Τι είναι η απαλλαγή από την παρακράτηση;
Η παρακράτηση είναι ένας γενικός όρος για τα ποσά που λαμβάνονται από την αμοιβή των εργαζομένων για τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους εισοδήματος και για τους φόρους FICA (Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare).
Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να μην υποχρεούνται να λαμβάνουν ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος από την αμοιβή τους εάν το εισόδημά τους είναι χαμηλότερο από ένα ορισμένο επίπεδο. Το IRS επιτρέπει στους υπαλλήλους να διεκδικήσουν απαλλαγή από την παρακράτηση σε συγκεκριμένο έτος εάν ισχύουν και οι δύο αυτές καταστάσεις:
- Κατά το προηγούμενο έτος, είχαν δικαίωμα επιστροφής του συνόλου του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος που παρακρατήθηκε επειδή δεν είχε καμία φορολογική υποχρέωση, και
- Για το τρέχον έτος, αναμένουν την επιστροφή του συνόλου του ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος που παρακρατείται επειδή αναμένουν να μην έχουν φορολογική υποχρέωση.
Ορισμένοι τύποι εργαζομένων μπορεί να απαλλάσσονται: φοιτητές, εργαζόμενοι με μερική απασχόληση, άνω των 65 ετών και τυφλοί υπάλληλοι.
Όπως βλέπετε, μια απαλλαγή παρακράτησης ισχύει μόνο για ένα έτος. Πρέπει να διεκδικείτε κάθε χρόνο και πρέπει να διεκδικηθεί μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου. Μετά τις 15 Φεβρουαρίου, δεν μπορείτε να δεχτείτε αξίωση για παραίτηση από την απαλλαγή. Ο εργαζόμενος θα πρέπει να περιμένει το επόμενο έτος για να ζητήσει την απαλλαγή.
Πώς μπορώ να ξέρω αν ένας υπάλληλος απαλλάσσεται από την παρακράτηση;
Το κύριο πράγμα που πρέπει να θυμάστε σε αυτή την περίπτωση είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε παρακράτηση μόνο με βάση την τεκμηρίωση που σας δίνει ο υπάλληλος.
Μέχρις ότου ο υπάλληλος σας δώσει τη σωστή μορφή ή έντυπα, θα πρέπει να συνεχίσετε να παρακρατείτε τους ομοσπονδιακούς, κρατικούς και τοπικούς φόρους εισοδήματος με βάση τα πιο πρόσφατα έντυπα που συμπληρώθηκαν από τον εργαζόμενο. Δεν μπορείτε να πάρετε το λόγο του υπαλλήλου σχετικά με την αξίωση εξαίρεσης.
Για να διεκδικήσει απαλλαγή από την παρακράτηση, ο εργαζόμενος πρέπει να συμπληρώσει ένα νέο έντυπο W-4 μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου κάθε έτους για να αλλάξει παρακράτηση.
Το έντυπο W-4 περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την οικογενειακή κατάσταση του εργαζομένου και τον αριθμό των απαιτούμενων δικαιωμάτων για τον υπολογισμό της παρακράτησης.
Αν ο υπάλληλος ζητήσει εξαίρεση, πρέπει να δούμε πώς θα εμφανίζεται το έντυπο W-4:
- Η γραμμή 5 - Συνολικός αριθμός δικαιωμάτων - θα είναι κενή
- Η γραμμή 6 - Πρόσθετο ποσό που θα παρακρατηθεί - θα είναι κενό
- Στη γραμμή 7 - Ο ισχυρισμός της απαλλαγής - θα εμφανιστεί η λέξη "Απαλλαγή".
Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με αξιώσεις απαλλαγής από παρακράτηση;
Η απαίτηση απαλλαγής από την παρακράτηση δεν απαλλάσσει τον εργαζόμενο από την καταβολή του μεριδίου του στους φόρους FICA, συμπεριλαμβανομένου του πρόσθετου φόρου Medicare . Όλοι οι φόροι FICA πρέπει να καταβάλλονται τόσο από εσάς ως εργοδότη όσο και από τον εργαζόμενο. Ο υπάλληλος παρακράτησης για κοινωνική ασφάλιση σταματά στο ανώτατο όριο κοινωνικής ασφάλισης , αλλά η συνεισφορά σας στην Κοινωνική Ασφάλιση ως εργοδότης συνεχίζεται για όλες τις αμοιβές.
Η απαίτηση της απαλλαγής για τους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος δεν έχει καμία σχέση με τον κρατικό φόρο εισοδήματος του εργαζομένου και την τοπική παρακράτηση φόρου. Ο εργαζόμενος θα πρέπει να ελέγξει με κρατικούς και τοπικούς φορείς φορολόγησης για να μάθει πώς λειτουργεί αυτή η απαλλαγή σε αυτές τις δικαιοδοσίες. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, μέχρι ο υπάλληλος να σας δώσει τα υπογεγραμμένα έγγραφα για την απαλλαγή από κρατικούς ή τοπικούς φόρους, πρέπει να συνεχίσετε να παρακρατείτε αυτούς τους φόρους.
Εάν ο εργαζόμενος επιθυμεί να διεκδικήσει απαλλαγή από την παρακράτηση, αλλά έχει ήδη παρακρατήσει την αμοιβή του κατά τη διάρκεια του έτους, δεν μπορείτε να του επιστρέψετε αυτά τα χρήματα. Κατά τη φορολογική περίοδο, θα ειδοποιήσετε τον εργαζόμενο για την παρακράτηση φόρου στο έντυπο W -2 για το έτος. Ο εργαζόμενος μπορεί τότε να διεκδικήσει την παρακράτηση. Για παράδειγμα, ο Carlton έρχεται σε εσάς τον Φεβρουάριο και λέει ότι θέλει να διεκδικήσει απαλλαγή από την παρακράτηση για το τρέχον έτος. Ολοκληρώνει ένα νέο έντυπο W-4, αλλά έχετε ήδη παρακρατήσει $ 276 από τις αποδοχές του τον Ιανουάριο. Θα πρέπει να περιμένει να καταθέσει τη φορολογική του δήλωση και να διεκδικήσει τα $ 276.
Μην υποθέτετε ότι ένας φοιτητής, εργαζόμενος με μερική απασχόληση ή εποχικός εργαζόμενος θα απαλλάσσεται από την παρακράτηση. Όλοι οι υπάλληλοι πρέπει να συμπληρώσουν ένα έντυπο W-4 σε μίσθωση, και αυτό το έντυπο είναι αυτό που ο εργαζόμενος πρέπει να χρησιμοποιήσει για να διεκδικήσει απαλλαγή.
Μπορώ να βοηθήσω τους υπαλλήλους να υπολογίσουν αν είναι απαλλαγμένοι από την παρακράτηση;
Ο δικηγόρος σας θα σας πει να μην βοηθήσετε τους υπαλλήλους να συμπληρώσουν έντυπα.
Αλλά εάν ένας υπάλληλος σας ζητήσει μπορείτε να τους δώσετε πληροφορίες που θα τους βοηθήσουν να λάβουν την απόφαση μόνοι τους. Η δημοσίευση IRS 505 έχει ένα διάγραμμα ροής που μπορεί να βοηθήσει τον εργαζόμενο να αποφασίσει να διεκδικήσει απαλλαγή από την παρακράτηση.
Τι εάν η απαίτηση εξαίρεσης ενός υπαλλήλου είναι λανθασμένη ή ψευδής;
Αν νομίζετε ότι η απαλλαγή παρακράτησης W-4 του υπαλλήλου είναι εσφαλμένη, δεν μπορείτε να την αλλάξετε, αλλά μπορείτε να συμβουλεύσετε τον υπάλληλο ότι η εξαίρεση μπορεί να αμφισβητηθεί από το IRS. Ανεξάρτητα από το τι ισχυρίζεται ο εργαζόμενος, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μόνο το υπογεγραμμένο έντυπο W-4 για να παρακρατήσετε από την αμοιβή των εργαζομένων.
Δεν χρειάζεται να μετατρέψετε τα έντυπα W-4 στο IRS, αλλά μπορούν να αναθεωρήσουν την αξίωση ενός υπαλλήλου για εξαίρεση και μπορούν να σας ζητήσουν να υποβάλετε το έντυπο W-4 ενός υπαλλήλου. Σε ορισμένες περιπτώσεις, εάν η IRS θεωρεί ότι η αξίωση εξαίρεσης δεν είναι έγκυρη, ενδέχεται να στείλουν ένα "κλειδωμένο γράμμα" στην επιχείρησή σας, μαζί με ένα αντίγραφο για τον υπάλληλο. Ένα κλειδωμένο γράμμα κλειδώνει στην παρακράτηση του υπαλλήλου με βάση την αναθεώρηση IRS.
Στην επιστολή αυτή καθορίζεται ο μέγιστος αριθμός επιτρεπτών δικαιωμάτων παρακράτησης για τον εργαζόμενο. Αφού λάβετε αυτήν την επιστολή κλειδώματος, θα πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτές τις πληροφορίες για να παρακρατήσετε τους ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος από την αμοιβή του υπαλλήλου, με ισχύ την ημερομηνία που ορίστηκε από το IRS. Δεν μπορείτε να αλλάξετε το ποσό παρακράτησης μέχρι να λάβετε άδεια από το IRS. δεν μπορείτε να δεχτείτε ένα νέο W-4 από τον υπάλληλο για να αλλάξετε το ποσό παρακράτησης.
Αν δεν αλλάξετε την παρακράτηση του υπαλλήλου με βάση την παρακράτηση στην επιστολή κλειδώματος, η επιχείρησή σας είναι υπεύθυνη για την καταβολή του επιπλέον ποσού του φόρου που θα έπρεπε να είχε παρακρατηθεί. (Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη συμμόρφωση με το IRS.)