Μάθετε τι κάνουν τα συστήματα λογιστικών πληροφοριών
Συστήματα ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων (EDP)
Οι περισσότερες επιχειρήσεις, εκτός από τις μικρότερες, χρησιμοποιούν μηχανογραφικά συστήματα, που ονομάζονται επίσης συστήματα ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων (EDP).
Τα συστήματα αυτά χειρίζονται κάθε βήμα της λογιστικής διαδικασίας από την καταγραφή της χρηματοοικονομικής συναλλαγής στην προετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων. Οι επιχειρήσεις βελτιώνουν συνεχώς την τεχνολογία των συστημάτων τους προκειμένου να παραμείνουν ανταγωνιστικές και να παραμείνουν σε συμμόρφωση με τον νόμο Sarbanes-Oxley του 2002 . Ακόμα και οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν να χρησιμοποιούν συστήματα όπως το Quickbook .
Βασικά στοιχεία επιχειρηματικών συναλλαγών και επιχειρηματικών διαδικασιών
Για να κατανοήσετε πώς λειτουργούν αυτά τα συστήματα λογιστικής πληροφόρησης, πρέπει να κατανοήσετε τους βασικούς λογιστικούς όρους "επιχειρηματικές συναλλαγές" και "επιχειρηματικές διαδικασίες". Το πιο σημαντικό, πρέπει να καταλάβετε πώς οι συναλλαγές και οι διαδικασίες των επιχειρήσεων συναθροίζονται για τη δημιουργία οικονομικών εκθέσεων. Όσον αφορά τα συστήματα λογιστικής πληροφόρησης, οι επιχειρηματικές συναλλαγές μπορούν να χωριστούν σε διάφορους τύπους επιχειρηματικών διαδικασιών:
1. Διαδικασίες εσόδων και επιστροφών, συστήματα και έλεγχοι
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές που εμπίπτουν στις επιχειρηματικές αυτές διαδικασίες είναι μεγάλες ποσότητες ημερήσιων πωλήσεων, αποδόσεων και συναλλαγών εισροής μετρητών .
2. Δαπάνες και διαδικασίες επιστροφής, συστήματα και έλεγχοι
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές που εμπίπτουν σε αυτές τις επιχειρηματικές διαδικασίες είναι μεγάλες ποσότητες δαπανών, επιστροφών και ταμειακών εκροών. Οι συναλλαγές μισθοδοσίας και αγοράς παγίου στοιχείου βρίσκονται επίσης σε αυτήν την κατηγορία.
3. Διαδικασίες μετατροπής, συστήματα και έλεγχοι
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές αυτής της κατηγορίας είναι πρώτες ύλες και συναλλαγές υπό εκτέλεση.
4. Διοικητικές διαδικασίες, συστήματα και έλεγχοι
Οι επιχειρηματικές συναλλαγές που είναι διοικητικές είναι επενδύσεις, δανειοληψίες και συναλλαγές κεφαλαίου.
Όλες αυτές οι επιχειρηματικές συναλλαγές έχουν ως αποτέλεσμα λογαριασμούς T που έχουν δημιουργηθεί στις διαδικασίες, τα συστήματα και τους ελέγχους της Γενικής Λογιστικής . Από το γενικό μητρώο, αναπτύσσονται τόσο οι εσωτερικές όσο και οι εξωτερικές οικονομικές καταστάσεις. Οι εσωτερικές οικονομικές αναφορές μπορεί να είναι ένα χρονοδιάγραμμα γήρανσης για εισπρακτέους λογαριασμούς ή μια αναφορά κατάστασης πωλήσεων. Οι εξωτερικές οικονομικές εκθέσεις θα είναι η κατάσταση αποτελεσμάτων , ο ισολογισμός και η κατάσταση των ταμειακών ροών .
Είδη Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων
Υπάρχουν πολλοί τύποι ή κατηγορίες συστημάτων λογιστικής πληροφόρησης. Η χρήση μιας επιχείρησης εξαρτάται από τον τύπο της επιχείρησης , το μέγεθος της επιχείρησης, τις ανάγκες της επιχείρησης και την πολυπλοκότητα της επιχείρησης:
Χειροκίνητα συστήματα
Τα συστήματα χειρωνακτικών λογιστικών πληροφοριών χρησιμοποιούνται κυρίως από πολύ μικρές επιχειρήσεις και επιχειρήσεις που εδρεύουν στο σπίτι. Εάν ένα σύστημα είναι εντελώς χειροκίνητο, απαιτούνται τα εξής: έγγραφα πηγής , γενικό βιβλίο, γενικό περιοδικό και ειδικά περιοδικά ή βοηθητικά περιοδικά που μπορεί να χρειαστείτε.
Συστήματα κληρονομιάς
Τα συστήματα παλαιού τύπου είναι συχνά σε υπάρχουσες επιχειρήσεις και χρησιμοποιούνταν πριν η τεχνολογία πληροφορικής είχε εξελιχθεί τόσο πολύ όσο είναι σήμερα. Παρόλο που τα κληροδοτημένα συστήματα μπορεί να φαίνονται ντεμοντέ, έχουν ορισμένα πλεονεκτήματα για την επιχείρηση. Περιέχουν πολύτιμα ιστορικά στοιχεία για την επιχείρηση. Το προσωπικό της επιχείρησης έχει την τάση να γνωρίζει πώς να χρησιμοποιεί το σύστημα και να το κατανοεί. Ένα παλαιό σύστημα έχει συνήθως προσαρμοσθεί στις συγκεκριμένες ανάγκες μιας μεμονωμένης επιχείρησης. Δεν θα βρείτε αυτό το είδος προσαρμογής σε πακέτα γενικών λογιστικών λογιστικών.
Δυστυχώς, τα υπάρχοντα συστήματα έχουν επίσης σημαντικά μειονεκτήματα. Συχνά, δεν έχουν τεκμηρίωση. Συνήθως είναι δύσκολο να βρείτε ανταλλακτικά επειδή το υλικό και το λογισμικό μπορεί να καταστούν παρωχημένα. Ακόμη και η γλώσσα του υπολογιστή που χρησιμοποιούν τα παλαιότερα συστήματα είναι συνήθως μια παλαιότερη γλώσσα.
Τα περισσότερα συστήματα κληρονομιάς έχουν κατασκευαστεί από την αρχή.
Αντικατάσταση των παλαιότερων συστημάτων
Μπορείτε να αντικαταστήσετε εντελώς το παλαιό σας σύστημα με ένα νέο, ενημερωμένο σύστημα. Αυτή είναι μια πολύ δαπανηρή λύση. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε το παλαιό σας σύστημα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διαδικασία που ονομάζεται απόξεση οθόνης, η οποία είναι μια τεχνική που παίρνει τα δεδομένα που εμφανίζονται στην οθόνη του υπολογιστή και μεταφράζει έτσι μια νεότερη εφαρμογή μπορεί να το διαβάσει. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα σύστημα ολοκλήρωσης εφαρμογών για επιχειρήσεις. Αυτός ο τύπος συστήματος συνδέει τις διάφορες εφαρμογές στο παλαιό σας σύστημα, όπως το απόθεμα, η μισθοδοσία και άλλα.
Εάν είστε SMB, εκτός αν είστε η μικρότερη, βασισμένη στην ποικιλία ποικιλία, θα θέλετε το λογιστικό σας σύστημα να είναι ενημερωμένο για να σας κρατήσει ανταγωνιστικό στο χώρο σας. Υπάρχουν πολλές επιλογές για να διαλέξετε.