Ποια έξοδα μετακίνησης των εργαζομένων πρέπει να πληρώσετε
Είναι καλύτερο να επιμείνουμε στην επιστροφή μόνο εκείνων των μετακομιστικών δαπανών που εγκρίθηκαν από την IRS ως κρατήσεις από την επιστροφή φόρου εργαζομένων.
Σύμφωνα με την IRS , τα εκπεστέα έξοδα μετακίνησης για τους υπαλλήλους περιλαμβάνουν μόνο
"εύλογες δαπάνες για:
Μετακίνηση οικιακών ειδών και προσωπικών ειδών από την πρώην κατοικία στο νέο σπίτι, και
Ταξιδεύοντας (συμπεριλαμβανομένου του καταλύματος) από την πρώην κατοικία στο νέο σπίτι.
Οι επιστροφές μη εκπεστέων δαπανών φορολογούνται πάντοτε στον εργαζόμενο, ακόμη και αν η επιστροφή μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνο σχέδιο (όπως περιγράφεται παρακάτω).
Οι φορολογικές επιπτώσεις των επιστροφών των εξερχόμενων εξόδων των εργαζομένων
Σε γενικές γραμμές, κάθε πληρωμή που πραγματοποιείτε στους υπαλλήλους είναι φορολογητέα και η καταβολή των εξόδων μετακίνησης των εργαζομένων θεωρείται φορολογητέα παροχή. Υπάρχει όμως ένας τρόπος να καταστεί το επίδομα μη υποκείμενο στον φόρο στον εργαζόμενο.
Εάν θέλετε οι μετακινήσεις των εργαζομένων να μην φορολογούνται στον υπάλληλο (η IRS χρησιμοποιεί τον όρο "αποκλεισμένο" από τη φορολογία), πρέπει να τους πληρώσετε μέσω του τι IRS καλεί ένα υπεύθυνο σχέδιο .
Σε αυτή την περίπτωση, ο εργαζόμενος πληρώνει για τα έξοδα και τα επιστρέφετε.
Για να πληρούνται τα κριτήρια για ένα υπεύθυνο σχέδιο, τα έξοδα πρέπει να αναλυθούν και να καταβληθούν μόνο συγκεκριμένα έξοδα. Οι δαπάνες πρέπει επίσης να έχουν επιχειρηματικό σκοπό.
Ο υπάλληλος πρέπει να έχει καταβάλει ή να έχει πραγματοποιήσει εκπεστέες δαπάνες ενώ εκτελεί υπηρεσίες ως υπάλληλος της εταιρείας σας. Μπορεί να χρειαστεί να τεκμηριώσετε ότι η κίνηση απαιτείται από την επιχείρησή σας.
Υπάρχουν επίσης ορισμένες λογιστικές διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν για να είναι το σχέδιο αποζημίωσης
- Ο εργαζόμενος πρέπει να " καταβάλει επαρκώς υπόψη αυτές τις δαπάνες μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα". Δηλαδή, ο υπάλληλος πρέπει να σας δώσει έσοδα για όλες τις δαπάνες.
- Αν δίνετε στον εργαζόμενο προκαταβολή για τα έξοδα αυτά, ο εργαζόμενος πρέπει να επιστρέψει τα τυχόν επιπλέον χρήματα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι προωθήσατε 5.000 δολάρια για τη μετακίνηση των εξόδων και ο υπάλληλος σας δίνει αποδείξεις για $ 3.660. Ο υπάλληλος πρέπει να σας δώσει έλεγχο για το υπόλοιπο ($ 1.350). Εάν δεν πληρούνται όλα τα κριτήρια για ένα υπεύθυνο σχέδιο, το σχέδιο δεν είναι ένα υπεύθυνο σχέδιο. Και οι " επιστροφές για μη εκπεστέες δαπάνες " (στον εργαζόμενο) και οι αποζημιώσεις για διάφορες ή απροσδιόριστες δαπάνες φορολογούνται στον εργαζόμενο.
Ακριβώς για να είμαστε απολύτως σαφείς: Όλες οι επιστροφές που καταβάλλονται στους υπαλλήλους με ένα ανεξήγητο σχέδιο πρέπει να αντιμετωπίζονται ως φορολογητέες (συμπεριλαμβανομένης της παρακράτησης), ακόμη και αν η επιστροφή είναι για δαπάνες που εκπίπτουν από τον εργαζόμενο. Και οι πληρωμές που δεν τεκμηριώνονται από τις αποδείξεις, ακόμη και αν αποτελούν μέρος ενός υπεύθυνου σχεδίου, φορολογούνται και υπόκεινται σε παρακράτηση.
Παρακράτηση Φόρων Μισθοδοσίας στις Μεταβαλλόμενες Πληρωμές Εξόδων στους Εργαζόμενους
Εάν οι πληρωμές πραγματοποιήθηκαν βάσει των κριτηρίων για ένα υπεύθυνο σχέδιο και πληρούνται όλες οι απαραίτητες προϋποθέσεις, οι πληρωμές προς τους μισθωτούς για μετακινήσεις δεν υπόκεινται σε παρακράτηση.
Οι μεταβιβαστικές πληρωμές που δεν πραγματοποιούνται βάσει των κριτηρίων για ένα υπεύθυνο σχέδιο (που περιγράφονται παραπάνω) υπόκεινται στην παρακράτηση φόρου εισοδήματος από ομοσπονδιακούς φορείς, φόρους FICA (Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare) και ομοσπονδιακούς φόρους ανεργίας.
Αναφορά πληρωμής εξερχόμενων εξόδων σε έντυπο W-2 του υπαλλήλου
Εάν η επιστροφή στον υπάλληλο πληροί όλες τις προϋποθέσεις ενός υπεύθυνου σχεδίου, όπως περιγράφεται παραπάνω, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε αυτές τις αποζημιώσεις στο W-2 του υπαλλήλου. Εάν ο υπάλληλος σας δώσει επαρκή λογιστική για τα έξοδα, αλλά η υπέρβαση δεν επιστρέφεται, θα χρειαστεί να ελέγξετε με την υπηρεσία μισθοδοσίας σας ή τον φορολογούμενο για να καθορίσετε τον τρόπο υποβολής των φορολογητέων και μη φορολογητέων ποσών. Πρέπει να αναφέρετε το ποσό αυτού του οφέλους όταν συμπληρώσετε την ετήσια φορολογική έκθεση W-2 για τον εργαζόμενο για το προηγούμενο έτος.
Το λογισμικό Patriot παρέχει περισσότερες διευκρινίσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο καταχωρούνται αυτά τα έξοδα στο έντυπο W-2 του υπαλλήλου. Θα χρησιμοποιήσουμε το παραπάνω παράδειγμα, όπου ο υπάλληλος λαμβάνει $ 5.000 για μετακινήσεις, έχει αποδείξεις για $ 3.660 και διατηρεί τα υπόλοιπα $ 1.350. Το ποσό που κρατείται από τον εργαζόμενο φορολογείται στον εργαζόμενο. Υποθέτουμε ότι αυτή η πληρωμή γίνεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις για ένα υπεύθυνο σχέδιο, όπως περιγράφεται παραπάνω:
- Οι φορολογητέοι $ 1.350 συμπεριλαμβάνονται στο Πλαίσιο 1 του W-2 (και στις θέσεις 3, 5 και 16, εάν φορολογούνται από το κράτος ή την πόλη).
- Ο κρατικός φόρος και ο κρατικός φόρος εισοδήματος και οι φόροι FICA πρέπει να υπολογίζονται για τους φορολογούμενους $ 1.350 και να συμπεριλαμβάνονται στα αντίστοιχα πλαίσια του W-2.
- Πρέπει να συμπεριλάβετε το ποσό 3.660 δολάρια (το ποσό ίσο με το τεκμηριωμένο ποσό (για παράδειγμα το μη καταβλητέο τμήμα) στο πλαίσιο 12 του εντύπου W-2 χρησιμοποιώντας τον κωδικό "L."
Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του, ανατρέξτε στη δημοσίευση του IRS 15 (Εγκύκλιος Ε).
Δίνοντας επιπλέον χρήματα σε εργαζόμενους για τη μετακίνηση εξόδων
Ορισμένες επιχειρήσεις δίνουν στους υπαλλήλους ένα καθορισμένο ποσό για τη μετακίνηση των εξόδων, ανάλογα με τον τύπο κίνησης και την απόσταση. Η πληρωμή μπορεί να εξακολουθεί να εκπίπτει στην επιχείρησή σας ως επιχειρηματικό έξοδο.
Εάν θέλετε να δώσετε στους εργαζόμενους χρήματα για τη μετακίνηση των εξόδων και αφήστε τον εργαζόμενο να αποφασίσει πώς θα δαπανηθούν αυτά τα χρήματα, έχετε ένα μη υπεύθυνο σχέδιο, σύμφωνα με τους κανονισμούς του IRS. Στην περίπτωση αυτή, όπως προαναφέρθηκε, αν δεν θέλετε ο υπάλληλος να πρέπει να αποδείξει τα έσοδα, όλη η πληρωμή φορολογείται στον εργαζόμενο ως παροχή. Επιπλέον, ο ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος και ο φόρος FICA πρέπει να παρακρατηθούν για την πληρωμή.
Σε αυτήν την περίπτωση, ίσως θελήσετε να προσθέσετε επιπλέον ποσό στην πληρωμή για να βοηθήσετε τον υπάλληλο με τους πρόσθετους φόρους που πρέπει να καταβληθούν. Αυτό ονομάζεται "αποζημίωση" μια επιταγή, και γίνεται για να δώσει στον εργαζόμενο το ακριβές ποσό της πληρωμής, μετά από φόρους.
Για παράδειγμα, αν πληρώσετε έναν υπάλληλο $ 2.000 σε έξοδα μετακίνησης, μπορείτε να κάνετε έναν υπολογισμό ακαθάριστου κέρδους για να δώσετε περισσότερα από $ 2.000 για να καλύψετε τους επιπλέον φόρους. Το λογισμικό Patriot έχει μια αριθμητική αριθμομηχανή που μπορεί να σας βοηθήσει με αυτό.
Οι μετακινήσεις των εργαζομένων είναι εκπτώσιμες
Η πληρωμή των εξόδων κίνησης των εργαζομένων αποτελεί εκπεστέο επιχειρηματικό έξοδο για την επιχείρησή σας. Οι μειώσεις των μισθών των υπαλλήλων για τη μετακίνηση των δαπανών πρέπει να περιορίζονται σε εκείνες τις οποίες ο εργαζόμενος θα μπορούσε να εκπέσει με δική του φορολογική δήλωση. Αυτό σημαίνει μόνο το κόστος μετακίνησης των οικιακών αγαθών και των εξόδων ταξιδίου στη νέα θέση για τον εργαζόμενο και την οικογένειά του.
Ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με το Σχέδιο Αποζημίωσης Μετακίνησης Εξόδων
Όπως συμβαίνει με κάθε άλλο επίδομα εργαζομένων, όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να αντιμετωπίζονται με τον ίδιο τρόπο. Μπορείτε να ορίσετε κριτήρια για την απόκτηση του σχεδίου βάσει του τύπου των εργαζομένων (π.χ. μισθωτός έναντι ωριαίας), αλλά δεν μπορείτε να δώσετε σε έναν υπάλληλο στην ίδια ταξινόμηση περισσότερο από αυτό το όφελος από ένα άλλο.
Είναι πάντα μια καλή ιδέα να τοποθετήσετε αυτό το είδος οφέλους γραπτώς και να το συμπεριλάβετε στις επικοινωνίες σας με τους υπαλλήλους. Το εγχειρίδιο των εργαζομένων σας ή το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών είναι ένα καλό μέρος για να περιγράψετε το σχέδιο. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τις φορολογικές επιπτώσεις αυτού του οφέλους.
Βοηθώντας τους υπαλλήλους με τις μετακινήσεις εξόδων τους
Αν δεν είστε εξειδικευμένος φορολογικός συντάκτης , η παροχή φορολογικών συμβουλών στους εργαζομένους σχετικά με τις εκπτώσεις φόρου εισοδήματος δεν είναι καλό πράγμα. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους σας να λαμβάνουν επαγγελματικές φορολογικές συμβουλές ή να χρησιμοποιούν επαγγελματικό λογισμικό φορολογίας . Εδώ είναι μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους να κατανοήσουν αυτό το όφελος των μετακινήσεων και πώς θα επηρεάσουν τους φόρους τους:
- Δώστε στους εργαζομένους ένα πακέτο μετεγκατάστασης εργασίας το οποίο εξηγεί πώς και πότε θα μεταφέρονται τα έξοδα από την εταιρεία σας.
- Δώστε στους υπαλλήλους την ευκαιρία να αλλάξουν την παρακράτησή τους (στο έντυπο W-4 ) για να λάβουν υπόψη την αρχική πληρωμή επιστροφής χρημάτων.