Αποφασίστε: Αίτηση υποβολής προτάσεων ή Αίτηση υποβολής προσφορών
Αίτηση υποβολής προτάσεων (RFP)
Ένα RFP χρησιμοποιείται για υπηρεσίες ή σύνθετα προϊόντα όπου η ποιότητα, η εξυπηρέτηση ή το κατασκευασμένο τελικό προϊόν θα είναι διαφορετικά από κάθε πωλητή που ανταποκρίνεται.
Αίτηση για προσφορά (RFQ)
Μια RFQ χρησιμοποιείται για εμπορεύματα, απλές υπηρεσίες ή απλά / απλά κομμάτια με ελάχιστο ή καθόλου περιθώριο διαφοροποίησης προϊόντων ή υπηρεσιών μεταξύ ανταποκριτών προμηθευτών. Τα σημεία διαπραγμάτευσης θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν χρονοδιαγράμματα παράδοσης, επιλογές συσκευασίας κ.λπ.
Στόχοι ενός RFP ή RFQ
- Λάβετε λεπτομερείς προτάσεις για να αξιολογήσετε την ανταπόκριση κάθε προμηθευτή, ώστε να ικανοποιούνται τα συμφέροντα της εταιρείας σας σε όλα τα μέτωπα
- Αξιοποιήστε τον ανταγωνιστικό χαρακτήρα της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή για να διαπραγματευτείτε την καλύτερη δυνατή συμφωνία
- Βεβαιωθείτε ότι θα επιτευχθούν τα συμφέροντα όλων των ενδιαφερομένων στην εταιρεία σας και θα επιτευχθεί συναίνεση
- Βάζει την εταιρεία σας στον έλεγχο ολόκληρης της διαδικασίας επιλογής προμηθευτή και ρυθμίζει τους κανόνες επιλογής μπροστά
- Ξεκινά την οικοδόμηση της εταιρικής σχέσης μεταξύ εσάς και του πωλητή από την αρχή
Τμήματα της αίτησης υποβολής προτάσεων ή της αίτησης υποβολής προσφορών
Το RFP ή RFQ θα πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες ενότητες. Λάβετε υπόψη ότι κάθε έγγραφο θα είναι διαφορετικό ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας και του προϊόντος που αναζητάτε.
Προσαρμόστε κάθε τμήμα για τις προσωπικές σας ανάγκες.
- Λεπτομέρειες υποβολής
Προθεσμίες, διεύθυνση αλληλογραφίας της εταιρείας σας, πρόσωπο επικοινωνίας για ερωτήσεις και διευκρινίσεις - Εισαγωγή και σύνοψη
Γράψτε αυτήν την ενότητα τελευταία αφού ολοκληρωθεί ολόκληρο το έγγραφο. Αυτό χρησιμοποιείται για να παρέχει στους υποψήφιους προμηθευτές μια σύντομη επισκόπηση της εταιρείας σας και τις απαιτήσεις για το προϊόν ή την υπηρεσία σας. - Επιχειρηματική Επισκόπηση & Ιστορικό
Δώστε μια σύντομη επισκόπηση της επιχείρησής σας, των προϊόντων και του τομέα της αγοράς που φροντίζετε. Αυτό θα βοηθήσει τους υποψήφιους προμηθευτές σας να κατανοήσουν τις επιχειρηματικές ανάγκες που προσπαθείτε να καλύψετε με τη διαδικασία επιλογής προμηθευτή. Επίσης, παρέχετε σημαντικές πληροφορίες υποβάθρου που θα ωφελήσουν τον πωλητή όταν απαντήσει. - Λεπτομερείς προδιαγραφές
Αυτό πρέπει να είναι το μεγαλύτερο τμήμα του εγγράφου. Για μια RFP, θα περιέχει τα ποιοτικά μέτρα και τις απαιτήσεις που θα οδηγήσουν την απόφαση επιλογής προμηθευτή. Για μια RFQ αυτή η ενότητα θα πρέπει να παρέχει τα ποσοτικά μέτρα που θα αναζητήσετε στην απάντηση του πωλητή. Το κριτήριο παραδείγματος περιλαμβάνει:- Σχέδια προϊόντων
- Μηχανικές ανοχές
- Επίπεδα υπηρεσιών
- Ορόσημα
- Παραδοτέα και χρονοδιαγράμματα
- Τεχνικές ή επιχειρηματικές απαιτήσεις
- Λειτουργικότητα λογισμικού
- Απαιτήσεις υλικού
- Υποθέσεις και περιορισμοί
Οποιεσδήποτε υποθέσεις ή / και περιορισμοί που πρέπει να γνωρίζουν οι υποψήφιοι πωλητές πρέπει να αναφέρονται εδώ. Η αποτυχία να είναι άμεσα και εκ των προτέρων με τον πωλητή θα ανοίξει την πόρτα για την επαναδιαπραγμάτευση της συμφωνίας σε μεταγενέστερη ημερομηνία και τρέχει τη δυνατότητα να στραγγίξει τη σχέση που έχετε με τον πωλητή σας. Πιθανά θέματα περιλαμβάνουν έξοδα ταξιδίου, κόστος αναβάθμισης / τροποποίησης, δικαιώματα αδειοδότησης κ.λπ. - Οροι και Προϋποθέσεις
Όλοι οι όροι και οι προϋποθέσεις της σύμβασης πρέπει να αναγράφονται προκειμένου ο πωλητής να κάνει μια δίκαιη και έντιμη απάντηση. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν επιλογές χρηματοδότησης, διάρκεια συμβάσεων, επιλογές ανανέωσης, εγγυήσεις, κυρώσεις παράδοσης, επίπεδα εξυπηρέτησης κ.λπ. - Κριτήρια επιλογής
Το τελευταίο τμήμα θα πρέπει να είναι μια επισκόπηση των κριτηρίων επιλογής που θα χρησιμοποιήσετε για να λάβετε την απόφασή σας. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να διατηρούν αυτές τις πληροφορίες απόλυτα εμπιστευτικές. ενώ άλλες εταιρείες πιστεύουν ότι αυτό θα βοηθήσει τους υποψήφιους πωλητές να εστιάσουν στο τι είναι σημαντικό για την εταιρεία σας.
Διανομή του RFP / RFQ σε επιλεγμένους προμηθευτές
Τέλος, συνθέστε μια συνοδευτική επιστολή και στείλτε δύο αντίγραφα του RFP ή RFQ σε κάθε προμηθευτή που επιλέξατε από τη διαδικασία αναζήτησης. Βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνονται τα κατάλληλα στοιχεία επικοινωνίας για να βοηθήσετε οποιονδήποτε πωλητή που το χρειάζεται.