Υπολογισμός της παρακράτησης του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος, Φόρος FICA και περισσότεροι
Σκέφτεστε να κάνετε τη δική σας επεξεργασία μισθοδοσίας ; Ο υπολογισμός της παρακράτησης και των εκπτώσεων για τους μισθούς των εργαζομένων δεν είναι δύσκολο αν ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται εδώ.
Ο στόχος σας σε αυτή τη διαδικασία είναι να πάρετε από το ακαθάριστο ποσό αμοιβής (η ακαθάριστη αμοιβή είναι το πραγματικό ποσό που οφείλετε ο εργαζόμενος) στην καθαρή αμοιβή (το ποσό του μισθού του υπαλλήλου). Αφού υπολογίσετε την ακαθάριστη αμοιβή για την περίοδο αμοιβής, θα πρέπει στη συνέχεια να αφαιρέσετε ή να παρακρατήσετε τα ποσά για την παρακράτηση φόρου ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος, τον φόρο FICA (Κοινωνική ασφάλιση / Medicare) , τον κρατικό και τοπικό φόρο εισοδήματος και άλλες εκπτώσεις.
UPDATE: Ο νέος φορολογικός νόμος επηρεάζει τους υπολογισμούς παρακράτησης
Ο νόμος περί φορολογικών περικοπών και απασχόλησης, που υπογράφηκε από τον Πρόεδρο Trump στις 22 Δεκεμβρίου 2017, άλλαξε τους φορολογικούς συντελεστές για πολλούς Αμερικανούς. Αυτές οι μεταβολές των επιτοκίων σημαίνουν αλλαγές στους πίνακες παρακράτησης και μπορεί να απαιτούν νέες φόρμες W-4 για πολλούς υπαλλήλους. Το IRS δημοσίευσε ενημερωμένους πίνακες φόρων και ενθαρρύνει τους εργοδότες να εφαρμόσουν τις απαραίτητες αλλαγές το συντομότερο δυνατόν, αλλά όχι αργότερα από τις 15 Φεβρουαρίου 2018.
Οι λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι αλλαγές αυτές επηρεάζουν τις διαδικασίες μισθοδοσίας σας περιγράφονται σε αυτό το άρθρο.
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των εκπτώσεων και της παρακράτησης;
Η παρακράτηση είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για ομοσπονδιακούς ή κρατικούς φόρους, όπως ο φόρος εισοδήματος και οι φόροι FICA που λαμβάνονται από την αμοιβή των εργαζομένων. Οι εκπτώσεις είναι για άλλα ποσά τα οποία μπορούν να ληφθούν από το μισθό ενός μισθωτού, όπως συνταξιοδοτικές παροχές, έξοδα ιατροφαρμακευτικής περίθαλψης ή ειδικά κεφάλαια και δωρεές.
Χρησιμοποιήστε το ακαθάριστο ποσό αμοιβής για όλους τους υπολογισμούς
Η ακαθάριστη αμοιβή είναι το ποσό της μισθοδοσίας του μισθωτού για την περίοδο μισθοδοσίας. Όταν υπολογίζετε τα ποσά της παρακράτησης και των εκπτώσεων, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το ποσό ακαθάριστης αμοιβής του εργαζομένου για κάθε υπολογισμό. Οι υπολογισμοί δεν είναι προοδευτικοί, ενώ για τους υπολογισμούς χρησιμοποιούνται λιγότερα και λιγότερα ποσά. Δείτε το λεπτομερές παράδειγμα υπολογισμού παρακάτω για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς λειτουργεί αυτό.
Η μόνη εξαίρεση στον κανόνα αυτό είναι όταν υπολογίζετε την ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ποσοστού (εξηγείται παρακάτω).
01 - Βήμα πρώτο: Πάρτε ένα έντυπο W-4 από κάθε υπάλληλο
Το IRS απαιτεί όλοι οι εργαζόμενοι στις ΗΠΑ να υπογράψουν το IRS Form W-4 σε μίσθωση. Αυτό το έντυπο περιλαμβάνει σημαντικές πληροφορίες που θα χρειαστεί να πληρώσετε ο εργαζόμενος και να βεβαιωθείτε ότι το εισόδημα και η παρακράτηση υπολογίζονται σωστά στην αμοιβή του εργαζομένου.
Εκτός από το όνομα και τη διεύθυνση του υπαλλήλου, οι πιο σημαντικές πληροφορίες είναι:
- Ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης του υπαλλήλου
- Η οικογενειακή κατάσταση του εργαζόμενου,
- Ο αριθμός των δικαιωμάτων που ζητεί ο εργαζόμενος και
- Κάθε πρόσθετο ποσό που ο εργαζόμενος θέλει να έχει πάρει από κάθε αμοιβή.
Η οικογενειακή κατάσταση, τα επιδόματα και τα πρόσθετα ποσά θα χρειαστούν για τον υπολογισμό της παρακράτησης στο Βήμα Τέταρτο.
02 - Βήμα δεύτερο: Υπολογίστε την ακαθάριστη αμοιβή
Οι μισθοί των εργαζομένων αρχίζουν ως ακαθάριστες αποδοχές. Η ακαθάριστη αμοιβή είναι το συνολικό ποσό της αμοιβής. Για τους μισθωτούς, πρόκειται για ετήσιο ποσό διαιρούμενο με τον αριθμό των περιόδων πληρωμής. Για τους ωρομίσθιους υπαλλήλους, είναι ο αριθμός των ωρών που εργάστηκαν φορές το ποσοστό (συμπεριλαμβανομένων των υπερωριών.
Εάν δεν είστε σίγουροι για το είδος των εργαζομένων που έχετε, διαβάστε αυτό το άρθρο σχετικά με τη διαφορά μεταξύ μισθωτών και ωριαίων εργαζομένων.
Παρακάτω παρατίθενται παραδείγματα για το πώς υπολογίζεται η ακαθάριστη αμοιβή τόσο για τους μισθωτούς όσο και για τους ωρομίσθιους μισθωτούς, εφόσον δεν περιλαμβάνεται υπερωρία για την περίοδο αυτή:
Ένας μισθωτός υπάλληλος καταβάλλεται ετήσιο μισθό. Ας πούμε ότι ο ετήσιος μισθός είναι $ 30.000. Αυτός ο ετήσιος μισθός διαιρείται με τον αριθμό των περιόδων αποδοχών του έτους για να ληφθεί η ακαθάριστη αμοιβή για μία περίοδο μισθοδοσίας. Αν πληρώνετε μισθωτούς μισθούς δύο φορές το μήνα, υπάρχουν 24 περίοδοι πληρωμής κατά τη διάρκεια του έτους και η ακαθάριστη αμοιβή για μία περίοδο πληρωμής είναι $ 1250 (30.000 δολάρια διαιρούμενο με 24).
Ένας ωρομίσθιος καταβάλλεται με ωριαία τιμή για την περίοδο πληρωμής. Εάν η ωριαία αμοιβή ενός υπαλλήλου είναι 12 δολάρια και εργάστηκε 38 ώρες στην περίοδο πληρωμής, η ακαθάριστη αμοιβή για εκείνο το paycheck είναι $ 456,00 ($ 12 x 38).
Αλλά δεν έχετε κάνει με ακαθάριστες αμοιβές ακόμα αν πληρώνονται υπερωρίες. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να υπολογίσετε τις υπερωρίες για τους ωρομίσθιους εργαζόμενους και ορισμένους μισθωτούς εργαζόμενους. Η υπερωριακή αμοιβή πρέπει να προστεθεί στην κανονική αμοιβή για να πάρει ακαθάριστες αποδοχές
03 - Βήμα τρίτο: Υπολογίστε τις υπερωρίες
Όλοι οι ωρομίσθιοι δικαιούνται υπερωρίες εάν εργάζονται πάνω από 40 ώρες σε μια εβδομάδα. Ορισμένοι μισθωτοί υπάλληλοι εξαιρούνται από τις υπερωρίες, ανάλογα με το ύψος των αποδοχών τους. Οι χαμηλότεροι μισθωτοί πρέπει να λαμβάνουν υπερωρίες εάν ο μισθός τους ισούται με 455 δολάρια την εβδομάδα (23.660 δολάρια ετησίως), ακόμη και αν έχουν χαρακτηριστεί ως απαλλασσόμενες.
Ο ομοσπονδιακός εργατικός νόμος απαιτεί την ελάχιστη απαιτούμενη υπερωριακή απασχόληση ενός και ενάμισι φορές την ωριαία αμοιβή για όλες τις ώρες άνω των 40 εβδομάδων. Μπορείτε να πληρώσετε περισσότερα από αυτά που απαιτούνται υπερωρίες, αλλά για τους σκοπούς μας εδώ θα χρησιμοποιήσουμε το απαιτούμενο ποσό. Ορισμένα κράτη έχουν επίσης νόμους υπερωριών που απαιτούν την πληρωμή των υπερωριών σε υψηλότερα ποσοστά. Ελέγξτε το κρατικό τμήμα εργασίας σας για λεπτομέρειες.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τρόπου υπολογισμού των υπερωριών:
Το Sandy λειτουργεί 43 ώρες την εβδομάδα. Έχει δικαίωμα υπερωριών για 3 ώρες σε 1,5 φορές το ωρομίσθιο. Εάν η ωριαία της τιμή είναι $ 12, λαμβάνει υπερωρίες με επιτόκιο $ 18 για 3 ώρες, συνολικά $ 54 υπερωρίες. Αυτές οι υπερωρίες προστίθενται στην κανονική ωριαία αμοιβή των $ 480 (40 ώρες x $ 12), για συνολικά $ 534. Αυτή είναι η ακαθάριστη αμοιβή της για την περίοδο πληρωμής.
Αυτά τα άρθρα σχετικά με τις υπερωρίες μπορεί να σας βοηθήσουν να λύσετε το θέμα της υπερωριακής αμοιβής:
Ωριαίοι υπάλληλοι και υπερωρίες
Εξαίρεση έναντι μη απαλλασσομένων υπαλλήλων: Κανόνες υπερωριών
04 - Βήμα τέταρτο: Υπολογισμός του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος (FIT)
Για να υπολογίσετε την παρακράτηση του Ομοσπονδιακού Φόρου Εισοδήματος θα χρειαστεί:
- Η ακαθάριστη αμοιβή του υπαλλήλου για την περίοδο αμοιβής
- Το έντυπο W-4 του υπαλλήλου, και
- Αντίγραφο των φορολογικών πινάκων από το IRS στην έκδοση 15: Φορολογικός οδηγός εργοδότη ). Βεβαιωθείτε ότι έχετε τον πίνακα για το σωστό έτος. Ο πίνακας άλλαξε την 1η Ιανουαρίου 2018, οπότε θα χρειαστείτε τον πίνακα 2018.
Πηγαίνετε στη σελίδα της δημοσίευσης 15 που λέει: "Ποσοστά Πίνακες μεθόδων για την παρακράτηση φόρου εισοδήματος"
Αναζητήστε τον πίνακα που ταιριάζει με:
- Οικογενειακή κατάσταση. Ενιαία (συμπεριλαμβανομένης της κατάστασης του νοικοκυριού) βρίσκεται στα αριστερά και ο γάμος είναι στα δεξιά.
- Τύπος περιόδου πληρωμής. Αυτό κυμαίνεται από εβδομαδιαία έως ετήσια (δηλαδή το άτομο πληρώνεται μία φορά το χρόνο). Η δί εβδομάδα κάθε δεύτερη εβδομάδα (κάθε άλλη Παρασκευή, για παράδειγμα) και ημιετήσια θα είναι δύο φορές το μήνα (1ος και 15ος, για παράδειγμα).
- Στη συνέχεια, βρείτε την ακαθάριστη αμοιβή του ατόμου σε αυτό το τραπέζι.
Ας πούμε ότι εξετάζετε την εβδομαδιαία περίοδο μισθοδοσίας ενός παντρεμένου ατόμου.
Κοιτάξτε προς τα κάτω την αριστερή πλευρά για να βρείτε το ποσό της εβδομαδιαίας ακαθάριστης αμοιβής για αυτό το άτομο. Ας πούμε ότι είναι $ 1500. Βρείτε $ 1500 στο "Over ... But not over" λίστα. Τα $ 1500 είναι πάνω από $ 525 αλλά όχι πάνω από $ 1626.
Θα δείτε αυτή τη γραμμή:
Το ποσό του φόρου εισοδήματος που παρακρατείται είναι:
Υπερβολικά - αλλά όχι υπερβολικά -
$ 525 $ 1626 $ 35.90 συν 15% - $ 525
Υπάρχουν πολλά βήματα για αυτό το επόμενο μέρος.
1. Βγάλτε 35,90 δολάρια από τη στήλη "Ποσό Φόρου προς Απόκρυψη".
2. Στη συνέχεια, θα πρέπει να βρείτε την πλεονάζουσα αμοιβή του υπαλλήλου σας από τον αριθμό στη στήλη "over over". Αφαιρέστε $ 525 από $ 1500; που σας δίνει $ 475.
3. Πολλαπλές $ 475 από το 15% στην τρίτη στήλη. Αυτό σας δίνει $ 146.25.
4. Προσθέστε τα $ 146.25 στα $ 35.90 στα $ 182.15. Αυτό είναι το ποσό που απορρίπτετε από την αμοιβή του ατόμου για τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος.
Το IRS διαθέτει μια αριθμομηχανή παρακράτησης για να διευκολύνει αυτή τη διαδικασία αν έχετε πολλούς υπαλλήλους.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να υπολογίσετε τους φόρους FICA.
05 - Βήμα πέντε: Υπολογίστε τις παροχές κοινωνικής ασφάλισης και Medicare
Πρέπει να αφαιρέσετε τους φόρους FICA (Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare) από τις επιταγές μισθοδοσίας των εργαζομένων . Ο υπολογισμός αυτών των εκπτώσεων είναι αρκετά απλός. Το ποσό του φόρου FICA είναι 15,3% του ακαθάριστου μισθού του εργαζομένου.
Το ήμισυ του συνόλου (7,65%) παρακρατείται από το μισθό του μισθωτού και το μισό καταβάλλεται από τον εργοδότη.
Για τον παραπάνω υπάλληλο, με $ 1500 σε εβδομαδιαία αμοιβή, ο υπολογισμός είναι $ 1500 x 7.65% (.0765) για συνολικά $ 114.75.
Προσέξτε να μην αφαιρείτε υπερβολικά μεγάλο φόρο κοινωνικής ασφάλισης από υπαλλήλους υψηλού εισοδήματος, δεδομένου ότι η κοινωνική ασφάλιση καλύπτεται κάθε χρόνο, με το ανώτατο ποσό να καθορίζεται από τη διοίκηση κοινωνικής ασφάλισης.
Θα χρειαστεί επίσης να εξετάσετε την πρόσθετη έκπτωση του Medicare από τους υπαλλήλους με υψηλότερα εισοδήματα, ο οποίος αρχίζει όταν ο εργαζόμενος φτάσει σε συγκεκριμένο ποσό πληρωμής για το έτος. Ο επιπρόσθετος φόρος είναι 0,9% της ακαθάριστης αμοιβής και ξεκινά από 200.000 δολάρια, βάσει της κατάστασης W-4 του υπαλλήλου. Κανένας επιπλέον φόρος δεν οφείλεται από τον εργοδότη.
06 - Βήμα έξι: Κρατήσεις κρατικών φόρων εισοδήματος
Τα περισσότερα κράτη επιβάλλουν φόρους εισοδήματος στους μισθούς και τους μισθούς των εργαζομένων. Θα χρειαστεί να κάνετε κάποια έρευνα για να καθορίσετε τα ποσά αυτών των εκπτώσεων και πώς να τα στείλετε στην αρμόδια κρατική / τοπική αρχή φορολόγησης. Οι ευθύνες σας ως εργοδότης για την αφαίρεση, την πληρωμή και την αναφορά αυτών των φόρων συζητούνται σε αυτό το άρθρο.
Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε πάλι ακαθάριστες αμοιβές για την έκπτωση του κρατικού φόρου εισοδήματος.
Πίσω σε όλους τους φόρους μισθοδοσίας
07 - Βήμα επτά: Πάρτε άλλες εκπτώσεις
Δεν είστε ακόμα τελειωμένος ακόμα με παρακρατήσεις. Ακολουθούν κάποιες άλλες πιθανές μειώσεις από την αμοιβή των υπαλλήλων που μπορεί να χρειαστεί να υπολογίσετε:
- Μειώσεις για συνεισφορές των εργαζομένων στην κάλυψη του σχεδίου υγείας
- Μειώσεις για εισφορές 401 (k) ή άλλες συνταξιοδοτικές παροχές
- Μειώσεις για εισφορές σε κεφάλαια εσωτερικής εταιρείας ή φιλανθρωπικές δωρεές.
Θυμηθείτε, όλες οι μειώσεις βασίζονται στην ακαθάριστη αμοιβή.
08 - Τέλος, ένα παράδειγμα του τρόπου εμφάνισης του μισθού του μισθωτού
Στην περίπτωση του παραπάνω υπαλλήλου, το εβδομαδιαίο μισθό θα μοιάζει με αυτό:
Ακαθάριστο Αμοιβό FIT Παρακράτηση FICA Παρακράτηση άλλων Αποδοχών Καθαρή αμοιβή
$ 1500.00 $ 182.15 $ 146.25 $ 0 $ 1171.60
09 - Χρήση των πινάκων μεθόδων ποσοστού για τον υπολογισμό της ομοσπονδιακής παρακράτησης φόρου εισοδήματος
Η ποσοστιαία μέθοδος υπολογισμού της παρακράτησης είναι μια εναλλακτική μέθοδος υπολογισμού. Ο υπολογισμός αυτός δεν βασίζεται στην ακαθάριστη αμοιβή αλλά στον καθαρό μισθό μετά την αφαίρεση των συνολικών δικαιωμάτων παρακράτησης. Για το 2018, το IRS δημοσίευσε λεπτομέρειες σχετικά με την Ανακοίνωση 1036 που εξηγεί πώς λειτουργεί η μέθοδος ποσοστού.
Καταρχάς, αφαιρείτε τον συνολικό αριθμό δικαιωμάτων (στη γραμμή 5 του εντύπου) από την ακαθάριστη αμοιβή για τη σωστή περίοδο μισθοδοσίας. Εάν ένας εργαζόμενος έχει δύο επιδόματα και καταβάλλεται εβδομαδιαίως, το σύνολο που θα εκπέσει θα είναι 159,60 δολάρια. Εάν η εβδομαδιαία αμοιβή του εργαζομένου είναι 650,00 δολάρια, το ποσό που χρησιμοποιήθηκε για τον υπολογισμό θα είναι $ 650 μείον 159,60 δολάρια ή 490,40 δολάρια. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τον πίνακα στην Ανακοίνωση 1036 για να υπολογίσετε την παρακράτηση με τον ίδιο τρόπο όπως στο Βήμα Τέταρτο.
10 - Και μην ξεχάσετε να πληρώσετε τους φόρους μισθοδοσίας σας
Πρέπει να κάνετε καταθέσεις στο IRS των παρακρατηθέντων φόρων από την αμοιβή των εργαζομένων για τους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος και τους φόρους FICA και τα ποσά που οφείλετε ως εργοδότη. Συγκεκριμένα, μετά από κάθε μισθοδοσία, πρέπει
- Καταβάλλετε τον ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος που παρακρατείται από όλους τους υπαλλήλους
- Πληρώστε τον φόρο FICA που παρακρατείται από όλους τους υπαλλήλους και
- Πληρώστε το ήμισυ του φόρου FICA για όλους τους υπαλλήλους.
Ανάλογα με το μέγεθος της μισθοδοσίας σας, πρέπει να κάνετε καταθέσεις μηνιαία ή ημι-εβδομαδιαία.
Πρέπει επίσης να υποβάλετε μια τριμηνιαία αναφορά στο Έντυπο 941 που να δείχνει τα ποσά που οφείλετε και πόσα έχετε πληρώσει.