Η καλή διαχείριση γραφείου είναι καλή για την κατώτατη γραμμή σας
1. Καθιέρωση ρουτίνες διαχείρισης γραφείου και προσκόλληση σε αυτές.
Οι εργασίες ρουτίνας χρειάζονται διαδικασίες ρουτίνας αν θέλετε να παραμείνετε οργανωμένες και να διατηρείτε τα πράγματα ομαλά.
Ρυθμίστε τις διαδικασίες για το χειρισμό χαρτιών και συστημάτων γραφείου. Για παράδειγμα, αν είναι δυνατόν, κάθε κομμάτι χαρτιού που έρχεται στο γραφείο σας πρέπει να χειρίζεται μία φορά, να ενεργεί και να κατατίθεται - όχι τυχαία συσσωρευμένο σε ένα γραφείο. Ομοίως, οι ψηφιακές επικοινωνίες, όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να δίνουν προτεραιότητα και να ενεργούν αμέσως, εάν είναι εφικτό, ή να επισημαίνονται για μελλοντική δράση.
Τα συστήματα γραφείου, συμπεριλαμβανομένων επιτραπέζιων υπολογιστών, φορητών υπολογιστών, διακομιστών αρχείων, πολυλειτουργικών εκτυπωτών και φορητών συσκευών, θα χρειαστούν τόσο διαδικασίες διαχείρισης όσο και διαδικασίες έκτακτης ανάγκης. Όταν το σύστημα καταρρεύσει ή κάποιο μηχάνημα που σχετίζεται με τον υπολογιστή αποτύχει, όλοι στο γραφείο σας πρέπει να γνωρίζουν ποιον να καλέσουν και τι να μην κάνουν (όπως προσπαθούν να διορθώσουν το ίδιο το πρόβλημα). Μάθετε τα 3 βήματα για την προστασία των κρίσιμων επιχειρηματικών δεδομένων σας.
2. Καθορίστε σαφώς καθορισμένες ευθύνες.
Η καλή διαχείριση γραφείου εξαρτάται από το γεγονός ότι οι άνθρωποι γνωρίζουν ποιος είναι υπεύθυνος για το τι - είναι οι άνθρωποι που είναι υπόλογοι που κάνουν τα πράγματα.
Τι θα συνέβαινε, για παράδειγμα, αν η αγορά για τη μικρή σας επιχείρηση έγινε από οποιονδήποτε; Θα μπορούσατε να βρείτε χαρτί εκτυπωτή όταν το χρειάζεστε; Κάνοντας ένα άτομο υπεύθυνο για την παραγγελία όλων των συσκευών και αναλωσίμων λύνει το πρόβλημα και διατηρεί τα πράγματα ομαλά. Οι υπάλληλοι στέλνουν ηλεκτρονικό μήνυμα στο καθορισμένο πρόσωπο για οποιαδήποτε αιτήματα για προμήθειες ή δημοσιεύουν μια χειρόγραφη λίστα σε εμφανές μέρος, όπου οι άνθρωποι μπορούν να προσθέσουν ό, τι χρειάζονται.
Είναι το ίδιο με τη διαχείριση συστημάτων (υπολογιστών). Πρέπει να έχετε ένα άτομο υπεύθυνο για την ασφάλεια των συστημάτων του υπολογιστή σας και να παρακολουθείτε πράγματα όπως λογαριασμοί, κωδικοί πρόσβασης και λογισμικό. Η χρήση συστημάτων που βασίζονται σε σύννεφο για εφαρμογές γραφείου, λογισμικό λογισμικού και αποθήκευση δεδομένων είναι μια ιδανική λύση για τις μικρές επιχειρήσεις, αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεται να έχετε ένα αξιόπιστο άτομο που εκτελεί διοικητικές εργασίες, όπως η προσθήκη / διαγραφή χρηστών, η ανάθεση δικαιωμάτων κ.λπ.
3. Διατηρήστε αρχεία - και ενημερώστε τα αρχεία της επιχείρησής σας.
Η τήρηση αρχείων ακούγεται σαν το ευκολότερο μέρος της καλής διαχείρισης των γραφείων - μέχρις ότου θεωρήσετε την ανάγκη να διατηρείτε αυτά τα αρχεία τόσο προσιτά όσο και ενημερωμένα. Αλλά ο πρώτος κανόνας για να είστε καλός διευθυντής γραφείου θα σας βοηθήσει να πάρετε μια λαβή σε αυτό? να ενημερώνει τα αρχεία μια ρουτίνα γραφείου. Όταν αποκτάτε έναν νέο πελάτη ή πελάτη, για παράδειγμα, χρειάζεται μόνο μια στιγμή για να τον εισαγάγετε στη βάση δεδομένων των επαφών σας. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί μόνο άλλη στιγμή ή δύο για να ενημερώσετε την εγγραφή αφού τον μιλήσετε στο τηλέφωνο.
(Σημειώστε επίσης ότι οι περισσότερες δικαιοδοσίες έχουν Πράξεις Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων που ρυθμίζουν τη διαχείριση των πληροφοριών των πελατών.)
4. Κάντε μια βόλτα στο γραφείο σας και να καθίσετε.
Είναι το γραφείο σας παράδειγμα διαστημικής διαχείρισης ή κακής διαχείρισης χώρου;
Όταν περπατάτε μέσα από το γραφείο, πρέπει να παρακάμψετε τα εμπόδια ή να διατρέξετε τον κίνδυνο να σκοντάψετε κάτι;
Όταν καθίσετε σε ένα γραφείο θα μπορούσατε πραγματικά να εργαστείτε άνετα εκεί; Είναι τα πράγματα οργανωμένα έτσι ώστε τα πράγματα που θα χρησιμοποιούσατε περισσότερο στο γραφείο να είναι πιο κοντά στο χέρι;
Υπάρχουν πολλά πράγματα γεμάτα σήμερα σε γραφεία, από τον εκτυπωτή που στέκεται μέσα από αρχειοθήκες . Για καλή διαχείριση γραφείου, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι όλα τα πράγματα στο γραφείο είναι ρυθμισμένα για μέγιστη απόδοση - και μέγιστη ασφάλεια. Τα βασικά του σχεδιασμού μικρών ή οικιακών γραφείων παρέχουν συμβουλές για την ασφαλή κάλυψη των αναγκών σε ενέργεια, φωτισμό και εξαερισμό του χώρου γραφείου σας.
5. Προγραμματίστε το κουραστικό έργο.
Είναι πολύ εύκολο να απενεργοποιήσετε τα πράγματα που δεν σας αρέσει να κάνετε και οι περισσότεροι επιχειρηματίες δεν απολαμβάνουν καθήκοντα όπως η υποβολή , η αποστολή και η παραλαβή ή η τήρηση βιβλίων - ακόμη και οι διευθυντές γραφείων.
Δυστυχώς, ένα γραφείο, όπως μια κουζίνα, δεν θα λειτουργεί καλά χωρίς τις δουλειές που γίνονται.
Εάν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης που βρίσκεται σε θέση να μην αναθέσει οτιδήποτε θεωρείτε ως βαρετή ή δυσάρεστη δουλειά σε κάποιον άλλο, αναγκάστε τον εαυτό σας να φτάσετε σε αυτό τακτικά προγραμματίζοντας την ώρα κάθε εβδομάδα για αυτό. Πάρτε ένα πρωί ή ένα απόγευμα, για παράδειγμα, και ξοδεύετε τις κρύες κλήσεις , επιστρέφοντας ερωτήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς προτεραιότητα, κάνοντας τοποθετήσεις κοινωνικών μέσων ενημέρωσης , καλύπτοντας το λογιστικό έλεγχο ή επικαιροποιώντας τα αρχεία.
6. Αναθέστε και αναθέστε σε τρίτους.
Σε έναν τέλειο κόσμο, όλοι θα κάνουν μόνο ό, τι είχε αυτός ο χρόνος να κάνει και έκανε καλά. Δεδομένου ότι ο κόσμος δεν είναι τέλειος, αντ 'αυτού πολλοί άνθρωποι κάνουν πράγματα που δεν έχουν το χρόνο ή το ταλέντο για να κάνουν καλά.
Η ανάθεση και η ανάθεση σε εξωτερικούς συνεργάτες δεν μπορούν μόνο να βελτιώσουν τη διαχείριση γραφείων της μικρής επιχείρησης, αλλά και να εστιάσετε στα ταλέντα σας, βελτιώνοντας έτσι την κατώτατη γραμμή. Ένας βοηθός μερικής απασχόλησης ή Εικονικός βοηθός μπορεί να είναι σε θέση να χειριστεί πολλά από τα καθήκοντα του γραφείου σας ή διοικητικά καθήκοντα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την ανάθεση, ανατρέξτε στην ενότητα Αποφασίστε να μιλήσετε .
7. Κάντε τον επιχειρηματικό προγραμματισμό προτεραιότητα.
Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων περνούν τις ημέρες τους ενεργώντας και αντιδρώντας - και μετά αναρωτιούνται γιατί φαίνονται να γυρίζουν τους τροχούς τους. Ο επιχειρηματικός σχεδιασμός αποτελεί σημαντικό στοιχείο της καλής διαχείρισης γραφείου και πρέπει να αποτελεί μέρος της τακτικής ρουτίνας διαχείρισης γραφείων σας.
Οι επιτυχημένοι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ξοδεύουν χρόνο κάθε εβδομάδα στον επιχειρηματικό σχεδιασμό και πολλοί χρησιμοποιούν καθημερινές συνεδρίες επιχειρηματικού προγραμματισμού ως εργαλείο για τον καθορισμό και την ανάπτυξη στόχων.
Αυτός ο οδηγός επιχειρησιακού προγραμματισμού είναι ένα πολύ καλό εργαλείο για την επίτευξη των επιχειρησιακών σας προσπαθειών προγραμματισμού. ορίζει ένα πλαίσιο επιχειρηματικού σχεδιασμού για τις μικρές επιχειρήσεις σας και παρέχει πόρους για τα πάντα από τη σύνταξη μιας δήλωσης οράματος μέσω των κανόνων για τον καθορισμό επιχειρηματικών στόχων .
Αν έχετε προσωπικό, να τις εμπλέξετε στο επιχειρηματικό σχεδιασμό , είτε επίσημα είτε ανεπίσημα.
Θα αγαπήσετε τη διαφορά
Μην αφήνετε το χάος να παρεμβαίνει στην επιχειρηματική δραστηριότητα. Μόλις αρχίσετε να εφαρμόζετε αυτές τις επτά αρχές καλής διαχείρισης γραφείου, θα εκπλαγείτε από τη διαφορά που κάνει η καλή διοίκηση γραφείου - και πόσο περισσότερες επιχειρηματικές δραστηριότητες κάνετε.
Δείτε επίσης:
Γιατί το Cloud Computing είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις
Έλεγχος του συστήματος αρχειοθέτησής σας