Πώς, γιατί και πότε πρέπει να ισορροπήσετε το συρτάρι μετρητών
Όταν διερευνάται, η πιο κοινή αιτία της κλοπής είναι η έλλειψη κατάλληλης διαδικασίας ή ελέγχων.
Η διαδικασία καταμέτρησης των χρημάτων, η συμφιλίωση των εισπράξεων και η εξισορρόπηση του συρταριού μετρητών δημιουργεί λογοδοσία των συναλλαγών της ημέρας. Αυτό το σύστημα διαχείρισης ταμειακών ροών μπορεί να δημιουργηθεί την ίδια στιγμή που δημιουργούνται οι πολιτικές των καταστημάτων . Πολλά από τα σημερινά συστήματα σημείων πώλησης ( POS ) διαθέτουν οδηγίες βήμα προς βήμα για το κλείσιμο (επίσης γνωστό ως εξισορρόπηση) του συρταριού μετρητών για την καθοδήγηση του υπαλλήλου.
Γιατί η ισορροπία;
Η διαχείριση καταστημάτων ή οι ταμίες μπορούν να τραβήξουν μια έκθεση πωλήσεων ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια μιας βάρδιας. Με την προσθήκη των αρχικών μετρητών στο συρτάρι στο ημερήσιο ποσό πωλήσεων, ο λιανοπωλητής θα γνωρίζει ακριβώς πόσα χρήματα θα πρέπει να είναι στο ταμείο ή στο σύστημα POS σε οποιαδήποτε δεδομένη στιγμή. Αυτό είναι εξαιρετικά χρήσιμο:
- Για να αποφύγετε να κρατάτε πάρα πολλά μετρητά στο πάτωμα των πωλήσεων.
- Εάν το κατάστημα έχει λήξει.
- Όταν ένας πελάτης παραπονείται για πολύ λίγες αλλαγές.
- Για να ανακαλύψετε συχνές υπερβολές / ελλείψεις για συγκεκριμένους ταμίες.
- Για να αφαιρέσετε τον πειρασμό να λάβετε μετρητά χωρίς έγγραφα από το συρτάρι μετρητών.
Πώς να εξισορροπήσετε ένα συρτάρι μετρητών
Η εξισορρόπηση ενός ταμείου γίνεται συνήθως στο τέλος της ημέρας ή στο τέλος της ταμειακής μετατόπισης. Το συρτάρι μετρητών και το περιεχόμενό του θα πρέπει να μεταφέρονται σε ένα γραφείο ή σε μια άλλη απομονωμένη περιοχή για την προετοιμασία της έκθεσης.
Αν βυθίζετε το συρτάρι μετά το κλείσιμο, βεβαιωθείτε ότι τα φωτιστικά δαπέδου πώλησης είναι σβηστά και ότι η πόρτα είναι κλειδωμένη. Για πολλούς πωλητές, παίρνουν σε μια βιασύνη και τείνουν να αρχίσουν να κλείνουν πριν κλείσει το κατάστημα. Αυτό δεν είναι μια ασφαλής πρακτική. Ωστόσο, εάν έχετε στο κατάστημα πολλούς υπαλλήλους, είναι δυνατό να κλείσετε ένα από τα μητρώα κατά τις ώρες λειτουργίας.
Πρέπει να διερευνηθούν τυχόν υπερβολές και / ή ελλείψεις. Η ανθρώπινη φύση πρέπει να λαμβάνεται υπόψη για μικρά λάθη και μικρά ποσά. Με αυτό εννοούμε απλά λάθη αλλαγής είναι κοινά κατά την επεξεργασία μιας συναλλαγής. Ωστόσο, οι συχνές αποκλίσεις ενδέχεται να αποτελούν ένδειξη κλοπής εργαζομένων ή μπορεί να υποδηλώνουν ότι απαιτείται περαιτέρω εκπαίδευση για ένα συγκεκριμένο ταμείο. Κατά κανόνα, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεπερνούν τα $ 2 το βράδυ. Ενώ εξαρτάται από τον αριθμό των συναλλαγών εκείνη την ημέρα (με άλλα λόγια, όσο περισσότερες συναλλαγές τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα για σφάλμα μέτρησης) ο κανόνας του $ 2 είναι χρήσιμος.
Το μετρητά εκκίνησης επιστρέφεται στο συρτάρι και αποθηκεύεται για το βράδυ, ενώ η προκαταβολή είναι προετοιμασμένη για την τράπεζα. Όλα τα εμβάσματα πιστωτικών καρτών, οι εκθέσεις τερματικών και άλλες αποδείξεις καταλόγων μπορούν να συρραφτούν στην Ημερήσια Έκθεση Συρταριού Ταμειακών Συναλλαγών και να κατατεθούν κατά ημερομηνία.
Διαχωρισμός των καθηκόντων
Για περισσότερη λογοδοσία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δύο άτομα για να εξισορροπήσετε το ταμείο. Ένα άτομο θα μετρήσει το συρτάρι και θα δημιουργήσει την ημερήσια αναφορά μετρητών, ενώ το άλλο πρόσωπο θα προετοιμάσει τραπεζική κατάθεση. Και τα δύο μέλη του προσωπικού θα πρέπει να υπογράψουν την έκθεση αναφέροντας ότι είναι υπεύθυνα για τα στοιχεία που φαίνονται. Αν και κανένα σύστημα δεν μπορεί να αποτρέψει την απάτη, αυτή η διαδρομή ελέγχου θα βοηθήσει στην αποθάρρυνση της συμπαιγνίας μεταξύ των εργαζομένων.
Στην αρχή της επόμενης βάρδιας, κάθε ταμία θα πρέπει να έχει το δικό του συρτάρι μετρητών. Ο ταμίας αναγγέλλει τα μετρητά στο συρτάρι για να επαληθεύσει το αρχικό υπόλοιπο. Εάν είστε ένα μικρό κατάστημα με μόνο ένα μητρώο, τα μετρητά πιθανότατα παραμένουν στο συρτάρι μια μέρα στην άλλη. Εάν αυτή είναι η περίπτωσή σας, η διαδικασία είναι η ίδια.
Μια τελευταία σημείωση: επειδή το ανθρώπινο λάθος είναι μέρος του παιχνιδιού, βεβαιωθείτε ότι συμπεριλαμβάνετε αποκλίσεις στα μετρητά σας, ως μέρος των δηλώσεων κέρδους και ζημιών σας.
Προσθέστε μια γραμμή στις δηλώσεις κερδών και ζημιών σας που προϋπολογισμού για και να παρουσιάσει μια απώλεια από miscounting. Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος που μπορείτε να ελέγξετε και να διαχειριστείτε την απώλεια.