Ο αριθμός των ετών είναι διαφορετικός στον Καναδά και στις ΗΠΑ
Απάντηση:
Για φορολογικούς σκοπούς, πρέπει να διατηρείτε τις φορολογικές σας δηλώσεις και άλλα επαγγελματικά αρχεία για έξι χρόνια σε περίπτωση που η Υπηρεσία Φορολογικού Καναδά (CRA) αποφασίσει να αναθεωρήσει τις φορολογικές σας δηλώσεις ή / και να ελέγξει τη μικρή σας επιχείρηση. ( Μην θέλετε Έλεγχο CRA; αποφύγετε αυτές τις 10 κόκκινες σημαίες .) Περιλαμβάνει αρχεία σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή και πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα δικαιολογητικά για εισόδημα και απαιτήσεις για εκπεστέες δαπάνες.
Για τις φορολογικές δηλώσεις των ΗΠΑ, "φυλάσσετε τα αρχεία για τρία έτη από την ημερομηνία κατάθεσης της αρχικής επιστροφής σας ή δύο χρόνια από την ημερομηνία που καταβάλατε τον φόρο, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη, εάν υποβάλλετε αξίωση για πίστωση ή επιστροφή χρημάτων. καταγράφει για επτά χρόνια αν υποβάλλετε αξίωση για απώλεια από άχρηστες αξίες ή έκπτωση κακών χρεών "(IRS).
Μάθε περισσότερα:
Αυτό που μετράει ως επιχειρηματικό εισόδημα στον Καναδά;
Ποια επιχειρηματικά έξοδα μπορούν να αφαιρεθούν;
Στην πραγματικότητα, η Υπηρεσία Καταναλωτή του Καναδά (CRA) δηλώνει ότι "εάν καταθέσετε εγκαίρως την επιστροφή σας , φυλάξτε τα αρχεία σας για τουλάχιστον έξι χρόνια μετά το τέλος του φορολογικού έτους στο οποίο αναφέρονται" (η έμφαση προστέθηκε). Ωστόσο, τα έξι έτη είναι από το τέλος της περιόδου για την οποία υποβλήθηκε η φορολογική δήλωση, οπότε για μια φορολογική δήλωση που κατατέθηκε το 2015 πρέπει να φυλάξετε τα αρχεία μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 2021 (μία ημέρα λιγότερο από επτά έτη). Οι περισσότερες επιχειρήσεις διατηρούν τα αρχεία τους επί επτά χρόνια για να αποφύγουν τη σύγχυση.
Εάν τα αρχεία σας είναι σε ηλεκτρονική μορφή, πρέπει να είναι διαθέσιμα σε μορφή αναγνώσιμη από την CRA. Για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τις απαιτήσεις ηλεκτρονικής τήρησης αρχείων, ανατρέξτε στην ηλεκτρονική εγγραφή αρχείων CRA ICC5-1R1.
Το IRS μπορεί να δεχτεί ηλεκτρονικά λογιστικά αρχεία από τα πιο δημοφιλή προγράμματα λογισμικού λογιστικής και μπορεί να τα ζητήσει για να μειώσει το έντυπο χαρτί και να μειώσει την ανάγκη για συνέχεια.
Τι κάνω αν κρίνω μια φορολογική κρίση;
Για τις καναδικές φορολογικές δηλώσεις, η CRA προειδοποιεί επίσης ότι αν έχετε καταθέσει φορολογική ένσταση ή ένσταση , θα πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία σας μέχρι να διευθετηθεί το ζήτημα και μέχρι να λήξει η προθεσμία υποβολής οποιασδήποτε περαιτέρω προσφυγής (πράγμα που μπορεί να σημαίνει την τήρηση αρχείων για συγκεκριμένο οικονομικό έτος που υπερβαίνει τα έξι έτη).
Το ίδιο ισχύει και όταν απευθύνεστε στην αμερικανική φορολογική κρίση - κρατήστε όλα τα αρχεία μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία προσφυγής.
Σημειώστε επίσης ότι όταν επικαλείται μια φορολογική κρίση εκτός από την τήρηση αντιγράφων όλων των εγγράφων αλληλογραφίας, πρέπει επίσης να τηρείτε γραπτά αρχεία για κάθε συνάντηση ή τηλεφωνική συνομιλία με τους φορολογικούς υπαλλήλους, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της ώρας και του θέματος της συνομιλίας. Η τήρηση λεπτομερών αρχείων θα αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχούς έκκλησης.
Μπορώ να κάνω μια εξαίρεση για το Έξι Έτος;
Αν θέλετε να διαθέσετε τα επιχειρησιακά σας αρχεία στον Καναδά πριν από την εξάμηνη ελάχιστη περίοδο, θα πρέπει να λάβετε γραπτή άδεια από τον διευθυντή του γραφείου φορολογικών υπηρεσιών σας. Το έντυπο που θα χρησιμοποιηθεί για αυτό είναι το Τ137, Αίτημα για καταστροφή βιβλίων και αρχείων. Η υπηρεσία εσόδων του Καναδά μπορεί ή δεν μπορεί να χορηγήσει εξαίρεση. Εάν καταστρέψετε τα χαρτιά ή τα ηλεκτρονικά σας αρχεία πριν από έξι χρόνια χωρίς άδεια από την CRA, ενδέχεται να υποβληθείτε σε δίωξη.
Σημειώστε ότι ο ΟΑΠ μπορεί επίσης να απαιτήσει τη διατήρηση κάποιων ή όλων των εγγραφών για ένα επιπλέον χρονικό διάστημα.
Τι εάν κλείσω την επιχείρησή μου ;
Αν η επιχείρησή σας δεν είναι ενσωματωμένη (π.χ. είναι μια εταιρεία ή εταιρική σχέση ), πρέπει να διατηρήσετε τα αρχεία σας για έξι χρόνια από το τέλος του τελευταίου φορολογικού έτους. Μια ενσωματωμένη επιχείρηση πρέπει να τηρεί αρχεία για δύο χρόνια από την ημερομηνία διάλυσης της εταιρείας.
Τι γίνεται αν τα αρχεία μου έχουν χαθεί, κλαπεί ή καταστραφεί (από πυρκαγιά, πλημμύρα κ.λπ.);
Αν έχετε ζητήσει παρακράτηση αλλά δεν μπορείτε να προσκομίσετε τα κατάλληλα δικαιολογητικά όταν το ζητήσετε από την CRA ή την IRS, οι απαιτήσεις σας πιθανόν να απορριφθούν. Εάν τα αρχεία έχουν κλαπεί ή καταστραφεί από πράξη του Θεού ή εάν μπορείτε να δώσετε αποδείξεις κλοπής ή καταστροφής, όπως φωτογραφίες της ζημίας, αντίγραφα αστυνομικών ή πυροτεχνικών εκθέσεων κλπ.
η CRA / IRS μπορεί να εξετάσει τις αξιώσεις σας πιο ευνοϊκά. Ωστόσο, όταν ζητάει παρακρατήσεις, το βάρος της απόδειξης βαρύνει τον φορολογούμενο .
Είναι δική σας ευθύνη να λάβετε όλα τα εύλογα μέτρα για να διασφαλίσετε ότι τα χαρτιά / ηλεκτρονικά βιβλία και τα μητρώα σας φυλάσσονται , είτε φυλάσσονται στις δικές σας επαγγελματικές εγκαταστάσεις είτε από τρίτο (όπως λογιστής ή λογιστής). Τα αντίγραφα ασφαλείας θα πρέπει να δημιουργούνται και να φυλάσσονται σε ασφαλή χώρο αποθήκευσης ή (για ηλεκτρονικά έγγραφα) σε εφεδρικά μέσα ή σε αποθήκευση σύννεφων.
Εάν δεν διαθέτετε αντίγραφα ασφαλείας, θα χρειαστεί να καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για την ανακατασκευή των αρχείων σας επικοινωνώντας με τράπεζες, εταιρείες πιστωτικών καρτών, προμηθευτές κ.λπ. για αντίγραφα των αρχείων σας. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε τη βοήθεια φορολογικού δικηγόρου για να διαπραγματευτείτε με την CRA ή την IRS.
Δείτε επίσης:
Μεγιστοποιήστε τις εκπτώσεις φόρου εισοδήματος επιχείρησης
7 Συμβουλές για την τήρηση επιχειρηματικών αρχείων
Πώς να ελέγξετε το σύστημα αρχειοθέτησής σας
Επιστροφή στο> Καναδικό Δείκτης συχνότητας φόρου εισοδήματος