Αναλύστε τις επιχειρηματικές απαιτήσεις
Πριν αρχίσετε να συλλέγετε δεδομένα ή να πραγματοποιείτε συνεντεύξεις, συγκεντρώστε μια ομάδα ανθρώπων που έχουν ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για αυτή τη συγκεκριμένη διαδικασία επιλογής προμηθευτών. Το πρώτο καθήκον που πρέπει να επιτελέσει η ομάδα επιλογής προμηθευτών είναι να καθορίσει εγγράφως το προϊόν, το υλικό ή την υπηρεσία που αναζητάτε για έναν προμηθευτή. Στη συνέχεια, καθορίστε τις τεχνικές και επιχειρηματικές απαιτήσεις. Επίσης, καθορίστε τις απαιτήσεις του πωλητή. Τέλος, δημοσιεύστε το έγγραφό σας στις περιοχές που σχετίζονται με αυτή τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή και αναζητήστε την εισήγησή τους. Έχετε την ομάδα να αναλύσει τα σχόλια και να δημιουργήσει ένα τελικό έγγραφο. Συνοψίζοντας:
- Συγκεντρώστε μια ομάδα αξιολόγησης
- Ορίστε το Προϊόν, το Υλικό ή την Υπηρεσία
- Καθορίστε τις τεχνικές και επιχειρηματικές απαιτήσεις
- Ορίστε τις απαιτήσεις του προμηθευτή
- Δημοσιεύστε ένα έγγραφο απαιτήσεων για έγκριση
Αναζήτηση προμηθευτή
Τώρα που έχετε συμφωνήσει σχετικά με τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων και των πωλητών, η ομάδα πρέπει τώρα να ξεκινήσει την αναζήτηση πιθανών προμηθευτών που θα μπορούν να παραδώσουν το υλικό, το προϊόν ή την υπηρεσία.
Όσο μεγαλύτερη είναι η εμβέλεια της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή, οι περισσότεροι πωλητές θα πρέπει να τεθούν στο τραπέζι. Φυσικά, όχι όλοι οι πωλητές θα εκπληρώσουν τις ελάχιστες απαιτήσεις σας και η ομάδα θα πρέπει να αποφασίσει ποιοι πωλητές θα αναζητήσουν περισσότερες πληροφορίες από. Στη συνέχεια, γράψτε ένα αίτημα για πληροφορίες (RFI) και στείλτε το στους επιλεγμένους προμηθευτές.
Τέλος, αξιολογήστε τις απαντήσεις τους και επιλέξτε έναν μικρό αριθμό προμηθευτών που θα κάνουν την "Σύντομη λίστα" και θα προχωρήσουν στον επόμενο γύρο. Συνοψίζοντας:
- Σύνταξη λίστας πιθανών προμηθευτών
- Επιλέξτε Προμηθευτές για να ζητήσετε περισσότερες πληροφορίες από το
- Γράψτε μια αίτηση πληροφοριών (RFI)
- Αξιολογήστε τις απαντήσεις και δημιουργήστε μια σύντομη λίστα προμηθευτών
Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP) και Αίτηση υποβολής προσφορών (RFQ)
Οι επιχειρηματικές απαιτήσεις ορίζονται και έχετε μια σύντομη λίστα προμηθευτών που θέλετε να αξιολογήσετε. Ήρθε η ώρα να γράψετε μια Αίτηση Υποβολής Προτάσεων ή μια Αίτηση για Προσφορά . Όποια μορφή και αν αποφασίσετε, το RFP ή RFQ θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες:
- Λεπτομέρειες υποβολής
- Εισαγωγή και σύνοψη
- Επιχειρηματική επισκόπηση και ιστορικό
- Λεπτομερείς προδιαγραφές
- Υποθέσεις και Περιορισμοί
- Οροι και Προϋποθέσεις
- Κριτήρια επιλογής
Αξιολόγηση προτάσεων και επιλογή προμηθευτή
Ο κύριος στόχος αυτής της φάσης είναι η ελαχιστοποίηση των ανθρώπινων συναισθημάτων και της πολιτικής θέσης προκειμένου να επιτευχθεί μια απόφαση που είναι προς το συμφέρον της εταιρείας. Να είστε προσεκτικοί στην έρευνά σας, να αναζητήσετε εισροή από όλους τους ενδιαφερόμενους και να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μεθοδολογία για να οδηγήσετε την ομάδα σε μια ενιαία απόφαση επιλογής προμηθευτή :
- Προκαταρκτική επισκόπηση όλων των προτάσεων προμηθευτών
- Καταγραφή επιχειρησιακών απαιτήσεων και απαιτήσεων προμηθευτή
- Αναθέστε την αξία σημαντικότητας για κάθε απαίτηση
- Ορίστε μια τιμή απόδοσης για κάθε απαίτηση
- Υπολογίστε ένα συνολικό σκορ απόδοσης
- Επιλέξτε τον κερδοφόρο προμηθευτή
Στρατηγικές Διαπραγμάτευσης Συμβολαίων
Το τελευταίο στάδιο της διαδικασίας επιλογής προμηθευτών αναπτύσσει μια στρατηγική διαπραγμάτευσης των συμβάσεων . Θυμηθείτε, θέλετε να "συνεργαστείτε" με τον προμηθευτή σας και όχι "να τα πάρετε στα καθαριστικά". Αναθεωρήστε τους στόχους σας για τη διαπραγμάτευση των συμβάσεών σας και το σχέδιο για τις διαπραγματεύσεις θα καλύπτει τα ακόλουθα θέματα:
- Κατατάξτε τις προτεραιότητές σας μαζί με εναλλακτικές λύσεις
- Γνωρίστε τη διαφορά μεταξύ του τι χρειάζεστε και τι θέλετε
- Γνωρίστε την κατώτατη γραμμή σας, ώστε να γνωρίζετε πότε πρέπει να περπατήσετε
- Καθορισμός οποιωνδήποτε χρονικών περιορισμών και σημείων αναφοράς
- Αξιολόγηση πιθανών υποχρεώσεων και κινδύνων
- Εμπιστευτικότητα, μη ανταγωνισμός, επίλυση διαφορών , αλλαγές στις απαιτήσεις
- Κάνετε το ίδιο για τον προμηθευτή σας (π.χ. περπατήστε ένα μίλι στα παπούτσια τους)
Λάθη διαπραγμάτευσης σύμβασης
Το μικρότερο λάθος μπορεί να σκοτώσει μια άλλη παραγωγική διαπραγματευτική διαδικασία. Αποφύγετε τα λάθη της διαπραγμάτευσης των συμβάσεων και αποφύγετε να θέσετε σε κίνδυνο μια άλλη παραγωγική διαδικασία διαπραγμάτευσης των συμβάσεων