Συμβουλές για τον προγραμματισμό του προγράμματος εργασίας σας για τα μέγιστα αποτελέσματα
Ακολουθούν προτάσεις για τον τρόπο οργάνωσης της ημέρας, έτσι ώστε να μην σπαταλάτε χρόνο και η επιχείρηση του σπιτιού σας κερδίζει χρήματα.
Γνωρίστε τις ώρες αιχμής σας
Πολλά βιβλία παραγωγικότητας υποδεικνύουν ότι δεν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως το πρώτο σας έργο το πρωί. Άλλοι συνιστούν να κάνετε πρώτα τις πιο δύσκολες εργασίες σας. Αλλά η πραγματική παραγωγικότητα έρχεται όταν καταλαβαίνετε τους ώρες αιχμής της εργασίας σας και προγραμματίζετε ανάλογα τη δουλειά σας. Για ορισμένους, η επίλυση σε κατάσταση εργασίας απαιτεί χρόνο, οπότε η εκκίνηση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας εύκολος τρόπος για να ξεκινήσετε τη μέρα. Για άλλους, η ενέργειά τους αποστραγγίζεται μετά το γεύμα, οπότε είναι καλύτερα να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το απόγευμα και να εστιάσετε σε πιο σημαντικά καθήκοντα το πρωί, ενώ η ενέργεια σας είναι υψηλή.
Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στο σπίτι έχουν αρκετές ενεργειακές κορυφές και χαμηλά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Για παράδειγμα, μπορεί να ενεργοποιηθούν για να δουλέψουν νωρίς το πρωί και πάλι αργά το βράδυ. Σε αυτή την περίπτωση, το να εργάζεσαι εκείνη την εποχή και να κάνεις κάτι άλλο αργά το πρωί και νωρίς το απόγευμα είναι το ιδανικό χρονοδιάγραμμα.
Προτεραιότητα στις εργασίες σας
Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της λειτουργίας μιας εγχώριας επιχείρησης είναι να βεβαιωθείτε ότι εστιάζεστε στα καθήκοντα που κάνουν τα χρήματα. Έχοντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης είναι σημαντικό, αλλά όχι πιο σημαντικό από το να δουλεύεις για έναν πελάτη ή να στέλνεις το προϊόν σου. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στα καθήκοντά σας με τη σειρά των αποτελεσμάτων τους:
- Κάνει χρήματα τώρα: Να κάνει δουλειά ή να τιμολογήσει έναν πελάτη
- Κερδίζει χρήματα στο εγγύς μέλλον: νέα έργα, μάρκετινγκ, εξυπηρέτηση πελατών
- Κάνει χρήματα στο απώτατο μέλλον: Έργα που χρειάζονται χρόνο για να συγκεντρωθούν, δικτύωση
- Διαχείριση της επιχείρησης: Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μη εμπορίας ή εξυπηρέτησης πελατών, πραγματοποίηση βιβλίων, αρχειοθέτηση κ.λπ.
Οργανώστε και προγραμματίσετε την ημέρα σας
Οι περισσότερες επιχειρήσεις στο σπίτι θα έχουν τη δυνατότητα να έχουν ένα καθορισμένο χρονοδιάγραμμα με επαναλαμβανόμενες εργασίες. Για παράδειγμα, ένας ανεξάρτητος συγγραφέας μπορεί να έχει έναν καθορισμένο χρόνο για να γράψει κάθε μέρα. Ένας εικονικός βοηθός θα έχει έναν καθορισμένο χρόνο για να διαχειριστεί τα κοινωνικά μέσα των πελατών και άλλες εργασίες. Ενώ εργάζεστε από το σπίτι σας επιτρέπει την ευελιξία, δεν είναι κακό να έχετε μια ρουτίνα για τις εργασίες που κάνετε τακτικά. Ένα πρόγραμμα δημιουργεί μια ρουτίνα και συνήθεια, οπότε δεν χρειάζεται να σκεφτείτε τι πρέπει να κάνετε. Σας βοηθά να οργανώνετε και να προγραμματίζετε τις μη κανονικές πτυχές της ημέρας σας γύρω από τις κανονικές σας δραστηριότητες.
Για να λειτουργήσει ένα χρονοδιάγραμμα, πρέπει να τηρήσετε. Έτσι, εάν διαπιστώσετε ότι είστε πολύ χρονοβόρες, ήρθε η ώρα να επιστρέψετε στην αναθεώρηση των ωρών αιχμής σας ή να σκεφθείτε να προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό για να κάνετε τις μη κερδοσκοπικές εργασίες που αποφεύγετε.
Διαχείριση Άδειων και Διακοπών
Η μεγαλύτερη πρόκληση για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που εδρεύουν στο σπίτι είναι η αντιμετώπιση περισπασμών και η διαχείριση των καθηκόντων που δεν έχουν προγραμματιστεί.
Πολύ συχνά, διακόπτεται από τηλεφωνική κλήση ή από απρόβλεπτο ζήτημα (δηλαδή ο ιστοχώρος σας κατεβαίνει), ο οποίος απορρίπτει τη συνήθη ρουτίνα σας. Ένα άλλο ζήτημα που σχετίζεται με τη διαχείριση των καθηκόντων σας έχει να κάνει με δραστηριότητες που σχετίζονται με μακροπρόθεσμα έργα, τα οποία συχνά απομακρύνονται για πιο πιεστικά καθήκοντα. Για να διαχειριστείτε καλύτερα τις δραστηριότητες για τις οποίες δεν έχετε προγραμματίσει, θέλετε να αξιολογήσετε τη σημασία τους και να το κάνετε, να το προγραμματίσετε ή να το μεταβιβάσετε.
- Κάντε το: Πρόκειται για πιεστικά ζητήματα ή κρίσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν. Η πρόκληση είναι να γνωρίζουμε αν μια εργασία είναι τόσο σημαντική που αυτόματα πηγαίνει στην κορυφή της λίστας. Οτιδήποτε μπορεί να επηρεάσει το εισόδημά σας θα πρέπει να θεωρείται σημαντικό. Έτσι, εάν ο ιστότοπός σας είναι κάτω, θέλετε να το αντιμετωπίσετε πρώτα. Εάν ένας πελάτης παραπονείται, πρέπει να το διορθώσετε γρήγορα.
- Προγραμματίστε το: Για το to-dos που εμφανίζεται ότι πρέπει να γίνει, αλλά όχι απαραίτητα ASAP, να τα επεξεργαστείτε αργότερα στο πρόγραμμά σας.
- Εκμεταλλευτείτε το : Κάθε φορά που μπορείτε να πάρετε μια εργασία από το πιάτο σας, θα έχετε περισσότερο χρόνο για να εστιάσετε στις σημαντικές εργασίες λήψης χρημάτων. Έτσι, αν εμφανιστεί ένα πρόβλημα και έχετε έναν καλό εικονικό βοηθό, δείτε αν μπορεί να αντιμετωπίσει το ζήτημα.
Όταν εργάζεστε σε ένα μακροπρόθεσμο έργο, ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε αυτές τις εργασίες στο πρόγραμμά σας είναι να:
- Καταρρίψτε το έργο στο to-dos.
- Επιλέξτε την ημερομηνία "Έγινε" όταν θέλετε να ολοκληρωθεί το έργο.
- Προγραμματίστε το to-dos από τώρα μέχρι την ημερομηνία λήξης.
- Αντιμετωπίστε τα ως "σημαντικά" καθήκοντα που δεν μπορούν να τεθούν εκτός λειτουργίας.
Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα
Υπάρχουν πολλά μεγάλα ηλεκτρονικά και εκτυπωτικά συστήματα που σας βοηθούν να οργανώσετε και να προγραμματίσετε την ημέρα σας. Το τέχνασμα είναι να βρείτε αυτό που σας δουλεύει. Τα ψηφιακά συστήματα έχουν συχνά διαδικτυακές εφαρμογές και εφαρμογές smartphone, ώστε να μπορείτε να διατηρείτε οργανωμένο ενώ βρίσκεστε μακριά από το γραφείο του σπιτιού σας. Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στο σπίτι προτιμούν ένα σύστημα εκτύπωσης και την ικανότητα να ελέγχουν φυσικά το to-dos. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ένα συνδυασμό και των δύο.
Αν δεν είστε βέβαιοι για το τι είναι το καλύτερο για εσάς, δοκιμάστε τις διάφορες επιλογές, λαμβάνοντας υπόψη τον τρόπο εργασίας σας και πόσες ενδείξεις, ενεργοποιητές ή συναγερμοί χρειάζεστε για να σας κρατήσουμε στο χρονοδιάγραμμα.
Στην ιδανική περίπτωση, θα θελήσετε να προγραμματίσετε την εβδομάδα, ίσως ακόμη και ένα μήνα. Ωστόσο, είναι σημαντικό να ελέγξετε και να προσαρμόσετε το ημερήσιο πρόγραμμά σας όπως είναι απαραίτητο.