Πρόσληψη και καταβολή ανεξάρτητου αναδόχου

by Jean Murray

Φόροι, Συμφωνίες Εργολάβων, Υποχρεωτική παρακράτηση

Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων προτιμούν να συνεργάζονται με ανεξάρτητους εργολάβους αντί να προσλαμβάνουν εργαζόμενους. Τα οφέλη για την πρόσληψη ανεξάρτητων εργολάβων περιλαμβάνουν:

Ευελιξία όσον αφορά τη δυνατότητα μεταβολής των ωρών εργασίας ή πληρωμής ανά έργο και μη πληρωμή όταν δεν υπάρχει διαθέσιμη εργασία.
Εκτέλεση μη βασικών εργασιών, όπως η πληροφορική και η συντήρηση, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα νέο τμήμα στην εταιρεία σας.
Να είναι σε θέση να τερματίσει τη σχέση εύκολα χωρίς την γραφειοκρατία και τα πιθανά προβλήματα που συμβαίνουν με την εκτόξευση ενός υπαλλήλου.
Δεν πρέπει να πληρώνουν φόρους FICA (Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare) από πλευράς φόρων, παροχών και συμφωνιών. Αλλά πρέπει να έχετε ακόμα μια σύμβαση (όχι μια σύμβαση εργασίας) και εξακολουθείτε να έχετε γραφειοκρατία που πρέπει να συμπληρώσετε και φόρους που πρέπει να διατεθούν.
Μικρότερη πρόσληψη εγγράφων, λιγότερες αναφορές και πληρωμές στο IRS.

Αλλά, όπως ο εργοδότης εργοδότη, υπάρχουν ακόμα κάποια πράγματα που πρέπει να κάνετε για να προσλάβετε αυτόν τον ανεξάρτητο εργολάβο και να αρχίσετε να πληρώνετε αυτό το άτομο.

01 - Τι είναι ένας Ανεξάρτητος Ανάδοχος;

Ένας ανεξάρτητος εργολάβος είναι ένα άτομο που εργάζεται για ένα άλλο άτομο ή εταιρεία. Ο αντισυμβαλλόμενος είναι, εξ ορισμού, ανεξάρτητος και όχι υπάλληλος της εταιρείας μισθώσεως.

Ένα τέλειο παράδειγμα ενός ανεξάρτητου εργολάβου είναι μια υπηρεσία καθαρισμού. Η υπηρεσία έρχεται στο γραφείο σας για να δουλέψει, αλλά οι υπηρεσίες καθαρισμού δεν είναι υπάλληλοι της εταιρείας σας.

Οι ανεξάρτητοι εργολάβοι θεωρούνται ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Αναφέρουν το εισόδημα από τις προσωπικές τους φορολογικές δηλώσεις και μπορούν να αφαιρέσουν τα επαγγελματικά έξοδα.

02 - Βεβαιωθείτε ότι ο εργαζόμενος είναι ανεξάρτητος εργολάβος, όχι υπάλληλος

Για διάφορους λόγους (κυρίως όσον αφορά τους φόρους μισθωτών υπηρεσιών ), το IRS ανησυχεί ότι οι εργαζόμενοι κατατάσσονται κατάλληλα είτε ως ανεξάρτητοι εργολάβοι είτε ως υπάλληλοι. FYI: Το IRS θεωρεί ότι ο εργαζόμενος είναι υπάλληλος, εκτός αν μπορείτε να αποδείξετε το αντίθετο.

Το IRS καθορίζει την κατάσταση των εργαζομένων κατά περίπτωση και εξετάζει διάφορους παράγοντες - συμπεριλαμβανόμενης της συμπεριφοράς, του οικονομικού και του ελέγχου - για τον προσδιορισμό της κατάστασης. Εάν δεν είστε σίγουροι για την κατάσταση των ατόμων που εργάζονται για την επιχείρησή σας, μπορείτε να επιτύχετε μια αποφασιστικότητα από το IRS.

Η εσφαλμένη ταξινόμηση ενός νέου εργαζόμενου ως ανεξάρτητου εργολάβου μπορεί να δημιουργήσει φορολογικές υποχρεώσεις , πρόστιμα και ποινές για την επιχείρησή σας, οπότε βεβαιωθείτε ότι ο εργαζόμενος που προσλαμβάνετε είναι ανεξάρτητος εργολάβος και όχι υπάλληλος. Αυτό το άρθρο εξηγεί τη διαφορά.

03 - Έντυπο W-9 για ανεξάρτητους εργολάβους

Το Έντυπο W-9 πρέπει να υπογράφεται από όλους τους ανεξάρτητους εργολάβους όταν αρχίζουν εργασίες για την επιχείρησή σας. Αυτό το έντυπο απαιτείται προκειμένου να παρέχεται ένας αριθμός φορολογικού μητρώου ( αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, αναγνωριστικό εργοδότη (EIN) ή άλλος.

Το έντυπο W-9 εξυπηρετεί τον ίδιο σκοπό με ένα έντυπο W-4 για τους νεοπροσληφθέντες υπαλλήλους.

Εάν ένας συμβασιούχος εργαζόμενος δεν έχει αριθμό φορολογικού μητρώου στον φάκελο, μπορεί να υπόκειται σε παρακράτηση από τις πληρωμές του (αποκαλούμενη παρακράτηση παρακράτησης).

04 - Νέες χρεώσεις για έναν Ανεξάρτητο Ανάδοχο

Η νέα γραφειοκρατία ενοικίασης που απαιτείται για έναν ανεξάρτητο ανάδοχο είναι

(1) Α) Έντυπο W-9 (παρόμοιο με έντυπο W-4 για τους υπαλλήλους) για την παροχή ενός φορολογικού αριθμού φορολογουμένου ,

(2) αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος ή των επαγγελματικών προσόντων του ατόμου, για τη δική σας προστασία και για επαλήθευση σε περίπτωση ελέγχου, και

(3) αντίγραφο της σύμβασης. Ακόμη και η πιο απλή σχέση IC θα πρέπει να έχει σύμβαση.

05 - Ελέγξτε τα διαπιστευτήρια πριν προσλάβετε έναν ανεξάρτητο ανάδοχο

Με τον ίδιο τρόπο, καθώς ελέγχετε τις αναφορές για έναν υπάλληλο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τα διαπιστευτήρια ενός εργολάβου πριν από τη μίσθωση. Για παράδειγμα, εάν σκέφτεστε να προσλάβετε έναν λογιστή, βεβαιωθείτε ότι αυτό το άτομο δεν έχει καταδικαστικές αποφάσεις.

Κάντε έναν έλεγχο ιστορικού σε όλους τους μελλοντικούς εργολάβους, με τον ίδιο τρόπο που ελέγχετε προτού προσλάβετε εργαζόμενους.

Εάν ο ανεξάρτητος εργολάβος είναι οργανωμένος ως επιχείρηση, θα πρέπει να κάνετε έλεγχο με το Γραφείο Καλύτερης Επιχειρήσεων για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν κατατεθεί καταγγελίες κατά της επιχείρησης αυτής.

Μην ξεχνάτε την δοκιμασμένη αναζήτηση ιστού, συμπεριλαμβανομένων των αναθεωρήσεων της επιχείρησης.

06 - Πληρώνοντας Ανεξάρτητο Ανάδοχο

Η πληρωμή ενός ανεξάρτητου εργολάβου είναι πολύ απλή. Μπορείτε να πληρώσετε μέχρι την ώρα ή από τη δουλειά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν παρακρατείται φόρος εισοδήματος, δεν πρέπει να παρακρατούνται φόροι FICA (Κοινωνική Ασφάλιση και Medicare) και δεν πρέπει να καταβάλλονται άλλοι φόροι απασχόλησης .

07 - Ανεξάρτητοι εργολάβοι και φόροι απασχόλησης

Πρέπει να παρακολουθείτε τις πληρωμές που πραγματοποιείτε σε ανεξάρτητους εργολάβους κάθε χρόνο. Δεν χρειάζεται να παρακρατήσετε τους φόρους FICA ( Φόρος Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare) από αυτές τις πληρωμές.

Για κάθε ανεξάρτητο ανάδοχο που πληρώσατε 600 $ ή περισσότερο κατά τη διάρκεια του έτους, πρέπει να αναφέρετε το συνολικό ποσό που καταβλήθηκε στο έντυπο 1099-MISC και να δώσετε αντίγραφο αυτού του εντύπου στον ανάδοχο για τους φόρους εισοδήματός του.

Το 1099-MISC πρέπει να δοθεί στον ανάδοχο το αργότερο την τελευταία ημέρα του Ιανουαρίου του επόμενου έτους και ένα Έντυπο 1096 πρέπει να αποσταλεί στη Διοίκηση Κοινωνικής Ασφάλισης μέχρι τα τέλη Φεβρουαρίου με αντίγραφα των 1099 εντύπων.

08 - Παρακράτηση Φόρων Εισοδήματος από Ανεξάρτητο Ανάδοχο

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να παρακρατήσετε φόρους εισοδήματος από τις πληρωμές που πραγματοποιείτε σε ανεξάρτητους εργολάβους. Υπάρχουν όμως κάποιες εξαιρέσεις:

Εσείς ως ιδιοκτήτης επιχείρησης και πληρωτής πρέπει να παρακρατήσετε φόρους επί πληρωμών σε ανεξάρτητο ανάδοχο εάν:

Ο φορολογούμενος δεν σας έχει δώσει αριθμό φορολογικού μητρώου (Αριθμός Κοινωνικής Ασφάλισης, Αριθμό Αναγνωρισμένου Εργοδότη ή Αριθμός Αναγνώρισης Ατομικού Φορέα)
Το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι ο αριθμός φορολογικού μητρώου είναι εσφαλμένος
Το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι ο φορολογούμενος δεν έχει αναφέρει όλα τα έσοδα από τόκους ή μερίσματα σε προηγούμενα έτη

09 - Δημιουργία Συμβολαίου για Ανεξάρτητο Ανάδοχο

Σε κάθε περίπτωση, πριν προσλάβετε έναν ανεξάρτητο ανάδοχο, δημιουργήστε μια συμφωνία και υπογράψτε την από τον ανάδοχο. Η συμφωνία πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με τις απαιτήσεις του αντισυμβαλλομένου, τα ποσοστά πληρωμής και τα τμήματα σχετικά με τη μη κοινοποίηση και την εμπιστευτικότητα.

Αν ο εργολάβος δημιουργεί πνευματική ιδιοκτησία , πρέπει να καταστεί σαφής η κυριότητα αυτής της περιουσίας. Τέλος, μπορεί να θέλετε ο ανάδοχος να υπογράψει συμφωνία μη ανταγωνισμού.