Διαδικασία μισθοδοσίας και φόροι μισθοδοσίας - Λίστα ελέγχου εργοδότη
Πώς να κάνετε τη δική σας μισθοδοσία και φόρους μισθοδοσίας
Τα κύρια βήματα στη διαδικασία μισθοδοσίας είναι:
1. Προετοιμασία. Πριν αρχίσετε να προσλαμβάνετε εργαζόμενους, θα πρέπει να προετοιμαστείτε για τον υπολογισμό και την επεξεργασία μισθοδοσίας και να αποφασίσετε ποιος θα κάνει όλες τις εργασίες μισθοδοσίας.
2. Πληρωμή. Όταν έχετε εργαζόμενους που έχουν εργαστεί για την επιχείρησή σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα σύστημα για να υπολογίσετε την αμοιβή τους, να γράψετε μισθούς και να τα διανείμετε.
3. Μετά την πληρωμή. Αφού έχετε πληρώσει τους υπαλλήλους, πρέπει να αφαιρέσετε τα χρήματα για τους φόρους, να κάνετε ένα μητρώο μισθοδοσίας, να κάνετε πληρωμές φόρων και να στείλετε τις εκθέσεις μισθοδοσίας στις σωστές ώρες.
Πριν αρχίσετε να προσλαμβάνετε εργαζόμενους:
1. Κατανόηση των νομικών σας ευθυνών ως εργοδότης , συμπεριλαμβανομένης
2. Ακολουθήστε αυτόν τον εύκολο κατάλογο ελέγχου 12 βημάτων για να βεβαιωθείτε ότι ολοκληρώσατε όλες τις εργασίες προ της απασχόλησης για τους εργοδότες.
3. Θα πρέπει να κατανοήσετε τα βασικά της επεξεργασίας μισθοδοσίας και μισθοδοσίας. Ο εύκολος τρόπος να το κάνετε είναι να περάσετε από την πορεία επεξεργασίας μισθοδοσίας μου. Το μάθημα είναι μια σειρά από ενημερωτικά δελτία στα οποία μπορείτε να έχετε πρόσβαση μέσω αυτού του άρθρου "Crash Course for Payroll and Payroll Processing".
4. Θα χρειαστεί να αποφασίσετε για το πώς και πότε να πληρώσετε τους υπαλλήλους , συμπεριλαμβανομένων
- Ποιοι υπάλληλοι θα είναι ωριαίοι και ποιοι είναι οι μισθοί;
- Πόσο συχνά θα πληρώνετε τους υπαλλήλους σας - εβδομαδιαία, δύο φορές το μήνα, κάθε δεύτερη εβδομάδα ή μηνιαία;
- Πώς και πότε θα πληρώσετε υπερωρίες;
- Πώς θα χρειαστείτε ωρομίσθιοι υπάλληλοι για να παρακολουθείτε τον χρόνο τους;
- Ποιος θα είναι ο μισθωτός χρόνος για τους ωρομίσθιους υπαλλήλους; Δεν είστε νομικά υποχρεωμένοι να πληρώσετε οποιονδήποτε υπάλληλο για οποιαδήποτε περίοδο, αλλά οι περισσότερες επιχειρήσεις πληρώνουν για διακοπές, διακοπές, άρρωστες μέρες ή προσωπικές μέρες.
5. Αποφασίστε για τη χρήση ενός λογιστικού συστήματος . Οι περισσότερες μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα ηλεκτρονικό λογιστικό σύστημα με επιλογή επεξεργασίας μισθοδοσίας. Ενδέχεται επίσης να εξετάσετε τις εφαρμογές μισθοδοσίας για μικρές επιχειρήσεις Android και την ηλεκτρονική υπηρεσία μισθοδοσίας QuickBooks.
6. Συλλέξτε τα έγγραφα που απαιτούνται για τις νέες προσλήψεις να υπογράψουν. Κάθε νέος υπάλληλος πρέπει να ολοκληρώσει ορισμένες γραφειοκρατικές εργασίες μίσθωσης. Εσείς ως εργοδότης πρέπει να είστε σίγουροι ότι τα νέα έντυπα μίσθωσης και η αίτηση συμπληρώνονται και κατατίθενται. Αυτές οι μορφές περιλαμβάνουν:
- Έντυπο W-4 για τον προσδιορισμό της παρακράτησης
- Μια αίτηση
- Ένα έντυπο I-9 για να δείξει ότι δικαιούται να εργαστεί στις ΗΠΑ, και
- Κρατικός και τοπικός φόρος που παρακρατεί τα εκλογικά έγγραφα.
Πληρωμή Υπαλλήλων
Τέλος, έχετε εργαζόμενους, εργάστηκαν για μια περίοδο αμοιβής και είστε έτοιμοι να τους πληρώσετε.
Δημιουργία καταθέσεων φόρου μισθοδοσίας
Ανάλογα με το μέγεθος της μισθοδοσίας σας, πρέπει να κάνετε καταθέσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών στο IRS σε ημι-εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση για:
- τα ποσά που παρακρατήσατε από τους μισθούς για τους ομοσπονδιακούς και κρατικούς φόρους εισοδήματος
- τα ποσά που αφαιρέσατε από την αμοιβή των εργαζομένων για την Κοινωνική Ασφάλιση και την Medicare
- τα ποσά που οφείλετε ως εργοδότη για την Κοινωνική Ασφάλιση και το Medicare.
Μπορείτε να καταβάλετε τις πληρωμές καταβολής φόρου μισθοδοσίας στο Έντυπο 8109 ή χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειοθέτησης IRS (EFTPS) .
Άλλες καταθέσεις φόρου μισθοδοσίας
Εκτός από τις πληρωμές έκπτωσης από την ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου και την κοινωνική ασφάλιση / Medicare, πρέπει:
- Κάνετε πληρωμές για τον ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας σε τακτική βάση.
- Κάντε καταθέσεις φόρου μισθωτών στο κράτος σας, και ενδεχομένως την περιοχή σας, εκτός από τις ομοσπονδιακές καταθέσεις φόρου μισθωτών υπηρεσιών.
Αναφορά φόρου μισθοδοσίας
Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται επίσης να υποβάλλουν τακτικά εκθέσεις φορολογίας μισθοδοσίας. Εσυ πρεπει:
- Υποβάλετε μια τριμηνιαία αναφορά στο IRS στο Έντυπο 941 που δείχνει το ποσό της φορολογικής σας οφειλής και τα ποσά που έχετε καταβάλει για αυτήν την υποχρέωση κατά τη διάρκεια του προηγούμενου τριμήνου.
- Υποβάλετε μια ετήσια έκθεση φόρου ανεργίας στο Έντυπο 944 στο IRS που δείχνει το ποσό της φορολογικής σας υποχρέωσης για την ανεργία και τα ποσά που έχετε καταβάλει για αυτήν την υποχρέωση.
- Υποβάλετε άλλες κρατικές καταστάσεις ανεργίας και αποζημίωσης εργαζομένων.
Δημιουργήστε ένα μητρώο μισθοδοσίας
Για να παρακολουθείτε όλες τις πληροφορίες μισθοδοσίας για κάθε εργαζόμενο, θα πρέπει να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε μητρώο μισθοδοσίας. Τα περισσότερα ηλεκτρονικά συστήματα λογιστικής έχουν ένα μητρώο μισθοδοσίας ως μέρος του πακέτου των εκθέσεων τους, αλλά μόνο σε περίπτωση, εδώ είναι οι πληροφορίες για το τι να συμπεριλάβει σε αυτό το έγγραφο. Θα το χρειαστείτε για σύνολα μισθοδοσίας στο τέλος του έτους και αναφορές.
Τέλος, ορίστε ένα ετήσιο φορολογικό ημερολόγιο
Η δημιουργία και η διατήρηση ενός ημερολογίου μηνιαίας φορολογίας μισθοδοσίας, είτε στο λογιστικό λογισμικό / λογισμικό μισθοδοσίας είτε με το χέρι, θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε όλες αυτές τις ημερομηνίες φόρου μισθωτών υπηρεσιών κατά τη διάρκεια του έτους. Προσθέστε τις ημερομηνίες φόρου μισθοδοσίας του κράτους σας για ένα πλήρες ημερολόγιο.