Τρόπος υποβολής αίτησης για παράταση χρόνου στο αρχείο W-2
Η κατώτατη γραμμή: Εάν πρέπει να καταθέσετε αργά, αρχειοθετήστε το συντομότερο δυνατόν, για να αποφύγετε πρόσθετα πρόστιμα και ποινές.
UPDATE: Νέα ημερομηνία πρώτης κατάθεσης για τα έντυπα W-2 και 1099-MISC
Το IRS ανακοίνωσε ότι η προθεσμία υποβολής των εντύπων W-2 και 1099 , συμπεριλαμβανομένων των εντύπων W-2, των εντύπων 1099-MISC και των εντύπων διαβίβασης W-3 και 1096, είναι η 31η Ιανουαρίου του επόμενου έτους.
Αυτό είναι ένα μήνα νωρίτερο από την προηγούμενη ημερομηνία κατάθεσης και ισχύει τόσο για τα έντυπα που έχουν ταχυδρομηθεί όσο και για τα ηλεκτρονικά αρχεία. Η νέα προηγούμενη ημερομηνία ισχύει για φορολογικά έτη που αρχίζουν με το φορολογικό έτος 2016, προκειμένου να αποφευχθεί η φοροδιαφυγή.
Η προθεσμία για την παροχή W-2 στους υπαλλήλους δεν έχει αλλάξει. είναι ακόμα 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους.
Νέες απαιτήσεις για την υποβολή αίτησης επέκτασης για W-2
Εκτός από τις αλλαγές στις προθεσμίες κατάθεσης, το IRS άλλαξε τους κανονισμούς για την υποβολή αίτησης για επέκταση για την κατάθεση των εντύπων W-2. Η εφαρμογή επέκτασης δεν είναι εγγυημένη και πρέπει να δώσετε μια λεπτομερή εξήγηση για την αίτηση επέκτασης. Οι αιτήσεις πρέπει να υποβληθούν στο έντυπο IRS 8809 μέχρι την 31η Ιανουαρίου. Η επέκταση είναι για 30 ημέρες.
Υποχρεωτικές Ημερομηνίες για Έντυπα W-2 και Έντυπα 1099-MISC
Τα έντυπα και οι οποίοι πρέπει να τα παραλάβουν, έως τις 31 Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί το φορολογικό έτος
- Τα εργαλεία W-2 πρέπει να δίνονται στους υπαλλήλους και να κατατίθενται στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης.
- Τα έντυπα 1099-MISC πρέπει να παρέχονται σε μη εργαζόμενους και να κατατίθενται στο IRS.
Το Έντυπο 1099-MISC πρέπει να παρέχεται στους μη εργαζόμενους και να υποβάλλεται στο IRS για όλους τους οποίους πληρώσατε τουλάχιστον 600 ή περισσότερα δολάρια κατά τη διάρκεια του φορολογικού έτους. Ακολουθεί ο κατάλογος των ατόμων που πρέπει να λάβουν το Έντυπο 1099-MISC.
Ποινές για την καθυστερημένη υποβολή των εντύπων W-2 και 1099-MISC
Το IRS επιβάλλει κυρώσεις για την αποτυχία παράδοσης δηλώσεων W-2 στους υπαλλήλους.
Εάν καταθέσετε W-2 online, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε φόρμες W-3, αλλά εάν κάνετε αρχειοθέτηση του W-2 μέσω ταχυδρομείου, μπορείτε να πληρώσετε ποινή για μη καταχώρηση δηλώσεων W-3 μαζί με αντίγραφα του W- 2.
Μπορούν επίσης να επιβληθούν κυρώσεις για δηλώσεις που είναι ελλιπείς ή ανακριβείς. Εάν μπορείτε να δείξετε "εύλογη αιτία" για την αποτυχία σας, μπορείτε να αποφύγετε τις ποινές, αλλά μην υπολογίζετε στο SSA ή το IRS που δέχονται τη δικαιολογία "εύλογης αιτίας". Εάν η αποτυχία σας είναι επιληπτική ή μπορεί να αποδειχθεί ότι σκόπιμα αγνόησε τον νόμο, οι ποινές είναι υψηλότερες. Εδώ είναι οι λεπτομέρειες:
Η ποινή για την αποτυχία παράδοσης ενός W-2 είναι $ 50 ανά δήλωση, ανεξάρτητα από το πότε παρέχεται η σωστή δήλωση .
Υποβολή με τη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης (SSA)
Μπορεί να είστε υπεύθυνοι για ποινές αν δεν καταθέσετε το Έντυπο W-3 με το SSA (μαζί με τα W-2 για όλους τους υπαλλήλους) μέχρι το τέλος Φεβρουαρίου για το προηγούμενο έτος. Επιπλέον, μπορεί να σας τιμωρηθεί εάν τα έντυπα είναι εσφαλμένα, με σφάλματα ή παραλείψεις. Μπορείτε να αποφύγετε κυρώσεις εάν:
- Αρχειοθετήστε έγκαιρα, μέχρι την ημερομηνία λήξης
- Συμπεριλάβετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες στη φόρμα
- Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σωστές
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρχειοθετήσει τη σωστή φόρμα (όχι φωτοτυπικό έντυπο για το W-3)
- Αρχειοθετήστε ηλεκτρονικά, εάν σας ζητηθεί (δηλαδή εάν έχετε 250 ή περισσότερα έντυπα W-2 για υποβολή)
Ελέγξτε προσεκτικά τα έντυπα για την πληρότητα και την ακρίβεια. Συγκεκριμένα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα σωστά TINs για τους υπαλλήλους, σωστά γραμμένα επώνυμα και ότι οποιαδήποτε χρηματικά ποσά είναι σωστά.
Κυρώσεις για τις μικρές επιχειρήσεις
Οι κυρώσεις είναι μικρότερες για τις " μικρές επιχειρήσεις " (εκείνες με μέσο ετήσιο ακαθάριστο εισόδημα 5 εκατομμυρίων δολαρίων για τα τρία τελευταία φορολογικά έτη).
Το ποσό της ποινής βασίζεται στο χρόνο κατάθεσης. Το χαμηλότερο ποσό είναι $ 15 για επιστροφές που έχουν κατατεθεί σωστά μέσα σε 30 ημέρες από την ημερομηνία λήξης.
Η χρήση ενός παρόχου υπηρεσιών μισθοδοσίας δεν σας απαλλάσσει από την ευθύνη να διασφαλίσετε ότι τα έντυπα W-2 έχουν κατατεθεί σωστά και εγκαίρως. Εάν η αποτυχία σας στο αρχείο είναι σκόπιμη, η ποινή είναι τουλάχιστον $ 100 για κάθε φόρμα, χωρίς μέγιστο.
Ποινές για την καθυστερημένη υποβολή των εντύπων 1099-MISC
Αν αποτύχετε να καταθέσετε ένα έντυπο 1099-MISC μέχρι την ημερομηνία λήξης, ενδέχεται να σας επιβληθεί ποινή, με βάση την καθυστέρηση: Εάν καταθέσετε σωστά τα στοιχεία εντός 30 ημερών, η ποινή είναι $ 30. 60 δολάρια ανά επιστροφή, εάν καταθέσετε καθυστέρηση μεγαλύτερη των 30 ημερών, αλλά μέχρι την 1η Αυγούστου, και $ 100 ανά επιστροφή αν καταθέσετε μετά την 1η Αυγούστου ή δεν καταθέτετε καθόλου. Οι επιστροφές πρέπει να είναι πλήρεις και σωστές για να αποφεύγονται κυρώσεις.
Αν αποτύχετε να δώσετε έγκαιρα τις δηλώσεις 1099-MISC στους δικαιούχους, μπορεί να υποβληθείτε σε χωριστή ποινή. Το ποσό βασίζεται στο πότε παρέχετε τη σωστή δήλωση.