10 Συμβουλές για τη συγγραφή καλύτερου δότη ευχαριστώ γράμματα

by Joanne Fritz

Δεν μπορείτε ποτέ να πείτε ευχαριστίες πολύ καλά ή πολύ συχνά

Το να σας πω ότι σας ευχαριστούμε για τον δωρητή τελειώνει μία συναλλαγή αλλά δημιουργεί μια γέφυρα για μελλοντική υποστήριξη και βαθύτερη δέσμευση. Κάντε το καλά, και είστε στο δρόμο σας προς τη μελλοντική επιτυχία της συγκέντρωσης κεφαλαίων.

Εδώ είναι δέκα συμβουλές για να κάνετε αυτό που σας ευχαριστεί επιστολή ακριβώς δεξιά.

01 - Βγάλτε το με το ταχυδρομείο γρήγορα

Σαράντα οκτώ ώρες είναι μια ιδανική ανάκαμψη για μια επιστολή ευχαριστίας. Αν αυτό είναι αδύνατο, μην περάσετε περισσότερο από μία εβδομάδα. Θέλετε ο δότης να θυμάται ότι έκανε τη δωρεά έτσι ώστε η ευχαριστία σας να ενισχύσει τη δράση του και να τον ανταμείψει για το δόσιμο του.

Η γρήγορη αποστολή της επιστολής θα κάνει το όνομα του φιλανθρωπικού σας ιδρύματος να παραμείνει στο μυαλό του δωρητή, να τον καθησυχαστεί ότι λάβατε τη δωρεά και να τον εντυπωσιάσετε με την αποτελεσματικότητα και τη στοχασμό σας.

Ακόμα και οι διαδικτυακοί χορηγοί θα πρέπει να λαμβάνουν μια επιστολή με ευχαριστίες, αλλά αυτό είναι ακριβό και πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί κινούνται στο διαδίκτυο όσο το δυνατόν περισσότερο. Σε αυτή την περίπτωση, βεβαιωθείτε ότι ο δωρητής σας στο διαδίκτυο δεν έχει λάβει μόνο μια αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πάρτε χρόνο για να εξατομικεύσετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ευχαριστώ και να το μετατρέψετε σε κάτι αξέχαστο

Βουρτσίστε τις βέλτιστες πρακτικές για επιστολές με ευχαριστίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Σε πλήρη κουτιά ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η ευχαριστήρια επιστολή σας μπορεί να περάσει απαρατήρητη, οπότε προσέξτε τη γραμμή θέματος και βεβαιωθείτε ότι η γραμμή "από" προσδιορίζει σαφώς τον οργανισμό σας.

Υπάρχουν πολλά εμπόδια για να ευχαριστήσετε έναν δωρητή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ίσως να ξεχάσετε. Πρέπει να παραμείνει έξω από το φάκελο SPAM , να πιάσει την προσοχή του δωρητή και να τον προσελκύσει να ανοίξει το μήνυμα. Μην αφήσετε την ευκολία και το σχετικά χαμηλό κόστος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας αποτρέψει από τις αδυναμίες του.

02 - Κάντε το προσωπικό

Εξατομικεύστε την επιστολή ευχαριστίας σας με το όνομα του δότη (κάντε διπλό έλεγχο της ορθογραφίας και μην καλέσετε ποτέ μια κ. Κ. Κ.) Και γράψτε απευθείας στο άτομο. Τα πρώτα ονόματα είναι ισχυρά.

Τι λειτουργεί για μια επιστολή εφοδιασμού χρημάτων, επίσης, λειτουργεί για μια επιστολή ευχαριστίας. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε προσωπικές αντωνυμίες , όπως "εσείς", "εμείς" και "Ι".

Περιλάβετε πληροφορίες σχετικά με τον δωρητή, όπως πόσο καιρό έχετε δωρίσει ή ότι σας άρεσε να τις δείτε στο τελευταίο συμβάν. Ίσως ο δωρητής να λάβει ένα βραβείο ή να πάρει μια προσφορά. Μη διστάσετε να προσθέσετε κάτι στην επιστολή σας.

Ένα καλό σύστημα αρχείων δωρητών θα είναι ο καλύτερος φίλος σας όταν πρόκειται για αυτό το επίπεδο εξατομίκευσης. Τα περισσότερα συστήματα, ακόμη και αυτά χαμηλού κόστους, έχουν τη δυνατότητα να καταγράφουν τις τρέχουσες πληροφορίες για τους δωρητές σας.

Πότε έδωσαν τελευταία; Έχουν προσφερθεί εθελοντικά; Πότε ήταν η τελευταία φορά που ο δότης είχε επαφή με τον οργανισμό σας και ποια ήταν η φύση αυτής της αλληλεπίδρασης;

Αν πρόκειται για δωρητή για πρώτη φορά, στείλτε ένα πακέτο καλωσορίσματος και καλέστε τον δωρητή να εγγραφεί για ενημερωτικά δελτία και ανακοινώσεις.

Αν ευχαριστήσετε έναν μακροχρόνιο δωρητή, εξετάστε μια χειρόγραφη σημείωση αντί για ένα επίσημο γράμμα ή έναν άλλο δημιουργικό τρόπο να πείτε ευχαριστίες .

03 - Συντονίστε το με θέματα καμπάνιας

Συντονίστε την ευχαριστία σας με την έκκληση ή την εκστρατεία που έφερε τη δωρεά.

Σχεδιάστε ένα πρότυπο για μια επιστολή ευχαριστίας όταν γράφετε τα υλικά συλλογής κεφαλαίων. Σκεφτείτε το ως μέρος του πακέτου της καμπάνιας σας. Εάν η δωρεά ανταποκρίνεται σε κάποιο άλλο κίνητρο ... ίσως ένα γεγονός που σκηνοθετήσατε ... συσχετίζετε την επιστολή με το γεγονός.

Η εμφάνιση του πλήρους κύκλου πίσω στην έκκληση βελτιώνει την επιδεκτικότητα του ονόματος του οργανισμού σας στο μυαλό του δωρητή. Είναι επίσης καθησυχαστική για τον δότη.

Εάν η δωρεά ανταποκρίνεται σε μια συγκεκριμένη έκκληση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναπτύξτε μια σελίδα προορισμού μετά τη δωρεά στον ιστότοπό σας ειδικά για τους δωρητές.

Το γενικό είναι έξω. Η ιδιαιτερότητα σε ό, τι είδε ο δωρητής που τον ανάγκασε να δώσει είναι απαραίτητη. Για παράδειγμα, αν ένας δωρητής δωρίσει να βοηθήσει τα θύματα ενός σεισμού, βεβαιωθείτε ότι η ευχαριστία σας αναφέρεται σε αυτή την κατάσταση.

04 - Χρησιμοποιήστε ιστορίες για να συνδέσετε τους δωρητές με τα αποτελέσματα

Βοηθήστε τους δωρητές να αντιληφθούν πώς δαπανήθηκαν τα χρήματά τους Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να πεις μια ιστορία για ένα συγκεκριμένο άτομο που βοήθησε η δωρεά. Η ιστορία δεν χρειάζεται να είναι μεγάλη. Μόνο μερικές προτάσεις και χρησιμοποιώντας το όνομα ενός ατόμου μπορεί να είναι αρκετές για να προκαλέσουν συμπάθεια στον δότη.

Κάντε τον δωρητή σας τον ήρωα αυτών των ιστοριών. Αυτός ή αυτή έκανε την ιστορία αυτή δυνατή. Παρακολουθήστε ιστορίες για τα καλά πράγματα που η φιλανθρωπία σας επιτελεί. στη συνέχεια, δημιουργήστε μπλοκ αντιγράφων χρησιμοποιώντας αυτές τις ιστορίες και αφήστε τα σε ευχαριστώ γράμματα ανάλογα με την περίπτωση.

Η αλλαγή των ιστοριών συχνά θα κρατήσει τα γράμματα σας φρέσκα και θα σας διευκολύνει να στείλετε πολλές επιστολές χωρίς να χρειάζεται να κάνετε κάθε ένα από αυτά εντελώς νέο.

Ακόμη και αν εξυπηρετείτε άτομα που βρίσκονται σε ευαίσθητες καταστάσεις και πρέπει να προστατεύσετε την ταυτότητά τους, υπάρχουν τρόποι να πείτε τις ιστορίες τους χωρίς να διακυβεύεται το απόρρητό τους.

05 - Έχετε ένα πραγματικό πρόσωπο να υπογράψει τις επιστολές σας

Αποφύγετε τις ψηφιακές υπογραφές εκτός αν στέλνετε χιλιάδες γράμματα κάθε φορά. Ακόμα και τότε, κρατήστε επιστολές που πηγαίνουν στους δωρητές δίνοντας σημαντικές δωρεές για τον εκτελεστικό διευθυντή σας, τον πρόεδρο του συμβουλίου ή έναν πρόεδρο εθελοντικής συγκέντρωσης χρημάτων για να υπογράψετε. Χρησιμοποιήστε πραγματικά γραμματόσημα πρώτης κατηγορίας για αυτά τα γράμματα.

06 - Προσθέστε μια προσωπική, χειρόγραφη σημείωση

Εάν χρειάζεται, ζητήστε από τον Εκτελεστικό Διευθυντή ή τον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου να προσθέσει μια προσωπική σημείωση στην επιστολή. Μακροπρόθεσμοι δωρητές που μπορεί να γνωρίζουν τα μέλη της ΕΔ ή του διοικητικού συμβουλίου σας το βρίσκουν ιδιαίτερα ευχάριστο.

Αναφέροντας ένα πρόσφατο γεγονός ότι ο δότης παρακολούθησε θα υπενθυμίσει στον δότη μια ευχάριστη εμπειρία και θα προσθέσει αυθεντικότητα στη σημείωση. Εξετάστε το ενδεχόμενο να έχετε ένα συμβαλλόμενο μέρος που συντάσσει σημειώματα με εθελοντές που μπορούν να γράψουν σημειώσεις σε επιστολές ή να επισυνάψουν σημειώσεις μετά από αυτό με χειρόγραφα μηνύματα.

07 - Συμπεριλάβετε ένα φάκελο απάντησης

Δεν σας προτείνω να ζητήσετε άλλη δωρεά σε μια επιστολή ευχαριστίας. Ειλικρινά, αυτό κάνει τους ανθρώπους πιο μακριά από ό, τι νομίζετε. Ωστόσο, η συμπερίληψη ενός φακέλου απαντήσεων μπορεί να υπενθυμίσει στον δωρητή ότι οι μελλοντικές δωρεές είναι ευπρόσδεκτες.

Πολλοί δωρητές κρατούν αυτούς τους φακέλους και τις χρησιμοποιούν για δώρο αργότερα ... ή ακόμα και αμέσως. Ο Andrew Olsen των Fundraising Fundamentals είναι ενθουσιασμένος με το να συμπεριλάβουμε φακέλους απαντήσεων σε ευχαριστίες επιστολών. Έχει βρεθεί φιλανθρωπικές οργανώσεις που χρησιμοποιούν αυτή την τακτική για τους νέους δωρητές να έχουν "2ο ποσοστά μετατροπής δώρων που είναι οπουδήποτε από 8% -12% υψηλότερα από εκείνους τους οργανισμούς που δεν τους περιλαμβάνουν".

08 - Χρησιμοποιήστε το γράμμα ως φορολογική απόδειξη

Ο δότης σας ευχαριστεί μπορεί επίσης να είναι απόδειξη. Πρέπει να παρέχετε μια απόδειξη ετήσια για φορολογικούς σκοπούς, εάν ένας δωρητής δώσει $ 250 ή περισσότερα και μπορείτε να συμπεριλάβετε αυτήν την αποκάλυψη με την παρούσα επιστολή.

Σας ευχαριστώ επιστολές που σήμερα περιλαμβάνουν τυπικά τις κατάλληλες αποκαλύψεις κάθε φορά που δίνεται ένας δωρητής, είτε online είτε με επιταγή ή μέσω μηνιαίας παροχής .

Είναι επίσης καλές πρακτικές να παρέχουμε μια περίληψη της προσφοράς για το έτος στις αρχές του επόμενου έτους, ακριβώς τη στιγμή κατά την οποία οι χορηγοί συνήθως προετοιμάζουν τις φορολογικές δηλώσεις τους . Απλά θυμηθείτε ότι μια απόδειξη δεν είναι μια ευχαριστία . Η παραλαβή πρέπει να αποτελεί μικρό μέρος της επιστολής.

09 - Προσκαλέστε περισσότερη συμμετοχή

Είναι πάντα ωραίο να συμπεριλάβετε μια πρόσκληση για να επισκεφθείτε την αντιπροσωπεία σας και να δείτε την εργασία σας από πρώτο χέρι.

Στον σημερινό κόσμο όπου μπορεί να ζητάτε δωρεές από ανθρώπους σε όλο τον κόσμο, η δέσμευση μπορεί να επιτευχθεί μέσω των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης . Ενθαρρύνετε τον δωρητή σας να ακολουθήσει την οργάνωσή σας στο Facebook και στο Twitter ή σε άλλα κοινωνικά δίκτυα στα οποία συμμετέχετε.

Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν υπερσυνδέσεις σε μια επιστολή μέσω ταχυδρομείου, δώστε τη διεύθυνση του ιστότοπού σας και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι τα κουμπιά κοινωνικών μέσων ενημέρωσης είναι εύκολο να τα βρείτε.

Συμπεριλάβετε μια ρητή πρόσκληση για να επισκεφθείτε τον ιστότοπο και κάντε κλικ σε αυτά τα κουμπιά και για να εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε άλλες επικοινωνίες. Τα εικονίδια των κοινωνικών μέσων είναι μερικά από τα πιο σημαντικά στοιχεία στην ιστοσελίδα της φιλανθρωπίας σας.

10 - Προσθέστε ένα postscript και παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας

Είμαστε όλοι σκουπίδια. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι περισσότεροι από εμάς διαβάσαμε το επάνω μέρος μιας επιστολής και κατόπιν πηδούμε προς τα κάτω στο PS Τότε μπορούμε να επιστρέψουμε και να διαβάσουμε το υπόλοιπο γράμμα. Οι διαφημιζόμενοι άμεσης αλληλογραφίας γνωρίζουν τα PS και πάντα το συμπεριλαμβάνουν. Μερικές φορές έχουν περισσότερες από μία.

Για το PS μιας επιστολής ευχαριστίας, ίσως θελήσετε να αναφερθώ ξανά στην ιστορία που παρείχατε ("ο Michael και ο Jane είναι ασφαλείς και χαρούμενοι για εσάς") ή βάζετε σημαντικές πληροφορίες επικοινωνίας εκεί.

Οι δωρητές θα πρέπει να έχουν το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάποιου από τον οργανισμό που μπορούν να επικοινωνήσουν με ερωτήσεις. Η εξυπηρέτηση των πελατών είναι εξίσου σημαντική για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς όπως και για τις επιχειρήσεις, οπότε διευκολύνετε τον δωρητή να βρει ένα πραγματικό πρόσωπο εάν έχει κάποιο πρόβλημα.