Προγραμματισμός του ελέγχου
Ο ασφαλιστής αποζημίωσης του εργαζομένου σας πιθανόν να ξεκινήσει τη διαδικασία ελέγχου σύντομα μετά τη λήξη της πολιτικής αποζημίωσης του εργαζομένου σας.
Μπορεί να λάβετε επιστολή από τον ασφαλιστή σας ή τηλεφωνική κλήση από το άτομο που έχει ανατεθεί να διενεργήσει τον έλεγχό σας. Ο ορκωτός ελεγκτής σας θα πρέπει να προγραμματίσει τον έλεγχο σε μια στιγμή που είναι βολική για εσάς. Η ημερομηνία θα πρέπει να είναι αρκετά μεγάλη στο μέλλον ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να συλλέξετε τις πληροφορίες που θα χρειαστεί ο ελεγκτής. Ζητήστε από τον ελεγκτή να σας δώσει μια περίληψη των δεδομένων που θα απαιτήσει για να εκτελέσει τον έλεγχο.
Σημειώστε ότι ο ορκωτός ελεγκτής σας μπορεί να είναι ή να μην είναι υπάλληλος του ασφαλιστή. Μερικοί ασφαλιστές διατηρούν ένα εσωτερικό τμήμα ελέγχου με στελέχη τους. Άλλοι αναθέτουν τη λειτουργία ελέγχου σε ανεξάρτητη ελεγκτική εταιρεία. Η διαδικασία θα πρέπει να είναι η ίδια εάν ο έλεγχος εκτελείται από έναν υπάλληλο του ασφαλιστή ή από έναν εργολάβο.
Εγγραφές που θα χρειαστείτε
Ο ελεγκτής θα χρειαστεί διάφορες οικονομικές πληροφορίες για το χρονικό διάστημα που καλύπτεται από την υπό έλεγχο πολιτική . Ακολουθεί ο τύπος των πληροφοριών που μπορεί να σας ζητηθεί να δώσετε:
- Λογιστικός λογαριασμός
- Φορολογικά έντυπα, ιδίως τα έντυπα 941 και 944, Ομοσπονδιακή φορολογική απόδοση εργοδοτών (τριμηνιαία και ετήσια, αντίστοιχα)
- Μητρώα εκταμιεύσεων μετρητών
- Πληρωμές για υπηρεσίες που παρέχονται από ανεξάρτητους εργολάβους. Ο ελεγκτής θα πρέπει να επαληθεύσει ότι αυτοί οι εργαζόμενοι δεν είναι υπάλληλοί σας.
- Πληρωμές για υπηρεσίες που παρέχονται από υπεργολάβους
- Πιστοποιητικό ασφάλισης για κάθε υπεργολάβο που προσέλαβε
- W-2 και 1099
- Περιγραφή εργασίας για κάθε εργαζόμενο. Βεβαιωθείτε ότι περιγράφει με ακρίβεια τα καθήκοντα του εργαζομένου.
- Περιγραφή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας
- Μητρώο μισθοδοσίας για τη διάρκεια της πολιτικής. Ο ελεγκτής θα πρέπει να επαληθεύσει όλες τις πηγές αμοιβής που παρέχονται σε κάθε εργαζόμενο (μισθό, μπόνους κ.λπ.).
- Περιορισμοί μισθοδοσίας που ισχύουν για τα διευθυντικά στελέχη, τους εταίρους, τους ατομικούς ιδιοκτήτες κ.λπ. που καλύπτονται από την πολιτική
- Το φύλλο εργασίας βαθμολόγησης της εμπειρίας σας
Μόλις συλλέξετε τα απαραίτητα δεδομένα, θα πρέπει να τα οργανώσετε. Τοποθετήστε όλα τα αρχεία μισθοδοσίας σας (όπως τα έντυπα W-2, τα αμοιβή και τα αρχεία υπερωριών) μαζί, έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι εύκολα προσβάσιμες. Ομοίως, τοποθετήστε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους υπεργολάβους, συμπεριλαμβανομένων των ποσών πληρωμής και των πιστοποιητικών ασφάλισης, σε ένα μέρος. Οι προσπάθειές σας θα εξοφληθούν, καθιστώντας τον έλεγχο πιο εύκολο και πιο γρήγορο.
Τι περιλαμβάνεται στη μισθοδοσία;
Η πριμοδότηση αποζημίωσης του εργαζομένου σας υπολογίζεται με τον πολλαπλασιασμό ενός επιτοκίου κατά τη διάρκεια της μισθοδοσίας σας και στη συνέχεια με τη διαίρεση του αποτελέσματος κατά 100. Το NCCI και οι περισσότερες αρχές αποζημίωσης των κρατικών εργαζομένων αναφέρονται στην μισθοδοσία ως αμοιβή . Αυτοί οι όροι χρησιμοποιούνται συχνά εναλλακτικά. Και οι δύο σημαίνουν τη νομισματική αξία των υπηρεσιών που παρέχουν οι εργαζόμενοί σας στον οργανισμό σας.
Το κόστος που περιλαμβάνεται στην αμοιβή ποικίλλει κάπως από το κράτος στο κράτος. Ωστόσο, περιλαμβάνουν γενικά τα εξής:
- Ακαθάριστοι μισθοί και ημερομίσθια, συμπεριλαμβανομένων των αναδρομικών μισθών και των μισθών
- Επιτροπές. Αυτό περιλαμβάνει τις συνολικές προμήθειες που εισπράττει ένας εργαζόμενος και τυχόν ισοπαλίες έναντι των προμηθειών.
- Μπόνους, συμπεριλαμβανομένων των προγραμμάτων μπόνους μετοχών
- Διακοπές, διακοπές και ασθένεια
- Η υπερωριακή αμοιβή. Σε όλες τις χώρες, εκτός από ορισμένες χώρες, η αμοιβή περιλαμβάνει τις υπερωρίες που υπολογίζονται με την ευθεία χρέωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η κανονική ωριαία ισοτιμία ενός εργαζόμενου είναι $ 20 ανά ώρα. Αν ο εργαζόμενος καταβαλλόταν 600 δολάρια για 20 ώρες υπερωριών, θα συμπεριλάβατε μόνο 400 δολάρια της υπερωριακής αμοιβής.
- Πληρωμές που πραγματοποιήσατε εσείς οι οποίες διαφορετικά θα είχαν παρακρατηθεί από την αμοιβή των εργαζομένων όπως απαιτείται από το νόμο για την Κοινωνική Ασφάλιση, το Medicare ή ένα συνταξιοδοτικό πρόγραμμα
- Πληρωμή στους εργαζομένους σε άλλη βάση εκτός του χρόνου εργασίας. Παραδείγματα είναι τα κομμάτια, τα προγράμματα συμμετοχής στα κέρδη ή τα κίνητρα.
- Πληρωμές ή επιδόματα για εργαλεία χειρός ή ηλεκτρικά εργαλεία χειρός που χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι για την εκτέλεση της εργασίας τους
- Τιμή ενοικίου ενός διαμερίσματος ή ενός σπιτιού που παρέχεται σε έναν υπάλληλο. Επίσης, η αξία άλλων καταλύματα και τα γεύματα που λαμβάνει ο εργαζόμενος ως μέρος της αμοιβής του
- Πληρωμές που αφαιρούνται από την ακαθάριστη αμοιβή των εργαζομένων για συνταξιοδότηση, καφετέρια ή σχέδια αποταμίευσης
- Μισθοδοσία για υπαλλήλους ανασφάλιστων υπεργολάβων (βλέπε σχόλια παρακάτω)
Τι εξαιρείται από μισθοδοσία;
Υπάρχουν ορισμένες δαπάνες που συνήθως αποκλείονται όταν η μισθοδοσία υπολογίζεται για τους σκοπούς της ασφάλισης αποζημίωσης των εργαζομένων. Ενώ αυτά ποικίλλουν ανά κράτος, συχνά περιλαμβάνουν τα εξής:
- Συμβουλές και άλλα φιλοδωρήματα που λαμβάνουν οι εργαζόμενοι
- Αποζημιώσεις λόγω αποχώρησης (εκτός του χρόνου εργασίας)
- Εκπτώσεις για αγαθά που αγοράζονται από τον εργοδότη
- Επιστραφέντα επιχειρησιακά έξοδα
- Πληρώστε για ενεργό στρατιωτικό καθήκον
- Ενιαίες αποζημιώσεις
Ταξινόμηση
Ένα από τα πρωταρχικά καθήκοντα ενός ελεγκτή είναι να διασφαλίσει ότι η ασφαλισμένη επιχείρηση είναι κατάλληλα ταξινομημένη. Τα συστήματα ταξινόμησης των αποζημιώσεων των εργαζομένων έχουν σχεδιαστεί για να κατηγοριοποιούν τις επιχειρήσεις και όχι μεμονωμένους υπαλλήλους. Ο ελεγκτής θα εξετάσει τις λειτουργίες της εταιρείας σας για να καθορίσει εάν η βασική ταξινόμηση που αναφέρεται στην πολιτική σας είναι σωστή.
Η βασική ταξινόμηση είναι η ταξινόμηση που περιγράφει καλύτερα τη συνολική σας δραστηριότητα. Αυτό είναι συχνά το ίδιο με τη διακυβέρνηση ταξινόμησης (η ταξινόμηση αποδίδει την μεγαλύτερη μισθοδοσία). Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιείτε μηχανουργείο. Μερικοί από τους υπαλλήλους σας εργάζονται με τόρνους ενώ άλλοι χρησιμοποιούν πρέσες ή μηχανές σφράγισης. Οι συγκεκριμένες δραστηριότητες που εκτελούνται από τους υπαλλήλους σας μπορεί να διαφέρουν από εργαζόμενο σε εργαζόμενο. Ωστόσο, όλα ταιριάζουν με τη βασική σας ταξινόμηση, Machine Shop.
Ορισμένοι υπάλληλοι ενδέχεται να εκτελούν εργασίες που απαιτούν ξεχωριστές ταξινομήσεις. Για παράδειγμα, το κατάστημα μηχανών σας απασχολεί έναν υπάλληλο γραφείου ο οποίος εκτελεί την εργασία του σε κλειστό γραφείο μακριά από άλλους εργαζόμενους. Αυτός ο υπάλληλος πιθανότατα θα ανατεθεί στον υπάλληλο ταξινόμησης γραφείου αντί στο κατάστημα μηχανών.
Τα συστήματα ταξινόμησης των αποζημιώσεων των εργαζομένων είναι εξαιρετικά πολύπλοκα. Ο ελεγκτής σας μπορεί να επαναταξινομήσει την επιχείρησή σας κατά τρόπο που δεν καταλαβαίνετε ή που δεν έχει νόημα για εσάς. Σε αυτή την περίπτωση, ζητήστε από τον ελεγκτή μια εξήγηση. Αν εξακολουθείτε να έχετε σύγχυση σχετικά με τις αλλαγές, ζητήστε βοήθεια από τον πράκτορα ή τον μεσίτη σας .
Συνάντηση με τον ελεγκτή
Για να διεξάγει τον έλεγχο, ο ελεγκτής θα χρειαστεί να συναντηθεί μαζί σας ή με έναν αξιόπιστο εκπρόσωπο της επιχείρησής σας. Εάν αναθέτετε αυτό το καθήκον σε κάποιον άλλο, βεβαιωθείτε ότι αυτός ή αυτή:
- γνωρίζει καλά την επιχείρησή σας
- κατανοεί όλες τις φάσεις των εργασιών της επιχείρησής σας
- γνωρίζει ποιες εργασίες εκτελούνται από κάθε εργαζόμενο
- κατανοεί την πολιτική αντιστάθμισης των εργαζομένων της εταιρείας σας, συμπεριλαμβανομένων των ταξινομήσεων που περιέχει
- κατανοεί τα οικονομικά αρχεία της επιχείρησής σας, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων μισθοδοσίας, έτσι ώστε να μπορεί να απαντήσει σε ερωτήσεις από τον ελεγκτή
Κατά τη συνάντηση με τον ελεγκτή, εσείς ή ο εντολοδόχος σας θα πρέπει να συνεργάζεστε και να απαντάτε στις ερωτήσεις του ελεγκτή καθώς και μπορείτε. Μην προσφέρετε πληροφορίες που δεν ζητήθηκαν.
Όπως πολλές επιχειρήσεις, η επιχείρησή σας μπορεί να προσλάβει μια offsite λογιστική εταιρεία για να χειριστεί τις λειτουργίες λογιστικής και μισθοδοσίας. Σε περίπτωση που ο λογιστής σας συναντήσει τον έλεγχο για λογαριασμό σας; Η απάντηση είναι όχι. Ο λογιστής σας μπορεί να παρέχει στον ελεγκτή τα οικονομικά στοιχεία που πρέπει να κάνει ο έλεγχος. Ωστόσο, ο ελεγκτής θα χρειαστεί να επισκεφθεί τις εγκαταστάσεις σας για να πραγματοποιήσει έναν φυσικό έλεγχο.
Υπεργολάβοι
Πολλά κράτη έχουν νόμους που επιβάλλουν την ευθύνη σε εργολάβους που προσλαμβάνουν ανασφάλιστους υπεργολάβους. Αυτοί οι νόμοι θα ισχύουν για εσάς εάν η επιχείρησή σας λειτουργεί ως ανάδοχος και αναθέτει υπεργολαβικά την εργασία σε άλλους.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας, η ABC Construction, προσλαμβάνει έναν υπεργολάβο που ονομάζεται P & J Plumbing για να κάνει σωληνώσεις σε ένα κτίριο που ανακαινίζετε. Ένας υπάλληλος της P & J τραυματίζεται στη δουλειά και επιχειρεί να υποβάλει αίτηση αποζημίωσης εργαζομένων. Ωστόσο, η P & J δεν έχει αγοράσει κάλυψη αποζημιώσεων εργαζομένων. Στα περισσότερα κράτη, ο τραυματισμένος εργαζόμενος μπορεί να αναζητήσει παροχές σύμφωνα με την πολιτική αποζημίωσης του εργαζομένου σας.
Οι ασφαλιστές υποχρεούνται από το νόμο να παρέχουν παροχές στους υπαλλήλους ανασφάλιστων υπεργολάβων. Έτσι, ο ελεγκτής σας θα εξετάσει τα φορολογικά σας έγγραφα και θα αναζητήσει 1099 έντυπα που έχουν εκδοθεί σε υπεργολάβους. Αυτός ή αυτή θα ελέγξει αν έχετε αποκτήσει πιστοποιητικό ασφάλισης από κάθε υπεργολάβο που προσέλαβε. Αν οποιοσδήποτε υπεργολάβος που προσέλαβετε δεν προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία για την ασφάλιση αποζημίωσης των εργαζομένων, ο ελεγκτής θα σας χρεώσει πρόσθετο ασφάλιστρο για την ασφαλιστική κάλυψη του αντισυμβαλλομένου.
Το επιτόκιο που χρεώνεται για έναν ανασφάλιστο υπεργολάβο εξαρτάται από τον τύπο εργασίας που εκτελεί ο υπεργολάβος. Για παράδειγμα, αν ο υπεργολάβος εκτέλεσε εργασίες στέγης, τότε θα χρησιμοποιηθεί το ποσοστό για την ισχύουσα ταξινόμηση στέγης. Ο συντελεστής θα εφαρμοστεί στο σύνολο ή σε μέρος του κόστους του υπεργολαβικού έργου. Εάν τα χρήματα που καταβάλατε στον υπεργολάβο ήταν μόνο για εργασία, τότε ολόκληρο το κόστος (διαιρούμενο με 100) θα χρησιμοποιηθεί ως βάση της πριμοδότησης.
Ανάδοχος έναντι υπεργολάβου
Εάν η επιχείρησή σας δεν είναι εργολάβος, είστε υπεύθυνος για τραυματισμούς που υφίστανται υπάλληλοι ανεξάρτητων εργολάβων που προσλαμβάνετε; Η απάντηση είναι γενικά όχι. Ο ανάδοχος λειτουργεί μια επιχείρηση που είναι ανεξάρτητη από τη δική σας. Έτσι, ο αντισυμβαλλόμενος είναι υπεύθυνος για την παροχή παροχών αποζημίωσης εργαζομένων στους δικούς του τραυματισμένους υπαλλήλους.
Για παράδειγμα, υποθέστε ότι είστε κύριος ενός καταστήματος λιανικής πώλησης. Μπορείτε να νοικιάσετε ένα Fabulous Flooring, ένας εργολάβος δαπέδου, για να αποκόψετε ένα παλιό δάπεδο από λινέλαιο στο κατάστημά σας και να το αντικαταστήσετε με ένα καινούριο. Μπορείτε να περιγράψετε το αποτέλεσμα που θέλετε (ένα νέο πάτωμα) και Fabulous κάνει τη δουλειά. Ένας υπέροχος επιβλέπων επιβλέπει τους εργάτες του δαπέδου. Ο επιβλέπων καθορίζει τα προγράμματα εργασίας και υπαγορεύει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι εκτελούν το έργο τους. Εάν ένας Ευγενής υπάλληλος τραυματιστεί κατά την εγκατάσταση του νέου σας ορόφου, ο Fabulous (όχι η εταιρεία σας) πρέπει να είναι υπεύθυνος έναντι του εργαζομένου.
Υπάρχουν κάποιες καταστάσεις στις οποίες μια εταιρεία θα μπορούσε να θεωρηθεί υπεύθυνη για τραυματισμούς σε υπαλλήλους ανεξάρτητου εργολάβου. Επομένως, θα πρέπει να επιμείνετε ότι όλοι οι ανεξάρτητοι εργολάβοι που προσλαμβάνετε προσκομίζουν αποδεικτικά στοιχεία ότι έχουν αγοράσει ασφάλιση αποζημιώσεων εργαζομένων.