Το έντυπο I-9 είναι επίσης η βάση για περαιτέρω επαλήθευση από τον εργοδότη, χρησιμοποιώντας το σύστημα E-Verify .
Πριν ξεκινήσετε την ολοκλήρωση του εντύπου I-9
Έχετε στο χέρι αντίγραφα του εντύπου I-9 πριν αρχίσετε να προσλαμβάνετε τον πρώτο υπάλληλό σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε την πιο πρόσφατη έκδοση της φόρμας I-9. Η τρέχουσα μορφή, με ημερομηνία λήξης 31/3/2016, πρέπει να χρησιμοποιείται από τους εργοδότες για να επαληθεύσει την απασχόληση μετά τις 7 Μαΐου 2013.
Αντίγραφα του εντύπου I-9 (μορφή PDF) διατίθενται από τον ιστότοπο Υπηρεσιών Τελωνείων και Μετανάστευσης των ΗΠΑ (USCIS). Αυτή η φόρμα μπορεί να συμπληρωθεί στο διαδίκτυο και στη συνέχεια να εκτυπωθεί για υπογραφές.
Το έντυπο I-9 πρέπει να ολοκληρωθεί κατά τη στιγμή της μίσθωσης και εσείς (ο εργοδότης) πρέπει να τηρείτε όλα τα έντυπα I-9 για όλους τους υπαλλήλους. Αν το έντυπο συμπληρωθεί εντελώς και έχετε αποδεχθεί έγγραφα που παρουσιάζονται από τον υπάλληλο, μπορείτε να πυροβολήσετε τον εργαζόμενο αν διαπιστώσετε ότι ο υπάλληλος παρέπεμψε εσφαλμένα την κατάθεσή του ή εάν τα έντυπα που υποβλήθηκαν από τον υπάλληλο διαπιστώθηκε ότι δεν είναι έγκυρα .
Ολοκλήρωση του Τμήματος 1 - Πληροφορίες και βεβαίωση υπαλλήλων
Το τμήμα 1 συμπληρώνεται από τον υπάλληλο. Ο υπάλληλος πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, το πατρικό όνομα, τη διεύθυνση και την ημερομηνία γέννησης. Ο υπάλληλος θα πρέπει να περιλαμβάνει τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, αλλά ο αριθμός αυτός είναι προαιρετικός εκτός εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το σύστημα E-Verify.
Ο υπάλληλος τότε βεβαιώνει το καθεστώς του - ένα από τα ακόλουθα:
πολίτης των Ηνωμένων Πολιτειών
μη υπήκοος των Ηνωμένων Πολιτειών
Νόμιμος μόνιμος κάτοικος (συμπεριλαμβανομένου του αλλοδαπού #)
Αλλοδαπός εξουσιοδοτημένος να εργάζεται (συμπεριλαμβανομένου του αλλοδαπού # ή της εισδοχής #) μέχρι (συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας λήξης, εάν ισχύει)
Κάποιος μπορεί να βοηθήσει τον υπάλληλο για την ολοκλήρωση του Τμήματος 1 του Εντύπου I-9. Το τμήμα πιστοποίησης Preparer ή / και Translator Certification πρέπει να συμπληρωθεί από τον βοηθό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εκτυπώσει το όνομα και τη διεύθυνση του βοηθού.
Ολοκλήρωση της ενότητας 2: Ανασκόπηση και επαλήθευση εργοδότη
Το τμήμα 2 συμπληρώνεται από τον εργοδότη. Πρέπει να ελέγξετε τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για να επαληθεύσετε τόσο την ταυτότητα όσο και την επαγγελματική επιλεξιμότητα του εργαζομένου. Σημειώστε ότι τα έγγραφα της λίστας Α, όπως ένα αμερικανικό διαβατήριο, επαληθεύουν ταυτόχρονα την ταυτότητα και την εργασιακή επιλεξιμότητα. Τα έγγραφα στον κατάλογο Β επαληθεύουν την ταυτότητα και τα έγγραφα στον κατάλογο Γ επαληθεύουν την επιλεξιμότητα εργασίας. Πρέπει να έχετε ένα έγγραφο από ΚΑΘΕ από τη λίστα B και τη λίστα C αν δεν έχετε ένα έγγραφο από τη λίστα Α.
Αποδεκτά έγγραφα
Στο έντυπο I-9 περιλαμβάνεται κατάλογος αποδεκτών εγγράφων . Μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με αποδεκτά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των παραδειγμάτων εγγράφων, στο εγχειρίδιο USCIS για τους εργοδότες.
Μια σημείωση σχετικά με τις κάρτες κοινωνικής ασφάλισης: Δεν μπορείτε να δεχτείτε μια πλαστικοποιημένη κάρτα κοινωνικής ασφάλισης ή μια κάρτα κοινωνικής ασφάλισης που δηλώνει ότι "δεν ισχύει για λόγους απασχόλησης". Οι εκτυπώσεις από τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης που δείχνουν πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης για έναν υπάλληλο δεν είναι αποδεκτές αντικαταστάσεις για μια Κάρτα Κοινωνικής Ασφάλισης.
Τα έγγραφα που υποβάλλονται σε εσάς για επαλήθευση πρέπει να συμφωνούν με την κατάσταση επιλεξιμότητας που πιστοποιείται από τον υπάλληλο. Αν τα έγγραφα που σας παρουσιάζονται δεν συμφωνούν με την κατάσταση που πιστοποιείται από τον εργαζόμενο, δεν μπορείτε να τα δεχτείτε. Για παράδειγμα, εάν ένας υπάλληλος βεβαιώσει ότι είναι πολίτης των ΗΠΑ, αλλά σας δείχνει μια «πράσινη κάρτα», δεν μπορείτε να αποδεχτείτε το έγγραφο.
Ημερομηνίες λήξης των εγγράφων
Ορισμένα έγγραφα, όπως ένα διαβατήριο ή άδεια εργασίας, έχουν ημερομηνίες λήξης. Τα έγγραφα που έχουν λήξει δεν είναι αποδεκτά για επαλήθευση. Εάν ένα έγγραφο λήξει στο μέλλον, θα πρέπει να το δεχτείτε, αλλά σημειώστε την ημερομηνία λήξης στο σύστημα φύλαξης αρχείων των υπαλλήλων σας. Εάν ένα έγγραφο λήξει και ο υπάλληλος δεν προσκομίσει νέο έγγραφο που να δείχνει μια μελλοντική ημερομηνία λήξης, ο εν λόγω υπάλληλος δεν μπορεί πλέον να εργαστεί στις ΗΠΑ. Εάν η εταιρεία σας επιθεωρηθεί, ενδέχεται να σας επιβληθούν πρόστιμα και κυρώσεις για τη συνέχιση της απασχόλησής του .
Μόνο πρωτότυπα έγγραφα
Όλα τα έγγραφα που υποβάλλονται πρέπει να είναι πρωτότυπα. Φωτοτυπίες δεν είναι αποδεκτές. Εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με το αν ένα έγγραφο είναι αντίγραφο, αναζητήστε σφραγίδα ή σφραγίδα από κυβερνητική υπηρεσία των ΗΠΑ ή από κρατική, νομαρχιακή ή δημοτική οντότητα.
Αν ένα έγγραφο έχει διαφορετικό όνομα από το όνομα που δίνεται από τον υπάλληλο στο I-9, υποβάλτε ερωτήσεις. Ελαφρές διαφορές ορθογραφίας των ονομάτων είναι αποδεκτές εφόσον το έγγραφο φαίνεται να είναι γνήσιο και σχετίζεται με το άτομο.
Αφού ελέγξετε τα έγγραφα και κάνετε εύλογο προσδιορισμό ότι είναι και τα δύο (α) γνήσια (όχι αντίγραφα ή αμφισβητήσιμα με άλλο τρόπο) και (β) αφορούν τον υπάλληλο που ονομάζεται, πρέπει να βεβαιώσετε με ποινή ψευδορκίας ότι από όσα γνωρίζετε , ο εργαζόμενος είναι εξουσιοδοτημένος να εργάζεται στις ΗΠΑ Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που ο υπάλληλος άρχισε να εργάζεται για την εταιρεία σας. Σημειώστε, ημερομηνία, εκτυπώστε το όνομα και τον τίτλο σας και συμπεριλάβετε τη διεύθυνση της εταιρείας.
Ενότητα 3 Ενημέρωση και επανεξέταση
Η ενότητα 3 χρησιμοποιείται για την ενημέρωση πληροφοριών σχετικά με έγγραφα που έχουν λήξει και επιτρέπει την προσθήκη νέας ημερομηνίας λήξης εγγράφου στη φόρμα.
Κρατώντας αντίγραφα των εγγράφων
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί το σύστημα E-Verify, κρατήστε φωτοαντίγραφα όλων των εγγράφων. Αν δεν χρησιμοποιείτε το E-Verify, δεν χρειάζεται να φυλάσσετε αντίγραφα των εγγράφων. Εάν κρατάτε αντίγραφα, κάντε αυτό για ΟΛΟΥΣ τους υπαλλήλους.
Μετά την ολοκλήρωση της φόρμας I-9 - Τι να κάνετε
Εσείς ως εργοδότης πρέπει να φυλάσσετε αντίγραφο συμπληρωμένου εντύπου I-9 για όλους τους υπαλλήλους. Δεν χρειάζεται να υποβάλετε αυτό το έγγραφο σε κυβερνητική υπηρεσία των ΗΠΑ.
Οι λεπτομέρειες αυτού του άρθρου παρέχονται για να σας βοηθήσουν ως εργοδότη στην κατανόηση των απαιτήσεων της συμπλήρωσης του εντύπου I-9. Δεν προορίζονται να συμπεριληφθούν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει ολόκληρο το έγγραφο I-9 για να βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώνετε αυτό το έγγραφο πλήρως και σωστά.
Διόρθωση λαθών
Τα σωστά σφάλματα στη φόρμα I-9 στο ίδιο πράγμα ήταν όπως θα κάνατε και σε άλλα σημαντικά έγγραφα. Μην χρησιμοποιήσετε το whiteout ή προσπαθήστε να διαγράψετε το λάθος. Η συνήθης διαδικασία για τη διόρθωση λαθών σε σημαντικά έγγραφα είναι:
- Γραμμή μέσω εσφαλμένων πληροφοριών (βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες μπορούν ακόμα να διαβαστούν)
- Κάνε την αλλαγή
- Ημερομηνία και έναρξη της αλλαγής.
Συμβουλές για τη συμπλήρωση της φόρμας I-9
- Εσείς, ως εργοδότης, μπορείτε να ορίσετε έναν υπάλληλο ή κάποιον άλλο για να συμπληρώσετε τα στοιχεία του εργοδότη του εντύπου I-9. Αλλά, λέει το INS, "αν κάποιος άλλος συμπληρώσει το έντυπο I-9 για λογαριασμό σου, αυτός ή αυτή πρέπει να φέρει πλήρη I-9 ευθύνες."
Ένας υπάλληλος μπορεί να λάβει βοήθεια συμπληρώνοντας την ενότητα 1. Βεβαιωθείτε ότι ο βοηθός ολοκληρώνει το μπλοκ "Προετοιμασία και / ή μετάφραση Πιστοποίησης" και έχει υπογράψει υπάλληλο. Περισσότερες πληροφορίες - απαντήσεις σε ερωτήσεις σχετικά με τη φόρμα I-9
Δείτε αυτό το άρθρο με απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τη φόρμα I-9 και την επαλήθευση της επιλεξιμότητας για την απασχόληση- Απαιτείται να προστατεύσετε τα προσωπικά στοιχεία που παρέχονται από τους υπαλλήλους στο έντυπο I-9 και στα δικαιολογητικά έγγραφα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες μόνο για σκοπούς I-9 και φυλάξτε τα έγγραφα σε ασφαλή και ασφαλή τοποθεσία, όπως ένα κλειδωμένο περίβλημα αρχείου στο οποίο έχουν μόνο λίγα αξιόπιστα άτομα.
- Ορισμένες κρατικές υπηρεσίες απασχόλησης των ΗΠΑ μπορούν να επαληθεύσουν την επιλεξιμότητα της απασχόλησης και να πιστοποιήσουν τους υπαλλήλους που σας αποστείλουν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει και φυλάσσετε αντίγραφο της πιστοποίησης από την πολιτεία σας σε αυτή την περίπτωση.