συμβαίνει εάν μια επιχείρηση δεν αποδίδει με ακρίβεια τους υπαλλήλους της;
Η αδικαιολόγητη αποζημίωση των εργαζομένων για έξοδα οδήγησης που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις κοστίζει πολλές εταιρείες χιλιάδες δολάρια κάθε χρόνο (περίπου 3.000 δολάρια ανά εργαζόμενο κάθε χρόνο, όπως υπολογίζεται από την Motus). Ωστόσο, αυτό δεν είναι τίποτα σε σύγκριση με το κόστος των αγωγών κατηγορίας. Τα τελευταία χρόνια, οι εργαζόμενοι έχουν μήνυσε επιτυχώς τους εργοδότες τους για ποσό ύψους 7 εκατομμυρίων δολαρίων για να αντισταθμίσουν τις άδικες πρακτικές επιστροφής. Στην πολιτεία της Καλιφόρνια, αυτές οι αγωγές γίνονται γρήγορα ο κανόνας και όχι η εξαίρεση, επειδή η ενότητα 2802 του Κώδικα Εργασίας της Καλιφόρνιας είναι ιδιαίτερα αυστηρή.
Ο κώδικας της Καλιφόρνιας διασφαλίζει ότι «Ο εργοδότης αποζημιώνει τον υπάλληλό του για όλες τις αναγκαίες δαπάνες ή τις ζημίες που υπέστη ο εργαζόμενος ως άμεση συνέπεια της εκπλήρωσης των καθηκόντων του». Αυτό ερμηνεύτηκε συνήθως από τους εργοδότες ως περιορισμένο στο κόστος του εξοπλισμού ή των εργαλείων που χρησιμοποιούνται στην εργασία, αλλά τώρα χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο στις περιπτώσεις αποζημίωσης διανυθέντων χιλιομέτρων (Radio Shack and Toys "R" Us παράδειγμα).
Τα προγράμματα του στόλου έρχονται επίσης με τις δικές τους προκλήσεις όσον αφορά την ακριβή χρέωση των εργαζομένων για προσωπική χρήση αυτών των οχημάτων. Η προσωπική χρήση των εταιρικών οχημάτων πρέπει να είναι κατάλληλα τεκμηριωμένη και οι υπάλληλοι να χρεώνονται πίσω για προσωπική χρήση. Τα προσωπικά χιλιόμετρα που αναφέρθηκαν ανεπαρκώς θέτουν τις εταιρείες σε κίνδυνο δαπανών IRS ελέγχων και μπορεί να κοστίσει την εταιρεία σε αναπάντητες αντιστροφές.
Ποιοι είναι οι πόροι που μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρησή μου;
Η επιχείρησή σας μπορεί να χρησιμοποιήσει την ίδια τεχνολογία που εξουσιοδοτεί το νέο ψηφιακό χώρο εργασίας να παρακολουθεί τα έξοδα διανυθέντων χιλιομέτρων. Ορίστε μερικά παραδείγματα:
- Οι έξυπνες συσκευές με δυνατότητα GPS να συλλέγουν και να αποθηκεύουν τις πληροφορίες επαγγελματικών ταξιδιών των εργαζομένων
- Κινητές εφαρμογές για αυτοματοποίηση παρακολούθησης χιλιομετρήσεων εργαζομένων και ακριβείς λογαριασμούς για την ακριβή επιχειρηματική δραστηριότητα, τη μετακίνηση και τα προσωπικά μίλια κάθε υπαλλήλου.
Με τις σωστές εφαρμογές κινητής τηλεφωνίας και πλατφόρμα λογισμικού, μπορείτε να εξαλείψετε τις χειρωνακτικές εργασίες για τους οδηγούς για να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να μειώσετε το κόστος και να διασφαλίσετε τη συμμόρφωση με το πρότυπο IRS - ενώ παράλληλα θα έχετε πλήρη γνώση της συμπεριφοράς οδήγησης και της αποδοτικότητας του κινητού εργατικού δυναμικού.